Ko iekļaut grāmatvedības rēķinā
Grāmatvedības rēķinam skaidri jānorāda, kuru periodu darbs aptver un par ko klients maksā. Norādiet pakalpojuma periodu (piemēram, mēnesi, kas tiek noslēgts) un noformējiet regulāros abonēšanas darbus atsevišķā rindā no papildus paveiktajiem darbiem, lai klients varētu rēķinu apstiprināt bez liekiem jautājumiem. Pievienojiet unikālu rēķina numuru un izrakstīšanas datumu, lai abas puses varētu piesaistīt maksājumu pareizajam periodam.
Formulējiet sniegto rezultātu skaidri, nevis vienkārši ierakstiet "grāmatvedība". Klients, kurš redz ikmēneša salīdzināšanu, darījumu kategorizēšanu un vadības atskaišu sagatavošanu, daudz vieglāk sapratīs izmaksas nekā no vienas neskaidras rindas. Ja aprēķināt maksu pēc stundām vai darījumiem, norādiet likmi un apjomu, lai aprēķins būtu pārskatāms. Ja esat klienta vārdā veicis avansa maksājumus, piemēram, par programmatūras abonementu vai reģistrācijas nodevu, norādiet to kā atsevišķu kompensējamo izdevumu rindu un pievienojiet visus apliecinošos čekus, kā to paredz līgums.
- Jūsu dati un nodokļu reģistrācija
- Jūsu uzņēmuma nosaukums, adrese un jebkurš nodokļu vai PVN reģistrācijas numurs, lai klients varētu pareizi iegrāmatot rēķinu savos grāmatvedības reģistros.
- Klients un pakalpojuma sniegšanas periods
- Klienta vārds un precīzs darba periods, piemēram, noslēgamais mēnesis, lai maksu varētu sasaistīt ar konkrēto uzdevumu.
- Regulārās fiksētās maksas rinda
- Saskaņotā ikmēneša grāmatvedības maksa atsevišķā rindā, aprakstot, ko tā ietver, lai to katru mēnesi apstiprinātu vienādi.
- Darbs, kas tiek apmaksāts pēc stundas vai par katru darījumu
- Jebkurš darbs, par kuru tiek izrakstīts rēķins atkarībā no laika vai apjoma, norādot likmi un stundu skaitu vai darījumu skaitu, lai kopējā summa būtu pašsaprotama.
- Papildinājumi un darbs pie projektiem
- Iekavēto darbu izpilde, datu sakārtošana, sagatavošanās gada slēgšanai vai programmatūras iestatīšana, par ko rēķins tiek izrakstīts atsevišķi no pastāvīgās maksas, norādot katru savā rindā ar īsu aprakstu.
- Kopējās summas, nosacījumi un maksājuma informācija
- Starpsumma, jebkādi nodokļi, kopējā maksājamā summa, maksājuma termiņš un maksāšanas veids (bankas pārskaitījums vai karte), kā arī jūsu atsauces numurs saņemtā maksājuma saskaņošanai.
Kā grāmatveži izraksta rēķinus: kā fiksētu maksu, pēc stundas likmes, par katru darījumu vai par projektu
Fiksēta abonēšanas maksa var ietvert noteiktu regulāro uzdevumu kopumu vai konkrētu darījumu apjomu katrā norēķinu periodā. Norādiet, kas tieši ir iekļauts, kā tiek apstiprināts papildu darbs un kad tiek izrakstīts rēķins par regulāro summu.
Stundas likmes piemērošana var būt piemērota neregulāriem darbiem vai uzdevumiem, kuru apjoms nav iepriekš zināms. Par katru darījumu aprēķinātā cena izmanto saskaņotu summu par katru apstrādāto vienību. Projekta maksa var aptvert noteiktu sakārtošanas, migrācijas, ieviešanas vai atskaišu sagatavošanas uzdevumu. Vienā sadarbībā var apvienot šos modeļus. Rēķinā nodaliet katru norēķinu veidu un norādiet periodu, daudzumu, likmi vai nodevumu, kas pamato konkrēto summu.
Bieži sastopamās grāmatvedības rēķina pozīcijas
Izmantojiet atsevišķas pozīcijas, kas atbilst konkrētajam pasūtījumam, nevis vispārīgu sarakstu. Pozīcijā par fiksēto maksu jānorāda tās periods un apjoms. Darbs, par kuru tiek izrakstīts rēķins ārpus šī apjoma, jānorāda atsevišķi, norādot tā daudzumu, likmi vai rezultātu. Stundas tarifam, apjoma tarifam vai projektam sniedziet pietiekami daudz informācijas, lai klients varētu salīdzināt maksu ar līgumu un apliecinošajiem dokumentiem.
- Ikmēneša grāmatvedības atlīdzība
- Fiksēta atkārtota maksa par ikdienas ierakstīšanu, kategorizēšanu un saskaņošanu attiecīgajā periodā.
- Bankas un konta saskaņošana
- Bankas, karšu un tirgotāju kontu saskaņošana, ko iekļauj fiksētajā maksā vai kā stundas likmi papildu kontiem.
- Algu aprēķināšana
- Algu aprēķināšana vai atbalsts norādītajā periodā, par ko rēķins izrakstīts saskaņā ar vienošanos ar klientu.
- Iekavētie darbi vai sakārtošanas darbi
- Nepilnīgas vai nesakārtotas grāmatvedības uzskaites aktualizēšana, par ko rēķins izrakstīts pēc saskaņotās stundas likmes vai par projektu un kas nodalīts no regulārās fiksētās maksas.
- Gada beigas un grāmatveža sagatavošanās darbi
- Grāmatvedības pārskatu slēgšana un faila vai pārskatu sagatavošana, kas nepieciešama klienta grāmatvedim vai nodokļu deklarācijas iesniegšanai, tiek iekļauta rēķinā kā atsevišķa projekta pozīcija.
- Programmatūra, izdevumu atlīdzināšana un konsultācijas
- Grāmatvedības programmatūras uzstādīšana vai izmaksu atlīdzināšana pēc faktiskajām izmaksām, klienta vārdā avansā samaksātās dokumentu iesniegšanas maksas, kā arī jebkurš konsultāciju vai pārskatu sagatavošanas laiks, katrs no tiem atsevišķi norādīts ar kvītīm, ja nepieciešams.
Maksājumu nosacījumi un rēķinu dokumentācija
Izmantojiet ar klientu saskaņoto rēķinu izrakstīšanas grafiku un maksājuma termiņu. Norādiet kalendāro maksājuma termiņu un pieņemto maksājuma veidu. Ja maksājumu pakalpojumu sniedzējs iekasēs naudu ar tiešo debetu vai no saglabātas kartes, iegūstiet pilnvarojumu, ko prasa pakalpojumu sniedzējs un vietējie noteikumi, un pirms maksas iekasēšanas atklājiet summu vai tās aprēķinu, laiku un atcelšanas procesu.
Norādiet pakalpojuma sniegšanas periodu un uzskaitiet apstiprinātos darbus, kas nav iekļauti fiksētajā maksā. Izmantojiet rēķina identifikatoru un maksājuma atsauci, kā to prasa jūsu uzskaite un klients. Glabājiet rēķinu, pamatojošos laika vai apjoma uzskaites datus, atlīdzināmos čekus un vēlāk veiktos labojumus attiecīgajā glabāšanas periodā. Iekļaujiet nokavējuma procentus vai tiesības pārtraukt darbu tikai tad, ja to atbalsta līgums un piemērojamie tiesību akti.
Jautājumi par grāmatvedības rēķiniem
Ko vajadzētu ietvert grāmatvedības rēķinā?
Noderīgi lauki ietver rēķina identifikatoru un datumu, jūsu uzņēmuma un nodokļu datus, klienta datus, precīzu pakalpojuma sniegšanas periodu, skaidru aprakstu par paveikto, atlīdzību, stundas likmi vai maksu par katru darījumu, kas norādīta atsevišķi, jebkuras atlīdzināmās izmaksas ar apliecinošiem dokumentiem, kopējo summu, maksājuma termiņu un maksāšanas veidu. Pakalpojuma sniegšanas periods un vienkāršs apraksts par sniegto pakalpojumu atvieglo rēķina pārbaudi. Pievienojiet jebkādus darījumam nepieciešamos datus.
Vai man jāpiemēro ikmēneša fiksētā maksa vai stundas likme?
Fiksētā samaksa var attiekties uz noteiktu atkārtotu darbību apjomu vai darījumu apjomu. Stundas likme var būt piemērota mainīgam darba apjomam, savukārt projekta maksa var attiekties uz konkrētu uzdevumu. Izvēlieties modeli līgumā, norādiet, ko tas ietver, un atsevišķi apstiprināto darbu norādiet atsevišķā rindā.
Kā izrakstīt rēķinu par sakārtošanas vai nokavēto darbu?
Rēķinu izrakstiet atsevišķi no jebkāda pastāvīgā honorāra, jo darba apjoms var būt neparedzams. Stundas likmes rēķins var būt piemērots darbam, kuru nav iespējams iepriekš novērtēt, savukārt fiksēta projekta maksa var būt piemērota, kad esat izvērtējis dokumentus. Aprakstiet periodu un kontus, kas tiek sakārtoti, lai klients varētu atšķirt vienreizējo darbu no ikmēneša pakalpojuma.
Vai man ir jāpiemēro PVN vai tirdzniecības nodoklis par grāmatvedības pakalpojumiem?
Tas ir atkarīgs no piegādes vietas, jūsu reģistrācijas, klienta un pakalpojuma. PVN, GST, tirdzniecības nodokļa, atbrīvojuma un apgrieztās nodokļu iekasēšanas noteikumi atšķiras atkarībā no jurisdikcijas. Noskaidrojiet, kāda nodokļu piemērošanas kārtība un rēķina piezīme attiecas uz šo darījumu. FreeBillGen ļauj jums konfigurēt nodokļu rindu, taču tas neizlemj par pareizo nodokļu piemērošanu jūsu vietā.
Kā man jāizraksta rēķins par atkārtotiem grāmatvedības darbiem?
Ievērojiet saskaņoto rēķinu izrakstīšanas grafiku, norādiet pakalpojuma sniegšanas periodu, precizējiet kalendāro maksājuma termiņu, uzskaitiet darbus, kas nav iekļauti atkārtotajā apjomā, un norādiet nepieciešamo maksājuma atsauci. Pirms tiešā debeta vai saglabātās kartes izmantošanas iegūstiet nepieciešamo atļauju un ievērojiet līguma noteikumus un likumus, pirms aprēķināt procentus vai apturēt darbu.