Co uvést na faktuře za úpravu krajiny
Faktura by měla odpovídat cenové nabídce nebo smlouvě. Uveďte nemovitost, na které byly práce provedeny, a datum návštěvy nebo fázi projektu. Oddělte náklady na práci, materiál, likvidaci odpadu, vybavení a design, pokud tak byla práce naceněna; po přijetí nerozdělujte paušální cenu na nové položky.
U opakované údržby uveďte období poskytování služby a na přání zákazníka vypište termíny jednotlivých návštěv. U projektových prací uveďte fakturovatelnou fázi, schválenou změnu nebo dokončený rozsah. Níže uvedené položky jsou příklady, nikoli univerzální kontrolní seznam:
- Sekání trávy nebo údržbová návštěva
- Řádek pro každou naplánovanou návštěvu s uvedením data a nemovitosti, účtovaný podle sazby za návštěvu nebo v rámci měsíční smlouvy.
- Práce a čas týmu
- Odpracované hodiny vynásobené hodinovou sazbou, nebo paušální poplatek za práci na daném úkolu, vedený odděleně od materiálu.
- Výsadba a záhony
- Stromy, keře, trvalky nebo sezónní rostliny vysazené na místě, ideálně s uvedením množství a ceny za kus.
- Materiál a likvidace odpadu
- Mulč, trávník, ornice, štěrk nebo kamenivo s uvedením množství a jednotkové ceny, dále odvoz zeleného odpadu a případné poplatky za skládku, které jste uhradili.
- Design nebo konzultace
- Poplatek za zahradní design nebo konzultaci na místě, často účtovaný jako paušální částka před zahájením instalačních prací.
- Sezónní úklid
- Jarní úklid, odstranění listí, stříhání živých plotů nebo závěrečný sezónní úklid, účtovaný za návštěvu nebo jako jednorázová práce.
Fakturace za návštěvu, pravidelná a projektová
Použijte model dohodnutý pro danou práci. Faktura za návštěvu uvádí každou službu a její datum. Faktura podle smlouvy o pravidelných službách uvádí období a vymezený rozsah, případně záznamy o návštěvách, pokud jsou vyžadovány. Hodinová faktura uvádí odpracovaný čas a sazbu. Projektová faktura uvádí pevnou částku, fázi nebo ocenění, které již lze fakturovat.
Zálohy a dílčí platby jsou volitelná smluvní ujednání, nikoli všeobecná praxe. Dohodněte jejich výši, termíny, podmínky vrácení, milníky a případnou místní právní ochranu před jejich výběrem. Každou dřívější platbu zúčtujte na následných fakturách a schválené změny rozsahu zaznamenávejte samostatně.
Daň, materiál a soulad s předpisy
Daňové zacházení u DPH, GST či daně z prodeje se může lišit u pracovních výkonů, rostlin, materiálu, likvidace odpadu a stavebních prací. Nepředpokládejte, že jedna sazba pokrývá celou fakturu. Ověřte daňové zacházení vztahující se na zákazníka a plnění a poté uveďte požadovanou sazbu, částku a daňové identifikační číslo.
Pokud dodáváte materiál, dohodněte, zda je účtovaná cena ve výši nákladů, nebo zda zahrnuje přirážku, a uchovávejte podkladové nákupní doklady. To, zda je náklad daňově uznatelný a zda má zákazník nárok vidět cenu dodavatele, závisí na daňových pravidlech a na smlouvě. Práce u obytných nemovitostí, komerční údržba a školkařské výpěstky mohou v některých jurisdikcích podléhat odlišnému daňovému režimu.
Stavební terénní úpravy mohou spadat pod režim přenesení daňové povinnosti ve stavebnictví nebo pod srážkový mechanismus. Pokud pracujete jako subdodavatel pro stavitele nebo zadáváte práci staviteli, ověřte, kdo je povinen přiznat daň a jaké znění faktura vyžaduje.
Zálohy, splatnost a placení
Používejte platební podmínky dohodnuté pro každou smlouvu o údržbě nebo návštěvu. Pokud vybíráte opakované platby kartou nebo inkasem prostřednictvím poskytovatele, získejte požadovaný souhlas a před zahájením účtování sdělte částku nebo způsob výpočtu, harmonogram a postup zrušení.
Projekt může využívat zálohu, dílčí platby a konečný doplatek. Dohodněte písemně částky, podmínky vrácení, milníky a případnou ochranu podle spotřebitelského práva. Již přijaté platby uveďte na následných fakturách jako zápočty.
Uveďte kalendářní datum splatnosti a platební údaje, které skutečně přijímáte. Použijte požadovaný způsob číslování a fakturu odešlete prostřednictvím dohodnutého kanálu po události rozhodné pro fakturaci. Úrok z prodlení uveďte pouze tehdy, pokud to umožňuje smlouva a zákon.
Časté dotazy k fakturaci terénních úprav
Co by měla obsahovat faktura za terénní úpravy?
Práci a materiál uveďte na samostatných řádcích: sečení nebo návštěva za účelem údržby s datem, hodiny týmu a sazba nebo pevná částka, případná výsadba a materiál, jako je mulč, trávník nebo kamenivo, s uvedením množství a jednotkové ceny. Přidejte poplatky za návrh nebo konzultaci, sezónní úklid a případné náklady na likvidaci odpadu, poté mezisoučet, daň, celkovou částku a platební podmínky. Číslování každé faktury a uvádění data každé návštěvy zajišťuje přehlednost.
Mám fakturovat po jednotlivých návštěvách, nebo na základě měsíční smlouvy?
Použijte model dohodnutý ve smlouvě. Fakturace za návštěvu uvádí každou službu a datum. Opakovaná faktura uvádí pokryté období a rozsah a může zahrnovat záznamy o návštěvách. Opakující se částka nezůstává automaticky neměnná, pokud se návštěvy mění; řiďte se podmínkami ohledně počasí, zrušení, přeplánování a úprav, které strany přijaly.
Jak účtovat materiál, jako jsou rostliny a mulč?
Materiál uveďte na samostatných řádcích, pokud to odpovídá cenové nabídce, s uvedením množství a jednotkové ceny. Dohodněte, zda je cena ve výši nákladů, nebo zda zahrnuje přirážku, a uchovávejte doklady od dodavatelů. Oddělení materiálu od práce usnadňuje kontrolu faktury, ale daňová uznatelnost závisí na vašich daňových pravidlech.
Mám u projektu terénních úprav vyžadovat zálohu?
Návrhářský nebo instalační projekt může využívat zálohu na krytí závazně objednaných materiálů, po které následují dohodnuté průběžné platby a doplatek. Zaznamenejte částku, podmínky vrácení, milníky a případná místní omezení záloh před zahájením prací. Drobné údržbové zakázky mohou mít jiný platební harmonogram.
Mám u zahradních a krajinářských prací účtovat daň?
Záleží na jurisdikci, registraci, zákazníkovi, nemovitosti i kombinaci prací a zboží. Práce, rostliny, materiály, likvidace odpadu a stavební prvky mohou podléhat odlišnému režimu. Před konfigurací faktury ověřte, zda tvoří jedno plnění, nebo zda vyžadují samostatné sazby či formulace.