Što uključiti na račun za knjigovodstvo
Knjigovodstveni račun treba jasno prikazati koje razdoblje rad obuhvaća i što točno klijent plaća. Navedite razdoblje pružanja usluge (primjerice mjesec koji se zaključuje) i odvojite ponavljajući paušalni rad u zasebnu stavku od dodatno obračunatog rada, kako bi klijent mogao odobriti račun bez dodatnih poziva. Dodajte jedinstveni broj računa i datum izdavanja kako bi obje strane mogle povezati uplatu s točnim razdobljem.
Jasno navedite isporučene stavke umjesto samo općenitog opisa "knjigovodstvo". Klijent koji vidi stavke poput mjesečno usklađenje, kategorizacija transakcija i izrada izvještaja za upravu lakše će razumjeti trošak nego kada je navedena jedna nejasna stavka. Ako obračunavate po satu ili po transakciji, prikažite cijenu i količinu kako bi izračun bio vidljiv. Ako ste platili bilo što u ime klijenta, poput pretplate na softver ili pristojbe, navedite to kao zasebnu stavku za nadoknadu troškova i priložite pripadajući račun u skladu s dogovorom.
- Vaši podaci i porezna registracija
- Vaše poslovno ime, adresa i bilo koji broj za poreznu ili PDV registraciju, kako bi klijent mogao ispravno evidentirati račun u svojoj evidenciji.
- Klijent i razdoblje usluge
- Naziv klijenta i točno razdoblje koje rad obuhvaća, kao što je mjesec koji se zaključuje, kako bi se trošak mogao povezati s angažmanom.
- Stavka redovitog paušala
- Dogovorena mjesečna naknada za vođenje knjigovodstva u zasebnoj stavci, opisana onim što uključuje, kako bi bila odobrena na isti način svaki mjesec.
- Rad po satu ili po transakciji
- Svaki rad naplaćen po vremenu ili količini, s navedenom stopom i brojem sati ili transakcija, tako da je ukupan iznos samorazumljiv.
- Dodatni i projektni rad
- Dopuna, čišćenje, priprema za kraj godine ili postavljanje softvera naplaćuju se zasebno od paušala, svaka u zasebnoj stavci s kratkim opisom.
- Ukupan iznos, uvjeti i detalji plaćanja
- Međuzbroj, eventualni porez, ukupan iznos na naplatu, rok dospijeća i način plaćanja (bankovni prijenos ili kartica) te vaš referentni broj za usklađivanje računa.
Kako knjigovođe naplaćuju: paušal, po satu, po transakciji ili po projektu
Fiksni paušal može pokriti definirani skup ponavljajućih zadataka ili navedeni volumen transakcija za svako obračunsko razdoblje. Navedite što je uključeno, kako se odobrava dodatni rad i kada se ponavljajući iznos fakturira.
Obračun po satu prikladan je za neredoviti rad ili zadatke čiji opseg nije unaprijed poznat. Cijena po transakciji koristi dogovoreni iznos za svaku obrađenu stavku. Projektna naknada može pokriti vremenski ograničeno usklađivanje, migraciju, postavljanje sustava ili izvještavanje. Poslovni angažman može kombinirati ove modele. Na računu razdvojite svaku osnovu obračuna i jasno navedite razdoblje, količinu, cijenu ili isporučenu uslugu koja opravdava iznos.
Uobičajene stavke računa za knjigovodstvo
Koristite stavke koje odgovaraju angažmanu umjesto općenite liste. Stavka za mjesečnu naknadu trebala bi navesti razdoblje i opseg. Rad naplaćen izvan tog opsega treba biti prikazan odvojeno s količinom, cijenom ili isporučivom stavkom. Za satnicu, rad temeljen na količini ili projektni rad, navedite dovoljno detalja kako bi klijent mogao usporediti naplaćeni iznos s ugovorom i pratećom dokumentacijom.
- Mjesečna naknada za vođenje knjigovodstva
- Fiksna ponavljajuća naknada za rutinsko evidentiranje, kategorizaciju i usklađivanje za razdoblje.
- Usklađivanje bankovnih i poslovnih računa
- Usklađivanje bankovnih, kartičnih i trgovačkih računa, naplaćeno unutar paušala ili kao satnica za dodatne račune.
- Obrada plaća
- Obrada plaća ili podrška za navedeno razdoblje, naplaćuje se na temelju dogovora s klijentom.
- Dopunski ili završni rad
- Dovođenje nepotpunih ili nedosljednih knjiga u redovno stanje, s naplatom po dogovorenoj satnici ili po projektu, odvojeno od redovnog paušala.
- Završetak godine i priprema za računovođu
- Zaključivanje knjiga i priprema datoteke ili izvještaja potrebnih klijentovu računovođi ili za poreznu prijavu, što se naplaćuje kao projektna stavka.
- Softver, naknade i savjetovanje
- Postavljanje računovodstvenog softvera ili njegov trošak refakturiran po nabavnoj cijeni, pristojbe za podnošenje prijava unaprijed plaćene za klijenta te vrijeme utrošeno na savjetovanje ili izvještavanje, svaka stavka prikazana zasebno uz račune kada je to primjereno.
Uvjeti plaćanja i evidencija naplate
Koristite raspored naplate i rok plaćanja dogovorene s klijentom. Navedite kalendarski rok dospijeća i prihvaćeni način plaćanja. Ako će pružatelj usluge plaćanja naplatiti izravnim terećenjem ili spremljenom karticom, pribavite ovlasti koje zahtijevaju pružatelj usluge i lokalni propisi te otkrijte iznos ili izračun, vremenski okvir i postupak otkazivanja prije naplate.
Odredite razdoblje usluge i razradite odobreni posao izvan paušala. Koristite identifikator računa i referencu plaćanja koje zahtijevaju vaša evidencija i klijent. Čuvajte račun, potporne evidencije o vremenu ili opsegu, račune za nadoknadu troškova i naknadne ispravke tijekom primjenjivog razdoblja čuvanja. Uključite kamatu za kašnjenje u plaćanju ili pravo na obustavu rada samo tamo gdje to dopuštaju ugovor i mjerodavno pravo.
Pitanja o računu za knjigovodstvo
Što bi račun za knjigovodstvo trebao sadržavati?
Korisna polja uključuju identifikator i datum računa, vaše poslovne i porezne podatke, podatke o klijentu, točno razdoblje pružanja usluge, jasan opis obavljenog posla, paušal, satnicu ili naknade po transakciji prikazane odvojeno, sve nadoknadive troškove s dokazima, ukupan iznos na naplatu, rok dospijeća i način plaćanja. Razdoblje pružanja usluge i jednostavan opis isporuke čine račun lakšim za provjeru. Dodajte sve pojedinosti potrebne za transakciju.
Trebam li naplatiti mjesečnu paušalnu naknadu ili po satu?
Ugovor o fiksnoj naknadi može pokriti definirani ponavljajući opseg ili obujam transakcija. Naplata po satu može odgovarati promjenjivom radu, a naknada po projektu može pokriti ograničeni zadatak. Odaberite model u ugovoru o angažmanu, navedite što uključuje i prikažite svaki zasebno odobreni rad u zasebnom retku.
Kako naplatiti sređivanje knjiga ili nadopunu zaostale evidencije?
Fakturirajte to odvojeno od bilo kojeg tekućeg angažmana jer se uloženi trud može pokazati nepredvidivim. Naplata po satu može odgovarati poslu za koji se unaprijed ne može odrediti procjena, dok fiksna naknada za projekt može biti primjenjiva nakon što procijenite evidenciju. Opišite razdoblje i račune koji se dovode u redovno stanje kako bi klijent mogao razlikovati jednokratni posao od mjesečne usluge.
Naplaćujem li PDV ili porez na promet na usluge knjigovodstva?
Ovisi o mjestu isporuke, vašoj registraciji, klijentu i usluzi. Pravila o PDV-u, GST-u, porezu na promet, izuzeću i prijenosu porezne obveze razlikuju se ovisno o nadležnosti. Potvrdite koji tretman i napomena na računu vrijede za ovaj angažman. FreeBillGen vam omogućuje konfiguraciju porezne stavke, ali ne odlučuje o ispravnom tretmanu za vas.
Kako trebam fakturirati ponavljajući posao knjigovodstva?
Slijedite dogovoreni raspored naplate, navedite razdoblje pružanja usluge, navedite kalendarski rok dospijeća, razdvojite rad izvan ponovljivog opsega i navedite potrebnu referencu plaćanja. Prije korištenja izravnog terećenja ili spremljene kartice pribavite potrebna ovlaštenja te se pridržavajte ugovora i zakona prije naplate kamata ili obustave rada.