O que incluir em uma fatura de HVAC
Separe a mão de obra, as peças e qualquer taxa de diagnóstico ou visita quando isso corresponder ao orçamento. Acrescente um número de fatura exclusivo e a data do serviço para que as duas partes possam acompanhar o trabalho.
Registre o fabricante, o modelo e o número de série quando essas informações ajudarem a identificar o equipamento atendido ou servirem para o registro de garantia. Uma breve observação sobre o problema informado, as constatações e o serviço executado pode tornar a fatura útil junto ao registro completo do atendimento. Não inclua informações confidenciais sobre o local ou os ocupantes em uma fatura que será compartilhada amplamente.
- Dados da empresa e número da licença
- Razão social, endereço, dados de contato e número da licença de HVAC ou do prestador de serviços, quando ele for exigido na fatura.
- Cliente e endereço do serviço
- O nome do cliente e o endereço onde o serviço foi realizado, que pode ser diferente do endereço de cobrança de proprietários e administradores de imóveis.
- Fabricante, modelo e número de série do equipamento
- A unidade atendida ou instalada, identificada pelo fabricante, modelo e número de série, para relacionar peças e solicitações de garantia ao equipamento correto.
- Mão de obra
- Horas multiplicadas pelo valor por hora ou um preço fixo pelo serviço, com a descrição do trabalho. Informe separadamente o tempo de um segundo técnico ou auxiliar.
- Peças e fluido refrigerante
- Peças listadas com quantidade e preço, além do tipo e da quantidade de fluido refrigerante fornecido. Mostre a recuperação ou o descarte como serviço quando forem cobrados.
- Taxas, totais e condições
- Taxa de diagnóstico ou visita, qualquer adicional por atendimento fora do horário, subtotal, imposto aplicável, total devido, data de vencimento e instruções de pagamento.
Como empresas de HVAC cobram: por hora, preço fixo e taxa de visita
O serviço de HVAC pode ser cobrado por hora ou por preço fixo. Mostre a forma de cobrança da mão de obra acordada e informe qualquer taxa de diagnóstico ou visita, inclusive se ela será descontada de um serviço posterior.
Quando houver fornecimento de fluido refrigerante, registre o tipo e a quantidade cobrada, quando apropriado. A recuperação, o manuseio, a regeneração e o descarte são regulamentados de formas diferentes entre jurisdições e devem ser descritos de acordo com o serviço realmente executado. Sempre que possível, informe antes do deslocamento qualquer adicional por atendimento fora do horário ou emergência e mostre-o separadamente.
Itens de uma fatura típica de HVAC
Uma fatura de atendimento pode listar uma taxa de diagnóstico ou visita, a mão de obra, as peças e o fluido refrigerante fornecido. Uma fatura de instalação pode listar os equipamentos, a mão de obra de instalação, outros materiais, a retirada da unidade antiga e as taxas de licença, quando aplicáveis.
Para um contrato de manutenção, informe o nome e o período do plano e mostre qualquer desconto real do plano como crédito. A fatura deve corresponder ao orçamento ou contrato de serviço aceito.
- Taxa de diagnóstico ou visita
- A cobrança fixa pelo deslocamento e pela identificação da falha, que muitas vezes é descontada do reparo quando o cliente decide prosseguir.
- Mão de obra
- Horas de reparo ou instalação pelo valor cobrado ou um preço fixo pelo serviço, com uma descrição clara do trabalho.
- Peças
- Capacitores, contatores, motores, ignitores, filtros, termostatos e itens semelhantes, cada um com quantidade e preço unitário.
- Fluido refrigerante
- Tipo e quantidade fornecida. Descreva separadamente a recuperação, a regeneração ou o descarte do fluido refrigerante quando esse serviço for cobrado.
- Equipamentos (instalações)
- O forno de aquecimento, a condensadora, a bomba de calor ou a unidade de tratamento de ar fornecida, identificada por fabricante e modelo, em uma linha própria.
- Licença, retirada e desconto do plano
- Taxas de licença e descarte da unidade antiga, quando aplicáveis, além de qualquer desconto do plano de manutenção ou de associação mostrado como crédito.
Condições de pagamento e registros de serviço
Use o evento de pagamento, o cronograma e o meio acordados para o serviço ou a instalação. Um projeto pode usar pagamento antecipado ou por etapas, conforme o contrato e as regras de proteção ao consumidor aplicáveis. Informe uma data de vencimento específica e mostre o diagnóstico, a mão de obra, as peças, os equipamentos e os pagamentos anteriores da forma exigida pelo orçamento.
Registre o modelo e o número de série quando forem úteis e apropriados para o cadastro do ativo ou o registro de garantia. Mantenha qualquer registro regulamentado de fluido refrigerante, inspeção, descarte ou serviço no formato exigido. Uma fatura não o substitui automaticamente. Inclua juros por atraso somente quando o acordo e a lei permitirem.
Perguntas sobre faturas de HVAC
O que uma fatura de HVAC deve incluir?
Os campos úteis incluem o identificador da fatura e a data do serviço, os dados da empresa e o número da licença quando exigido, o cliente e o endereço do serviço, referências úteis dos equipamentos, mão de obra, peças, fluido refrigerante fornecido, taxas de diagnóstico ou visita, total devido e condições de pagamento. Acrescente qualquer informação específica exigida para a transação e mantenha separadamente os registros regulamentados mais completos de serviço ou fluido refrigerante.
Devo cobrar o serviço de HVAC por hora ou por preço fixo?
Use a forma de cobrança definida no orçamento ou contrato de serviço aceito. A cobrança por hora mostra o tempo faturável e o valor por hora. A cobrança por preço fixo mostra o valor de uma tarefa, etapa ou instalação definida. Descreva o serviço e registre separadamente qualquer alteração aprovada.
Como cobrar pelo fluido refrigerante em uma fatura?
Coloque o fluido refrigerante fornecido em uma linha própria, com o tipo e a quantidade. Se você cobrar pela recuperação, regeneração ou descarte, descreva esse serviço separadamente. Siga as regras de licenciamento, manuseio e registro aplicáveis ao fluido refrigerante e à jurisdição.
Posso adicionar uma taxa de emergência ou atendimento fora do horário?
Você pode cobrar uma taxa de emergência ou atendimento fora do horário que tenha sido acordada. Sempre que possível, informe-a antes do deslocamento e mostre-a separadamente da mão de obra para que o cliente possa conferir o adicional.
Por que devo registrar o modelo e o número de série do equipamento?
O modelo e o número de série identificam a unidade atendida e podem ajudar nos registros de garantia do fabricante ou instalador. Eles também ajudam o administrador do imóvel a relacionar a fatura ao ativo correto. Confirme quais informações pessoais ou do local o cliente deseja incluir antes de colocá-las em um documento compartilhado.