O que incluir em uma fatura de frete rodoviário
A fatura de frete deve corresponder à confirmação da tarifa e aos comprovantes exigidos. Inclua as referências de carga, conhecimento de embarque, pedido de compra, PRO ou outras que o pagador exigir, além da rota e dos dados da autorização de operação quando aplicáveis. Use um número de fatura exclusivo e uma data de emissão conforme as regras de numeração dos seus registros.
Mostre separadamente o frete principal, qualquer adicional de combustível e cada despesa acessória combinada, para que o pagador possa compará-los com a confirmação da tarifa e os comprovantes.
- Dados e registro da transportadora
- Razão social, endereço e qualquer número exigido da transportadora ou autorização de operação, como um número MC ou DOT dos EUA.
- Número da carga, BOL e pedido de compra
- A referência de carga, PRO, conhecimento de embarque (BOL), pedido de compra ou outra exigida pelo pagador para relacionar a fatura ao transporte.
- Coleta e entrega
- Origem e destino, com as datas de coleta e entrega, para que a rota da fatura corresponda à confirmação da tarifa.
- Frete principal
- A cobrança básica pelo transporte da carga, informada como valor por milha vezes a distância, valor fixo por carga ou outra quantia fixa combinada.
- Adicional de combustível
- O ajuste de combustível calculado conforme a confirmação da tarifa, com o valor, percentual, base de distância ou outro método combinado.
- Despesas acessórias e condições de pagamento
- Cobranças acordadas por espera, pernoite ou descarga em linhas separadas, além do total, vencimento e dados válidos para pagamento ou factoring.
Como cobrar: por milha, por carga ou valor fixo
A cobrança por milha mostra a tarifa e a base de distância combinadas. A cobrança por carga ou por valor fixo usa a quantia acertada para o transporte, enquanto alguns serviços dedicados ou apenas de tração podem usar uma diária. A fatura deve corresponder à confirmação da tarifa aceita, inclusive quanto à fonte da distância, rota e escopo.
O transporte também pode incluir adicional de combustível ou despesas acessórias. O acordo define o tempo livre e as cobranças por espera, pernoite, descarga, enlonamento, parada adicional ou redestinação. Mostre separadamente cada cobrança combinada e anexe os comprovantes exigidos pelo pagador.
Observações tributárias e regulatórias para transportadores
A tributação do frete depende da rota, jurisdição, partes, registros e tipo de transporte ou serviço complementar. Isenção de imposto sobre vendas, alíquota zero, regras do local de fornecimento e inversão do sujeito passivo não são a mesma coisa. Confirme o tratamento e o texto exigido na fatura para aquele transporte, sem presumir que todo frete interestadual ou internacional é isento.
Guarde com a fatura o conhecimento de embarque assinado, o comprovante de entrega e os recibos exigidos pela confirmação da tarifa. Se os recebíveis forem cedidos a uma empresa de factoring, siga o contrato de cessão e forneça ao pagador instruções válidas para o pagamento. Confirme qualquer alteração dos dados de pagamento por um canal confiável para reduzir fraudes por desvio de valores.
Condições de pagamento e recebimento
Os contratos de frete costumam prever prazos de pagamento em dias, mas a data de vencimento e o evento que inicia o prazo vêm da confirmação da tarifa, do contrato e da lei aplicável. Envie prontamente a fatura e o comprovante de entrega exigido. Não suponha que todo intermediário use net 30 ou comece a contagem com o mesmo documento.
Informe a referência exigida de carga, BOL, pedido de compra ou PRO e comprove a espera ou outras despesas acessórias com os registros combinados. Se usar factoring, informe os dados válidos para pagamento previstos na cessão. Só mencione juros de mora quando o acordo e a lei permitirem.
Dúvidas sobre faturas de frete rodoviário
O que uma fatura de frete rodoviário deve incluir?
Campos úteis incluem número e data da fatura, dados da transportadora e do pagador, identificadores de autorização aplicáveis, coleta e entrega, referências exigidas da carga ou BOL, frete principal, ajuste de combustível e despesas acessórias combinadas, total devido, vencimento e instruções para pagamento. Anexe os comprovantes e recibos exigidos pela confirmação da tarifa ou pelas regras aplicáveis.
Devo cobrar por milha ou por carga?
Use a base prevista na confirmação da tarifa aceita. A cobrança por milha mostra a tarifa e a fonte da distância combinadas. A cobrança por carga ou por valor fixo mostra a quantia acertada para o transporte. Faça o frete principal e o escopo da fatura corresponderem ao acordo.
Como cobrar espera e taxas de descarga?
Coloque cada cobrança combinada em uma linha própria. A confirmação da tarifa define o tempo livre, o valor da espera e os custos reembolsáveis de carga ou descarga. Inclua horários, recibos, aprovações ou outros comprovantes exigidos pelo acordo.
O que é o adicional de combustível em uma fatura de frete?
É um ajuste calculado conforme o contrato de transporte ou a confirmação da tarifa. O método pode usar distância, percentual, índice ou outra fórmula. Mostre-o separadamente quando o acordo fizer essa separação e guarde a tarifa ou o comprovante necessário para conferir o cálculo.
Por que a fatura precisa do BOL e do número da carga?
O pagador usa as referências da remessa para relacionar a fatura à confirmação da tarifa e ao comprovante de entrega. Inclua os números de carga, conhecimento de embarque, pedido de compra, PRO ou outros exigidos pelo acordo. Uma referência obrigatória ausente ou incorreta pode atrasar a análise.