Co uvést na faktuře za zahradní úpravy
Faktura musí odpovídat nabídce nebo smlouvě. Uveďte nemovitost, kde byla služba poskytnuta, a datum návštěvy nebo fázi projektu. Pokud tak byla práce naceněna, oddělte práci, materiál, likvidaci odpadu, vybavení a návrhářské služby. Po přijetí nabídky nerozdělujte sjednanou pevnou cenu na nové poplatky.
U opakované údržby uveďte období poskytování služeb a data návštěv, pokud je zákazník požaduje. U projektových prací označte fakturovanou fázi, schválenou změnu nebo dokončený rozsah. Následující položky jsou příklady, nikoli obecně platný kontrolní seznam:
- Sečení nebo údržbová návštěva
- Řádek za každou plánovanou návštěvu s datem a nemovitostí, účtovaný sazbou za návštěvu nebo jako součást měsíční smlouvy.
- Práce a čas posádky
- Odpracované hodiny vynásobené vaší hodinovou sazbou nebo pevný poplatek za práci za úkol, oddělené od materiálů.
- Výsadba a záhony
- Vysazené stromy, keře, trvalky nebo sezónní rostliny, ideálně s uvedením množství a ceny za rostlinu.
- Materiály a likvidace
- Mulč, trávník, ornice, štěrk nebo kamenivo dle množství a jednotkové ceny, plus odvoz zeleného odpadu a případné poplatky na skládce, které jste uhradili.
- Návrh nebo konzultace
- Poplatek za návrh zahrady nebo konzultaci na místě, často účtovaný jako pevná částka před zahájením jakýchkoli realizačních prací.
- Sezónní úklid
- Jarní úklid, odstraňování listí, stříhání živých plotů nebo úklid na konci sezóny, účtovaný za návštěvu nebo jako jednorázová zakázka.
Účtování za návštěvu, pravidelně a za projekt
Použijte způsob účtování dohodnutý pro danou zakázku. Faktura za návštěvu uvádí každou službu a její datum. Faktura podle opakované smlouvy uvádí období a stanovený rozsah, případně také záznamy o návštěvách. Hodinová fakturace uvádí čas a sazbu. Projektová faktura označuje pevnou částku, fázi nebo ocenění, které se stalo fakturovatelným.
Zálohy a průběžné platby jsou volitelná smluvní ujednání, ne obecné pravidlo. Před přijetím platby se písemně dohodněte na částkách, termínech, podmínkách vrácení, milnících a místních pravidlech na ochranu zákazníka. Každou dřívější platbu zohledněte v pozdějších fakturách a schválené změny rozsahu evidujte samostatně.
Poznámky k dani, materiálům a souladu s předpisy
Režim DPH, GST nebo daně z prodeje se může lišit pro práci, rostliny, materiál, likvidaci odpadu a stavební práce. Nepředpokládejte, že na celou fakturu platí jedna sazba. Ověřte režim pro zákazníka a dané plnění a poté uveďte požadovanou sazbu, částku a daňové číslo.
Při dodání materiálu dohodněte, zda účtovaná cena odpovídá nákladům, nebo zahrnuje marži, a uchovejte doklady o nákupu. Daňová uznatelnost nákladu i právo zákazníka znát cenu dodavatele závisí na daňových pravidlech a smlouvě. Odlišný režim mohou mít také práce u obytných nemovitostí, komerční údržba a školkařské výpěstky.
Na stavební části zahradních úprav se může vztahovat režim přenesení daňové povinnosti nebo srážky. Pokud pracujete jako subdodavatel pro stavební firmu nebo ji najímáte, ověřte, kdo přizná daň a jaké znění musí faktura obsahovat.
Zálohy, termíny splatnosti a jak dostat zaplaceno
Dodržte platební podmínky dohodnuté pro každou smlouvu o údržbě nebo návštěvu. Pokud poskytovatel opakovaně strhává platbu z karty nebo inkasem, zajistěte potřebný souhlas a před stržením sdělte částku nebo způsob jejího výpočtu, plán a postup zrušení.
Projekt může používat zálohu, průběžné platby a konečný doplatek. Písemně dohodněte částky, podmínky vrácení peněz, milníky a ochranu vyžadovanou spotřebitelským právem. Již přijaté platby uveďte v pozdějších fakturách jako zápočet.
Uveďte konkrétní datum splatnosti a platební údaje, které skutečně přijímáte. Použijte požadovaný způsob číslování a po okamžiku vyúčtování odešlete fakturu dohodnutým kanálem. Úrok z prodlení uvádějte jen tehdy, pokud jej dovoluje dohoda i právo.
Otázky k faktuře za zahradní úpravy
Co by měla faktura za zahradní úpravy obsahovat?
Uveďte práci a materiály na samostatných řádcích: sečení nebo údržbovou návštěvu s datem, hodiny a sazbu posádky nebo pevný poplatek, jakoukoli výsadbu a materiály jako mulč, trávník nebo kamenivo dle množství a jednotkové ceny. Přidejte poplatky za návrh nebo konzultaci, sezónní úklid a případné náklady na likvidaci, poté mezisoučet, daň, celkovou částku a platební podmínky. Číslování každé faktury a datování každé návštěvy udržuje vše přehledné.
Mám účtovat za návštěvu, nebo na základě měsíční smlouvy?
Použijte model uvedený v dohodě. Při účtování za návštěvu pojmenujte každou službu a datum. Pravidelná faktura uvádí pokryté období a rozsah a může obsahovat záznamy návštěv. Pravidelná částka nemusí zůstat stejná, pokud se počet návštěv změní. Řiďte se sjednanými podmínkami pro počasí, zrušení, přesunutí a úpravy.
Jak účtovat za materiály jako rostliny a mulč?
Pokud to odpovídá nabídce, uveďte materiál na samostatných řádcích s množstvím a jednotkovou cenou. Dohodněte, zda cena odpovídá nákladům, nebo zahrnuje marži, a uchovejte doklady dodavatelů. Oddělení materiálu od práce usnadní kontrolu faktury, jeho daňová uznatelnost však závisí na platných pravidlech.
Mám si u projektu zahradních úprav vzít zálohu?
U projektu návrhu nebo realizace lze použít zálohu na již objednaný materiál, následné dohodnuté průběžné platby a doplatek. Před zahájením práce zaznamenejte částku, podmínky vrácení, milníky a případná místní omezení záloh. Pro drobné údržbářské práce může být vhodný jiný platební plán.
Účtuji daň za práce na zahradě a zahradní úpravy?
Záleží na právním řádu, registraci, zákazníkovi, nemovitosti a skladbě práce a zboží. Na práci, rostliny, materiál, likvidaci odpadu a stavební prvky se mohou vztahovat odlišná pravidla. Před nastavením faktury ověřte, zda tvoří jedno plnění, nebo vyžadují samostatné sazby či znění.