Τι να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο λογιστικών υπηρεσιών
Ένα τιμολόγιο λογιστικών υπηρεσιών πρέπει να καθιστά σαφές ποια περίοδο καλύπτει η εργασία και για τι πληρώνει ο πελάτης. Αναφέρετε την περίοδο παροχής υπηρεσιών (για παράδειγμα, τον μήνα που κλείνει) και διατηρήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες πάγιας αμοιβής σε ξεχωριστή γραμμή από τις επιπλέον χρεώσεις, ώστε ο πελάτης να μπορεί να τις εγκρίνει χωρίς τηλεφώνημα. Προσθέστε έναν μοναδικό αριθμό τιμολογίου και την ημερομηνία έκδοσης, ώστε και οι δύο πλευρές να μπορούν να αντιστοιχίσουν την πληρωμή στη σωστή περίοδο.
Περιγράψτε το παραδοτέο με απλούς όρους αντί για το γενικό "λογιστική". Ένας πελάτης που βλέπει μηνιαία συμφωνία, κατηγοριοποίηση συναλλαγών και έκδοση διοικητικών αναφορών μπορεί να κατανοήσει τη χρέωση πιο εύκολα από ό,τι μια ασαφή γραμμή. Εάν χρεώνετε με την ώρα ή ανά συναλλαγή, εμφανίστε την τιμή και την ποσότητα ώστε οι πράξεις να είναι εμφανείς. Εάν έχετε προκαταβάλει οτιδήποτε εκ μέρους του πελάτη, όπως συνδρομή λογισμικού ή παράβολο υποβολής, καταχωρίστε το ως ξεχωριστή γραμμή επιστρεπτέων εξόδων και κρατήστε τυχόν αποδείξεις που απαιτούνται από τη συμφωνία σας.
- Τα στοιχεία σας και η φορολογική εγγραφή
- Η επωνυμία της επιχείρησής σας, η διεύθυνση και τυχόν αριθμός φορολογικού μητρώου ή ΦΠΑ, ώστε ο πελάτης να μπορεί να καταχωρίσει σωστά το τιμολόγιο στα δικά του βιβλία.
- Πελάτης και περίοδος παροχής υπηρεσιών
- Το όνομα του πελάτη και η ακριβής περίοδος που καλύπτει η εργασία, όπως ο μήνας που κλείνει, ώστε η χρέωση να μπορεί να αντιστοιχιστεί στη σύμβαση.
- Γραμμή επαναλαμβανόμενης πάγιας αμοιβής
- Η συμφωνημένη μηνιαία αμοιβή λογιστικής στη δική της γραμμή, με περιγραφή του τι περιλαμβάνει, ώστε να εγκρίνεται με τον ίδιο τρόπο κάθε μήνα.
- Ωριαία χρέωση ή χρέωση ανά συναλλαγή
- Οποιαδήποτε εργασία χρεώνεται με βάση τον χρόνο ή τον όγκο, με εμφάνιση της τιμής και των ωρών ή του αριθμού συναλλαγών, ώστε το σύνολο να είναι αυτονόητο.
- Πρόσθετες εργασίες και έργα
- Ενημέρωση βιβλίων, τακτοποίηση, προετοιμασία κλεισίματος χρήσης ή εγκατάσταση λογισμικού που χρεώνονται ξεχωριστά από την πάγια αμοιβή, το καθένα στη δική του γραμμή με μια σύντομη περιγραφή.
- Σύνολα, όροι και λεπτομέρειες πληρωμής
- Το υποσύνολο, τυχόν φόρος, το οφειλόμενο σύνολο, η ημερομηνία λήξης και ο τρόπος πληρωμής (τραπεζικό έμβασμα ή κάρτα), καθώς και η αναφορά σας για την ταυτοποίηση της είσπραξης.
Πώς χρεώνουν οι λογιστές: πάγια αμοιβή, ωριαία χρέωση, ανά συναλλαγή ή ανά έργο
Μια πάγια αμοιβή μπορεί να καλύψει ένα καθορισμένο σύνολο επαναλαμβανόμενων εργασιών ή έναν δηλωμένο όγκο συναλλαγών για κάθε περίοδο χρέωσης. Καταγράψτε τι περιλαμβάνεται, πώς εγκρίνεται η πρόσθετη εργασία και πότε χρεώνεται το επαναλαμβανόμενο ποσό.
Η ωριαία χρέωση μπορεί να ταιριάζει σε έκτακτες εργασίες ή εργασίες των οποίων η απαιτούμενη προσπάθεια δεν είναι γνωστή εκ των προτέρων. Η τιμολόγηση ανά συναλλαγή χρησιμοποιεί ένα συμφωνημένο ποσό για κάθε καθορισμένο στοιχείο που υποβάλλεται σε επεξεργασία. Μια αμοιβή ανά έργο μπορεί να καλύψει μια οριοθετημένη εργασία ενημέρωσης, μεταφοράς, εγκατάστασης ή υποβολής αναφορών. Μια συνεργασία μπορεί να συνδυάζει αυτά τα μοντέλα. Στο τιμολόγιο, διαχωρίστε κάθε βάση χρέωσης και προσδιορίστε την περίοδο, την ποσότητα, την τιμή ή το παραδοτέο που δικαιολογεί τη χρέωση.
Συνηθισμένες γραμμές τιμολογίου για λογιστικές υπηρεσίες
Χρησιμοποιήστε γραμμές τιμολογίου που αντιστοιχούν στη συμφωνία συνεργασίας και όχι σε μια γενική λίστα. Μια γραμμή πάγιας αμοιβής θα πρέπει να αναφέρει την περίοδο και το πεδίο εφαρμογής της. Οι εργασίες που χρεώνονται εκτός αυτού του πεδίου θα πρέπει να εμφανίζονται ξεχωριστά με την ποσότητα, την τιμή ή το παραδοτέο τους. Για ωριαίες εργασίες, εργασίες βάσει όγκου ή ανά έργο, δώστε αρκετές λεπτομέρειες ώστε ο πελάτης να μπορεί να συγκρίνει τη χρέωση με τη συμφωνία και τα υποστηρικτικά έγγραφα.
- Μηνιαία πάγια αμοιβή λογιστικής παρακολούθησης
- Η πάγια επαναλαμβανόμενη αμοιβή για τη συνήθη καταχώριση, κατηγοριοποίηση και συμφωνία λογαριασμών για την περίοδο.
- Συμφωνία τραπεζικών και λογιστικών λογαριασμών
- Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών, καρτών και λογαριασμών συναλλαγών, που χρεώνεται στο πλαίσιο της πάγιας αμοιβής ή ως ωριαία γραμμή για επιπλέον λογαριασμούς.
- Επεξεργασία μισθοδοσίας
- Επεξεργασία μισθοδοσίας ή υποστήριξη για τη δηλωμένη περίοδο, που χρεώνεται βάσει της συμφωνίας με τον πελάτη.
- Εργασίες τακτοποίησης ή ενημέρωσης εκκρεμοτήτων
- Ενημέρωση ελλιπών ή ασυνεπών βιβλίων, που χρεώνεται βάσει της συμφωνημένης ωριαίας τιμής ή ανά έργο και διαχωρίζεται από την επαναλαμβανόμενη πάγια αμοιβή.
- Προετοιμασία τέλους χρήσης και στοιχείων για τον λογιστή
- Κλείσιμο των βιβλίων και προετοιμασία του φακέλου ή των αναφορών που χρειάζεται ο λογιστής του πελάτη ή η φορολογική δήλωση, που χρεώνεται ως γραμμή έργου.
- Λογισμικό, επιστροφές εξόδων και συμβουλευτικές υπηρεσίες
- Εγκατάσταση λογισμικού λογιστικής ή χρέωση στο κόστος, τέλη υποβολής που προκαταβλήθηκαν για τον πελάτη, και οποιοσδήποτε χρόνος συμβουλευτικής ή υποβολής αναφορών, καθένα από τα οποία εμφανίζεται ξεχωριστά με τις αποδείξεις όπου απαιτείται.
Όροι πληρωμής και αρχεία τιμολόγησης
Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα χρέωσης και τους όρους πληρωμής που έχουν συμφωνηθεί με τον πελάτη. Αναφέρετε μια ημερολογιακή ημερομηνία λήξης και μια αποδεκτή μέθοδο πληρωμής. Εάν ένας πάροχος πληρωμών πρόκειται να εισπράξει μέσω άμεσης χρέωσης ή αποθηκευμένης κάρτας, εξασφαλίστε την εξουσιοδότηση που απαιτεί ο πάροχος και οι τοπικοί κανονισμοί και γνωστοποιήστε το ποσό ή τον υπολογισμό, τον χρόνο και τη διαδικασία ακύρωσης πριν από τη χρέωση.
Προσδιορίστε την περίοδο παροχής υπηρεσιών και αναλύστε τις εγκεκριμένες εργασίες εκτός πάγιας αμοιβής. Χρησιμοποιήστε το αναγνωριστικό τιμολογίου και την αναφορά πληρωμής που απαιτούν τα αρχεία σας και ο πελάτης. Διατηρήστε το τιμολόγιο, τα υποστηρικτικά αρχεία χρόνου ή όγκου, τις αποδείξεις επιστροφής εξόδων και τις μετέπειτα διορθώσεις για την ισχύουσα περίοδο διατήρησης. Συμπεριλάβετε τόκους υπερημερίας ή δικαίωμα παύσης των εργασιών μόνο εφόσον η συμφωνία και η ισχύουσα νομοθεσία το επιτρέπουν.
Ερωτήσεις σχετικά με τα τιμολόγια λογιστικών υπηρεσιών
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο λογιστικών υπηρεσιών;
Τα χρήσιμα πεδία περιλαμβάνουν ένα αναγνωριστικό τιμολογίου και ημερομηνία, τα στοιχεία της επιχείρησης και τα φορολογικά σας στοιχεία, τα στοιχεία του πελάτη, την ακριβή περίοδο παροχής υπηρεσιών, μια σαφή περιγραφή των εργασιών που εκτελέστηκαν, πάγια, ωριαία ή ανά συναλλαγή τέλη που εμφανίζονται ξεχωριστά, τυχόν επιστρεπτέα έξοδα με υποστηρικτικά έγγραφα, το συνολικό οφειλόμενο ποσό, την ημερομηνία λήξης και τον τρόπο πληρωμής. Η περίοδος παροχής υπηρεσιών και μια απλή περιγραφή του παραδοτέου διευκολύνουν τον έλεγχο του τιμολογίου. Προσθέστε τυχόν ειδικά στοιχεία που απαιτούνται για τη συναλλαγή.
Θα πρέπει να χρεώνω με μηνιαία πάγια αμοιβή ή ωριαία;
Μια πάγια αμοιβή μπορεί να καλύψει ένα καθορισμένο επαναλαμβανόμενο εύρος εργασιών ή όγκο συναλλαγών. Η χρέωση ανά ώρα μπορεί να ταιριάζει σε μεταβλητό φόρτο εργασίας, ενώ μια αμοιβή ανά έργο μπορεί να καλύψει μια οριοθετημένη ανάθεση. Επιλέξτε το μοντέλο στη σύμβαση ανάθεσης, αναφέρετε τι περιλαμβάνει και εμφανίστε κάθε εργασία που εγκρίθηκε χωριστά σε δική της γραμμή.
Πώς χρεώνω εργασίες τακτοποίησης ή ενημέρωσης λογιστικών βιβλίων;
Χρεώστε την ξεχωριστά από οποιαδήποτε πάγια αμοιβή, καθώς η απαιτούμενη προσπάθεια μπορεί να είναι απρόβλεπτη. Η χρέωση ανά ώρα μπορεί να ταιριάζει σε εργασίες που δεν μπορούν να εκτιμηθούν εκ των προτέρων, ενώ μια σταθερή αμοιβή ανά έργο μπορεί να λειτουργήσει αφού αξιολογήσετε τις εγγραφές. Περιγράψτε την περίοδο και τους λογαριασμούς που επικαιροποιούνται, ώστε ο πελάτης να μπορεί να διακρίνει την εφάπαξ εργασία από τη μηνιαία υπηρεσία.
Χρεώνω ΦΠΑ ή φόρο πωλήσεων στις λογιστικές υπηρεσίες;
Εξαρτάται από τον τόπο παροχής, τη φορολογική σας εγγραφή, τον πελάτη και την υπηρεσία. Οι κανόνες για ΦΠΑ, GST, φόρο πωλήσεων, απαλλαγή και μηχανισμό αντίστροφης επιβάρυνσης διαφέρουν ανά δικαιοδοσία. Επιβεβαιώστε ποια φορολογική μεταχείριση και σημείωση τιμολογίου ισχύουν για αυτή τη σύμβαση. Το FreeBillGen σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε μια γραμμή φόρου, αλλά δεν αποφασίζει τη σωστή μεταχείριση για εσάς.
Πώς τιμολογώ επαναλαμβανόμενες λογιστικές εργασίες;
Ακολουθήστε το συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα χρέωσης, αναφέρετε την περίοδο παροχής υπηρεσιών, ορίστε ημερομηνία λήξης με ημερολογιακή αναφορά, αναλύστε σε ξεχωριστές γραμμές τις εργασίες εκτός του επαναλαμβανόμενου εύρους και παραθέστε τον απαιτούμενο κωδικό πληρωμής. Εξασφαλίστε την απαιτούμενη εξουσιοδότηση πριν χρησιμοποιήσετε πάγια εντολή ή αποθηκευμένη κάρτα και τηρήστε τη σύμβαση και τη νομοθεσία πριν χρεώσετε τόκους ή αναστείλετε την εργασία.