Mit kell feltüntetni egy könyvelési számlán
A könyvelési számlán egyértelműen szerepelnie kell, hogy a munka mely időszakra vonatkozik, és miért fizet az ügyfél. Adja meg a szolgáltatás időtartamát (például a lezárt hónapot), és az ismétlődő átalánydíjas munkákat külön sorban tüntesse fel a feláras vagy többletmunkáktól, hogy az ügyfél telefonhívás nélkül is jóváhagyhassa azokat. Adjon hozzá egy egyedi számlaszámot és a kiállítási dátumot, hogy mindkét fél a megfelelő időszakhoz tudja rendelni a fizetést.
A teljesítést ne csak „könyvelés” szóval jelölje meg, hanem egyszerű, érthető szavakkal írja le. Az az ügyfél, aki látja a havi egyeztetést, a kategorizált tranzakciókat és a kiadott vezetői jelentéseket, könnyebben megérti a díjat, mint egyetlen homályos sor esetén. Ha óradíj vagy tranzakciónkénti díj alapján számláz, tüntesse fel az óradíjat és a darabszámot, hogy a számítás látható legyen. Ha az ügyfél nevében kifizetett valamit, például szoftver-előfizetést vagy bejelentési díjat, azt külön, megtérítendő sorban tüntesse fel, és őrizze meg a megállapodásban előírt igazoló bizonylatokat.
- Az Ön adatai és adóregisztrációja
- Cégének neve, címe, valamint adó- vagy áfa-azonosító száma, hogy az ügyfél helyesen rögzíthesse a számlát a saját könyvelésében.
- Ügyfél és a szolgáltatás időtartama
- Az ügyfél neve és a munka pontos időtartama, például a lezárt hónap, hogy a díj a megbízáshoz rendelhető legyen.
- Ismétlődő átalánydíjas tétel
- A megállapodás szerinti havi könyvelési díjat külön sorban kell feltüntetni, leírva, hogy mit tartalmaz, így minden hónapban ugyanúgy jóváhagyható.
- Óradíjas vagy tranzakciónkénti munka
- Bármely, idő vagy mennyiség alapján számlázott munka, amelynél az óradíj és az órák száma vagy a tranzakciók száma feltüntetésre kerül, így a végösszeg önmagáért beszél.
- Kiegészítő szolgáltatások és projektmunkák
- A hátralékok rendezése, a tisztázás, az év végi előkészítés vagy a szoftverbeállítás a rendszeres díjtól elkülönítve kerül számlázásra, mindegyik saját sorban, rövid leírással.
- Összegek, feltételek és fizetési adatok
- A részösszeg, az esetleges adó, a fizetendő végösszeg, a fizetési határidő és a fizetési mód (banki átutalás vagy kártya), valamint a bizonylat egyeztetéséhez szükséges hivatkozási szám.
Hogyan számlázzanak a könyvelők: átalánydíj, óradíj, tranzakciónkénti díj vagy projektalapú díj
A fix átalánydíj (retainer) fedezhet egy előre meghatározott ismétlődő feladatkört vagy egy adott tranzakciós volument minden egyes elszámolási időszakban. Rögzítse írásban, hogy mit tartalmaz, hogyan történik a többletmunka jóváhagyása, és mikor kerül kiszámlázásra az ismétlődő összeg.
Az óránkénti elszámolás jól illeszkedhet a rendszertelen munkákhoz vagy olyan feladatokhoz, amelyek ráfordításigénye előre nem ismert. A tranzakciónkénti árazás egy megállapodás szerinti összeget alkalmaz minden egyes feldolgozott tételre. A projektdíj lefedhet egy elhatárolt rendbetételi (clean-up), migrációs, beállítási vagy jelentéskészítési megbízást. Egy szerződés ezeket a modelleket kombinálhatja is. A számlán válassza szét az egyes számlázási jogcímeket, és tüntesse fel az időszakot, mennyiséget, egységárat vagy átadandó feladatot, amely a díjtételt alátámasztja.
Gyakori könyvelésiszámla-tételek
A megbízásnak megfelelő tételeket használjon általános lista helyett. Az átalánydíjas tételnek meg kell neveznie az időszakot és a terjedelmet. Az ezen felül elszámolt munkát külön kell feltüntetni a mennyiséggel, a díjtétellel vagy az elvégzett feladattal együtt. Óradíjas, mennyiségalapú vagy projektalapú munka esetén adjon elegendő részletet ahhoz, hogy az ügyfél összehasonlíthassa a díjat a megállapodással és a bizonylatokkal.
- Havi könyvelési átalánydíj
- Az időszakra vonatkozó rutin könyvelési, kategorizálási és egyeztetési munkákért fizetendő rögzített, ismétlődő díj.
- Banki és számlaegyeztetés
- Bank-, kártya- és kereskedői számlák egyeztetése, amelyeket az átalánydíj keretében vagy külön óradíjként számláznak ki a további számlák esetében.
- Bérszámfejtés
- Bérszámfejtés vagy támogatás a megadott időszakra, az ügyféllel egyeztetett alapon számlázva.
- Hátralékos vagy rendbetételi munkák
- A hiányos vagy következetlen könyvelés naprakésszé tétele, a megállapodás szerinti óradíj vagy projektalapú díjazás szerint számlázva, elkülönítve a rendszeres átalánydíjtól.
- Évzárás és könyvelői előkészületek
- A könyvelés lezárása és az ügyfél könyvelője vagy adóbevallása számára szükséges fájlok és kimutatások előkészítése külön projekttételként számlázva.
- Szoftver, költségtérítések és tanácsadás
- A könyvelőszoftver beállítása vagy költségének beszerzési áron történő továbbszámlázása, az ügyfél részére előlegezett bejelentési díjak, valamint bármely tanácsadási vagy jelentéskészítési idő, mindegyiket külön feltüntetve, adott esetben a bizonylatokkal együtt.
Fizetési feltételek és számlázási adatok
Használja az ügyféllel egyeztetett számlázási ütemtervet és fizetési feltételeket. Adja meg a naptári esedékességi dátumot és az elfogadott fizetési módot. Ha egy fizetési szolgáltató közvetlen terheléssel vagy mentett kártyával vonja le az összeget, szerezze be a szolgáltató és a helyi szabályok által előírt felhatalmazást, és a terhelés előtt tájékoztassa az ügyfelet az összegről vagy annak kiszámításáról, az időzítésről és a lemondási folyamatról.
Határozza meg a szolgáltatási időszakot, és sorolja fel a megbízási díjon kívüli, jóváhagyott munkákat. Használja a nyilvántartásaihoz és az ügyfélhez szükséges számlaazonosítót és fizetési hivatkozást. Őrizze meg a számlát, az idő- vagy mennyiségi nyilvántartásokat, a megtérítendő bizonylatokat és a későbbi javításokat a vonatkozó megőrzési időszakra vonatkozóan. Késedelmi kamatot vagy a munka felfüggesztésének jogát csak akkor vegye fel, ha azt a megállapodás és az irányadó jog támogatja.
Kérdések a könyvelési számlákkal kapcsolatban
Mit kell tartalmaznia egy könyvelési számlának?
A hasznos mezők közé tartozik a számla azonosítója és dátuma, a vállalkozás és az adózási adatok, az ügyfél adatai, a szolgáltatás pontos időtartama, a végzett munka egyértelmű leírása, a havi átalánydíj, az óradíj vagy a tranzakciónkénti díjak külön feltüntetése, a megtérítendő költségek igazoló dokumentumokkal, a fizetendő összeg, az esedékességi dátum és a fizetési mód. A szolgáltatás időtartama és a teljesítés egyszerű leírása megkönnyíti a számla ellenőrzését. Adja hozzá az ügylethez szükséges minden részletet.
Havi átalánydíjat vagy óradíjat számoljak fel?
Az átalánydíj meghatározott, ismétlődő feladatkört vagy tranzakciós mennyiséget fedezhet. Az óradíjas számlázás változó munkamennyiséghez alkalmazható, míg a projektdíj egy határolt megbízást fedezhet. Válassza ki a megbízásban a megfelelő modellt, határozza meg, hogy mit tartalmaz, és a külön jóváhagyott munkákat saját sorban tüntesse fel.
Hogyan számlázzam ki a tisztázási vagy pótlólagos munkákat?
Számlázza ezt külön a folyamatban lévő megbízási díjtól, mivel a munkával járó erőfeszítés előre nem jósolható. Az óradíjas számlázás alkalmas olyan munkákra, amelyek terhelését előre nem lehet megbecsülni, míg a rögzített projektdíj akkor jöhet szóba, ha már felmérte a nyilvántartásokat. Írja le a naprakésszé tett időszakot és számlákat, hogy az ügyfél meg tudja különböztetni az egyszeri munkát a havi szolgáltatástól.
Számoljak fel áfát vagy forgalmi adót a könyvelési szolgáltatások után?
Ez a szolgáltatásnyújtás helyétől, a regisztrációjától, az ügyféltől és a szolgáltatástól függ. Az áfa, a GST, a forgalmi adó, az adómentesség és a fordított adókötelezettség szabályai joghatóságonként eltérőek. Ellenőrizze, melyik adóügyi kezelés és számlamegjegyzés vonatkozik erre a megbízásra. A FreeBillGen lehetővé teszi az adósor konfigurálását, de nem dönti el helyette a helyes adóügyi kezelést.
Hogyan számlázzam ki az ismétlődő könyvelési munkákat?
Kövesse a megállapodás szerinti számlázási ütemtervet, nevezze meg a szolgáltatási időszakot, adja meg a naptári esedékességi dátumot, sorolja fel az ismétlődő szolgáltatás hatályán kívüli munkákat, és tüntesse fel a szükséges fizetési hivatkozási számot. Szerezze be a szükséges felhatalmazást, mielőtt beszedési megbízást vagy mentett kártyát használna, és tartsa be a megállapodást és a törvényt, mielőtt kamatot számolna fel vagy felfüggesztené a munkát.