ما يجب تضمينه في فاتورة المحاسبة
يجب أن توضح فاتورة مسك الدفاتر بوضوح الفترة التي يغطيها العمل وما يدفعه العميل مقابلها. حدد فترة تقديم الخدمة (على سبيل المثال، الشهر الجاري إقفاله)، واجعل خدمات الأتعاب الدورية (retainer) في بند منفصل عن الأعمال الإضافية الأخرى، حتى يتمكن العميل من اعتماد الفاتورة دون الحاجة إلى استفسارات. أضف رقم فاتورة فريدًا وتاريخ الإصدار ليتسنى للطرفين ربط الدفعة بالفترة الزمنية الصحيحة.
وضّح تفاصيل الخدمة المقدّمة بعبارات دقيقة بدلاً من الاكتفاء بكلمة "مسك دفاتر"؛ فالعميل الذي يرى بنودًا مثل المطابقة الشهرية، وتصنيف المعاملات، وإصدار التقارير الإدارية يستوعب التكلفة بسهولة أكبر مقارنةً بعبارة عامة واحدة. وإذا كنت تحاسب بالساعة أو حسب عدد المعاملات، فاعرض السعر والعدد لتكون الحسابات واضحة تمامًا. وفي حال قيامك بسداد أي مبالغ نيابة عن العميل، مثل اشتراكات البرامج أو رسوم التقديم، فأدرجها في بند منفصل للاسترداد واحتفظ بالإيصالات المؤيدة وفقًا لما يقتضيه الاتفاق المبرم بينكما.
- بياناتك وتسجيلك الضريبي
- اسم شركتك وعنوانها وأي رقم تسجيل ضريبي أو رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، حتى يتمكن العميل من تسجيل الفاتورة بشكل صحيح في دفاتره.
- العميل وفترة الخدمة
- اسم العميل والفترة الدقيقة التي يغطيها العمل، مثل الشهر الذي يتم إغلاقه، حتى يمكن مطابقة الرسوم مع التعاقد.
- سطر أتعاب متكرر
- يُدرج أجر المحاسبة الشهري المتفق عليه في سطر منفصل، مع وصف ما يشمله، بحيث يتم اعتماده بنفس الطريقة كل شهر.
- العمل بالساعة أو لكل معاملة
- أي عمل يتم إصدار فاتورة به على أساس الوقت أو الحجم، مع إظهار السعر والساعات أو عدد المعاملات بحيث يكون المجموع واضحًا بذاته.
- العمل على الإضافات والمشاريع
- يتم احتساب تكاليف متابعة الأعمال المتأخرة، أو التنظيف، أو الاستعدادات لنهاية السنة، أو إعداد البرامج بشكل منفصل عن الأتعاب المسبقة، بحيث يُدرج كل منها في سطر منفصل مع وصف موجز.
- الإجماليات والشروط وتفاصيل الدفع
- المجموع الفرعي، وأي ضرائب، والمبلغ الإجمالي المستحق، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الدفع (التحويل المصرفي أو البطاقة)، بالإضافة إلى الرقم المرجعي الخاص بك لمطابقة الإيصال.
كيفية إصدار فواتير المحاسبين: أتعاب ثابتة، بالساعة، لكل معاملة، أو لكل مشروع
يمكن أن يغطي المبلغ المقطوع الثابت مجموعة محددة من المهام المتكررة أو حجماً محدداً من المعاملات لكل فترة فوترة. دوّن بوضوح ما هو مشمول، وكيف تتم الموافقة على الأعمال الإضافية، وموعد فوترة المبلغ المتكرر.
أما الفوترة بالساعة فيمكن أن تناسب الأعمال غير المنتظمة أو المهام التي لا يمكن معرفة الجهد المطلوب لها مسبقاً. وتعتمد الفوترة حسب المعاملة سعراً متفقاً عليه لكل بند محدد تجري معالجته. في حين يمكن أن يغطي رسم المشروع مهاماً محددة النطاق مثل التسوية الشاملة، أو نقل البيانات، أو الإعداد، أو إعداد التقارير. وقد يجمع التعاقد بين هذه النماذج؛ لذا احرص في الفاتورة على فصل كل أساس للفوترة وتحديد الفترة أو الكمية أو السعر أو المخرج النهائي الذي يستند إليه المبلغ المطلوب.
بنود الفواتير الشائعة في المحاسبة
استخدم بنودًا تفصيلية تتوافق مع التعاقد بدلاً من قائمة عامة. يجب أن يحدد بند الأتعاب المسبقة الفترة والنطاق. يجب أن يظهر العمل الذي يتم احتسابه خارج هذا النطاق بشكل منفصل مع الكمية أو السعر أو الناتج. بالنسبة للعمل بالساعة أو على أساس الحجم أو على أساس المشروع، قدم تفاصيل كافية للعميل لمقارنة الرسوم بالاتفاقية والسجلات الداعمة.
- أتعاب شهرية لخدمات المحاسبة
- الرسوم الثابتة المتكررة للقيام بعمليات التسجيل والتصنيف والتسوية الروتينية للفترة.
- التسوية المصرفية وتسوية الحسابات
- تسوية الحسابات المصرفية وحسابات البطاقات وحسابات التجار، التي يتم فوترتها ضمن الأتعاب الثابتة أو كبند بالساعة للحسابات الإضافية.
- معالجة كشوف المرتبات
- معالجة كشوف المرتبات أو تقديم الدعم للفترة المذكورة، مع إصدار الفواتير على أساس ما تم الاتفاق عليه مع العميل.
- أعمال المتابعة أو التنقيح
- تحديث السجلات غير المكتملة أو غير المتسقة، مع إصدار الفواتير وفقًا للاتفاق على أساس الساعة أو المشروع وفصلها عن الأتعاب الدورية.
- نهاية السنة والتحضيرات المحاسبية
- إغلاق الدفاتر وإعداد الملف أو التقارير التي يحتاجها محاسب العميل أو الإقرار الضريبي، ويتم احتساب تكلفتها كبند في المشروع.
- البرامج، والمصروفات المستردة، والاستشارات
- يتم إعداد برامج المحاسبة أو فوترتها على أساس التكلفة الفعلية، ورسوم التسجيل المدفوعة مقدمًا نيابة عن العميل، وأي وقت مستغرق في تقديم الاستشارات أو إعداد التقارير، ويتم عرض كل منها بشكل منفصل مع الإيصالات عند الاقتضاء.
شروط الدفع وسجلات الفواتير
استخدم جدول الفوترة وشروط الدفع المتفق عليها مع العميل. حدد تاريخ استحقاق تقويمي وطريقة دفع مقبولة. إذا كان مزود خدمة الدفع سيقوم بالتحصيل عن طريق الخصم المباشر أو بطاقة محفوظة، فاحصل على التفويض الذي يتطلبه المزود والقواعد المحلية، وقم بالإفصاح عن المبلغ أو طريقة الحساب والتوقيت وعملية الإلغاء قبل تحصيل الرسوم.
حدد فترة الخدمة وقم بتفصيل الأعمال المعتمدة خارج نطاق عقد الخدمة الدائم. استخدم معرّف الفاتورة ومرجع الدفع المطلوبين في سجلاتك وسجلات العميل. احتفظ بالفاتورة، وسجلات الوقت أو الحجم الداعمة، والإيصالات القابلة للاسترداد، والتصحيحات اللاحقة طوال فترة الاحتفاظ المعمول بها. قم بتضمين فائدة التأخير في السداد أو الحق في إيقاف العمل مؤقتًا فقط عندما يدعم ذلك الاتفاق والقانون الحاكم.
أسئلة حول فواتير المحاسبة
ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورة المحاسبة؟
تشمل الحقول المفيدة معرّف الفاتورة وتاريخها، وتفاصيل شركتك وتفاصيلك الضريبية، وتفاصيل العميل، وفترة الخدمة الدقيقة، ووصفًا واضحًا لما تم إنجازه، ورسوم الأتعاب الشهرية أو بالساعة أو لكل معاملة موضحة بشكل منفصل، وأي تكاليف قابلة للاسترداد مع السجلات الداعمة، والإجمالي المستحق، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الدفع. تسهّل فترة الخدمة والوصف البسيط للخدمة المقدمة عملية مراجعة الفاتورة. أضف أي تفاصيل مطلوبة للمعاملة.
هل يجب أن أحسب أتعابي على أساس أجر شهري أم بالساعة؟
يمكن أن يغطي الأجر المسبق نطاقًا متكررًا محددًا أو حجم معاملات محددًا. يمكن أن تناسب الفوترة بالساعة الأعمال المتغيرة، ويمكن أن تغطي رسوم المشروع مهمة محددة النطاق. اختر النموذج في اتفاقية العمل، وحدد ما تشمله، وأظهر أي عمل تمت الموافقة عليه بشكل منفصل في سطر خاص به.
كيف أقوم بفوترة أعمال التنظيف أو استكمال الأعمال المتأخرة؟
قم بفوترة هذه الخدمة بشكل منفصل عن أي أتعاب مستمرة لأن حجم الجهد المبذول قد يكون غير متوقع. قد تكون الفوترة بالساعة مناسبة للأعمال التي لا يمكن تقديرها مسبقًا، في حين أن رسوم المشروع الثابتة قد تكون مناسبة بمجرد تقييم السجلات. قم بوصف الفترة والحسابات التي يتم تحديثها حتى يتمكن العميل من التمييز بين العمل الذي يتم مرة واحدة والخدمة الشهرية.
هل أفرض ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة المبيعات على خدمات المحاسبة؟
يعتمد ذلك على مكان التوريد، وتسجيلك، والعميل، والخدمة. تختلف قواعد ضريبة القيمة المضافة (VAT) وضريبة السلع والخدمات (GST) وضريبة المبيعات والإعفاءات وقواعد التحميل العكسي باختلاف الولاية القضائية. تأكد من المعاملة والملاحظة التي تنطبق على هذه الصفقة. يتيح لك FreeBillGen تكوين بند ضريبي، لكنه لا يحدد المعاملة الصحيحة نيابة عنك.
كيف يمكنني إصدار فاتورة لأعمال المحاسبة المتكررة؟
اتبع جدول الفوترة المتفق عليه، وحدد فترة الخدمة، واذكر تاريخ الاستحقاق التقويمي، وقم بتفصيل الأعمال خارج نطاق الخدمات المتكررة، واذكر رقم مرجع الدفع المطلوب. احصل على التفويض المطلوب قبل استخدام الخصم المباشر أو البطاقة المحفوظة، واتبع الاتفاقية والقانون قبل فرض فائدة أو تعليق العمل.