O que são uma ordem de compra e uma fatura?
Uma ordem de compra é um documento que o comprador envia ao fornecedor para pedir bens ou serviços. Ela pode informar escopo, quantidade, preço combinado, instruções de entrega e condições. A formação de um contrato vinculante na emissão, aceitação, execução ou em outro evento depende da lei aplicável e do acordo entre as partes. Condições conflitantes do fornecedor e do comprador também podem ser relevantes.
Uma fatura normalmente é emitida pelo vendedor para informar o que está sendo cobrado e quando o pagamento vence. Ela registra uma cobrança com base no pedido ou contrato existente, mas não necessariamente cria a obrigação. O momento de emissão, a numeração e o conteúdo tributário dependem da transação e das regras locais. Antes de aprovar o pagamento, a equipe financeira costuma compará-la com a PO e com o registro de entrega ou aceitação.
Quem emite cada documento e em que momento?
Normalmente, a PO vai do comprador para o vendedor e a fatura vai do vendedor para o comprador. O momento é menos rígido. O fornecedor pode faturar um sinal antes do trabalho, cobrar por marcos durante um projeto ou emitir depois da entrega. Autofaturamento e acordos com marketplaces podem mudar quem prepara a fatura.
Identifique o documento pela finalidade e pelas condições, não apenas pelo layout.
| Aspecto | Ordem de compra (PO) | Fatura |
|---|---|---|
| Emissor habitual | Comprador | Vendedor, salvo acordos permitidos de autofaturamento |
| Momento habitual | Antes do fornecimento, para fazer um pedido | No momento combinado ou exigido por lei para faturar |
| Finalidade | Autorizar e descrever uma compra | Informar o que foi cobrado e quando vence |
| Referência principal | Número da PO atribuído pelo comprador | Identificador da fatura exigido pelas regras aplicáveis |
| Efeito operacional | Apoiar aprovação e execução do pedido | Apoiar aprovação do pagamento e contabilidade |
| Situação fiscal | Normalmente não é um documento fiscal | Só serve como comprovante fiscal válido quando atende aos requisitos aplicáveis |
Quais dados entram na PO e quais entram na fatura?
Quando os documentos tratam do mesmo fornecimento solicitado, muitos campos coincidem: as partes, os itens, as quantidades, os preços combinados e o tratamento tributário. As diferenças estão nas referências de identificação e na finalidade. A ordem de compra destaca o número da PO e as instruções de entrega. A fatura destaca o número da fatura, a data de emissão, o vencimento e os dados de pagamento. Os dois documentos são feitos para se corresponder e permitir a conferência. O FreeBillGen pode preparar o rascunho da fatura, mas não tem um campo específico para o número da PO. Se o comprador aceitar, informe a referência com clareza em uma descrição de item disponível ou nas observações.
- Título do documento
- Identifique a PO como "Ordem de compra" e a fatura como "Fatura" para deixar claras as funções.
- Números de referência
- A PO leva a referência do comprador. A fatura leva seu próprio identificador obrigatório e costuma citar a referência da PO.
- Dados do comprador e do vendedor
- Os dois documentos costumam identificar as partes, mas nomes, endereços e números fiscais obrigatórios variam.
- Itens e preços
- Descreva escopo, quantidade e preço com clareza suficiente para conferir os itens combinados e as alterações aprovadas.
- Datas
- A PO pode mostrar as datas do pedido e da entrega solicitada. A fatura pode mostrar as datas de emissão, fornecimento e vencimento.
- Impostos
- A PO pode estimar o imposto. A fatura deve usar o tratamento tributário real e cumprir as regras locais para documentos fiscais quando isso for relevante.
- Condições e instruções
- A PO costuma informar as condições de entrega e aceitação. A fatura normalmente informa as condições de pagamento e um meio de pagamento verificado.
Como funciona a conferência entre PO e fatura?
A conferência entre PO e fatura é um controle de contas a pagar. A equipe compara a fatura do fornecedor com os registros de compra aprovados antes do pagamento. Uma diferença pode ser encaminhada para análise, em vez de ser tratada como prova de que um dos documentos está errado.
A conferência em três vias compara a ordem de compra, o registro de recebimento dos bens ou aceitação do serviço e a fatura. A conferência em duas vias compara a PO com a fatura. Os sistemas podem admitir tolerâncias combinadas para preço, quantidade, frete, imposto ou entregas parciais, por isso nem sempre é necessária uma correspondência exata caractere por caractere.
A conferência pode detectar faturas duplicadas, quantidades não aprovadas e diferenças de preço. Cite a referência da PO quando as instruções do comprador exigirem e documente as alterações autorizadas em vez de modificar a fatura apenas para forçar uma correspondência.
- Conferência em duas vias
- Compara a ordem de compra com a fatura, inclusive preço e quantidade. É comum em serviços sem bens físicos para receber.
- Conferência em três vias
- Compara a ordem de compra, um registro de recebimento ou aceitação e a fatura. É comum em compras controladas.
- Aplicação de tolerâncias
- Analise as diferenças conforme as regras de tolerância e exceção aprovadas pelo comprador, sem presumir que toda divergência bloqueia o pagamento.
- Referência ao número da PO
- Cite a PO do comprador quando exigido, para que a equipe de contas a pagar encontre o pedido aprovado.
Quando uma ordem de compra é realmente necessária?
Nem toda venda usa uma ordem de compra. Muitas pequenas empresas, profissionais autônomos e vendas no varejo trabalham com um orçamento ou contrato aceito. Organizações maiores costumam exigir uma PO porque ela registra a aprovação da despesa e sustenta uma trilha de auditoria.
Se o comprador usa um sistema de PO, sempre que possível obtenha a ordem aprovada e as instruções de faturamento antes de começar. Um orçamento aceito pode registrar dados comerciais semelhantes, mas não equivale automaticamente a uma PO nos controles do comprador nem conforme o contrato aplicável.
Dúvidas sobre ordem de compra e fatura
Qual é a principal diferença entre uma ordem de compra e uma fatura?
A ordem de compra costuma ser o pedido documentado pelo comprador. A fatura costuma ser a declaração do vendedor sobre o que está sendo cobrado e o que vence. Elas podem ser conferidas entre si, mas o momento e o efeito jurídico dependem do contrato, das regras tributárias e do processo de compras.
A ordem de compra vem antes ou depois da fatura?
Normalmente, antes. O comprador costuma emitir a PO antes do fornecimento, depois o vendedor fatura no momento combinado ou exigido por lei. Sinais, cobrança por marcos, fornecimentos recorrentes e autofaturamento podem criar outra sequência.
Uma ordem de compra pode ser usada como fatura?
Em geral, não. Uma PO autoriza ou descreve a compra. Normalmente, ela não é a cobrança do vendedor nem um comprovante válido de IVA. O acordo ainda pode tornar o pagamento devido sem uma fatura convencional, enquanto um documento fiscal só é válido se cumprir os requisitos aplicáveis.
O que é conferência em três vias?
A conferência em três vias compara a ordem de compra, um registro de recebimento dos bens ou aceitação do serviço e a fatura antes da aprovação. O comprador pode aplicar tolerâncias documentadas e encaminhar diferenças para análise. É um controle, não uma regra de que todo caractere deve ser idêntico.
Preciso colocar o número da PO na fatura?
Inclua-o quando o contrato ou as instruções de faturamento do comprador exigirem. Referências ausentes ou incorretas podem atrasar a aprovação ou causar rejeição nesse processo. Peça a referência aprovada e não invente uma.
Pequenas empresas e autônomos precisam de ordens de compra?
Não necessariamente. Muitos usam um orçamento ou contrato aceito. Use uma PO quando o processo do comprador ou o acordo exigir, especialmente quando forem importantes a aprovação da despesa, os pedidos recorrentes ou uma trilha formal de auditoria.