Wat is een factuur voor grafisch ontwerp?
Een factuur voor grafisch ontwerp is een betalingsverzoek van een ontwerper of studio. Vermeld het project of de opdrachtomschrijving, het geleverde werk of de factureerbare mijlpaal, de hoeveelheid en het tarief of de vaste vergoeding, goedgekeurde uitgaven, eerdere betalingen, bevestigde belasting en het huidige saldo.
Een projectvergoeding betreft een overeengekomen bedrag voor een gedefinieerde omvang of mijlpaal. Een factuur op basis van een uur- of dagtarief toont de geregistreerde tijd en het overeengekomen tarief. Een factuur voor een retainer vermeldt de gedekte periode en de omvang. Gebruik het model in de overeenkomst en registreer goedgekeurd werk buiten die omvang apart.
Gebruiksrechten, eigendom, levering van bronbestanden, revisielimieten en licenties voor assets van derden horen thuis in het contract of de licentieovereenkomst. De factuur kan naar deze voorwaarden verwijzen en een overeengekomen vergoeding in rekening brengen, maar mag deze niet vaststellen of wijzigen nadat het werk is opgeleverd.
Wat moet er op een ontwerpfactuur staan?
Gebruik het factuurnummer en de velden voor partij, datum, belasting en betaling die vereist zijn voor de transactie. Voor ontwerpwerk kunnen de volgende details de klant helpen de kosten te koppelen aan de opdrachtomschrijving en de schriftelijke rechten of leveringsvoorwaarden:
- Verwijzing naar project of opdrachtomschrijving
- De projectnaam, de opdrachtomschrijving of een inkoopordernummer, zodat de klant de factuur kan koppelen aan het werk dat hij heeft goedgekeurd.
- Beschrijving van het werk
- Een regel voor elk te leveren product, zoals een logo-ontwerp, merkrichtlijnen of webelementen, met het aantal uren en het uurtarief of het overeengekomen vaste bedrag.
- Aanbetaling en saldo
- Eventuele reeds betaalde aanbetalingen worden weergegeven als een tegoed, en het resterende saldo is nu verschuldigd, zodat de bedragen ondubbelzinnig zijn.
- Herzieningen
- Het aantal inbegrepen revisierondes, en een aparte regel voor eventuele extra rondes waarvoor bovenop dat aantal kosten in rekening worden gebracht.
- Kosten voor stockmateriaal en licenties
- Lettertypen, stockfoto’s, pictogrammen of andere gelicentieerde middelen die voor het project zijn aangeschaft, worden apart van uw ontwerptarief vermeld.
- Gebruiksrechten en totalen
- Een korte toelichting over welke rechten bij betaling worden overgedragen en wat de overdracht van het bronbestand omvat, plus het subtotaal, eventuele belastingen en het verschuldigde totaalbedrag.
Aanbetalingen en revisierondes
Een ontwerpovereenkomst kan een vooruitbetaling, gefaseerde betalingen of betaling na een factureringsgebeurtenis vereisen. Er is geen universele regel voor percentages of terugbetalingen. Vermeld het bedrag, het tijdstip, de voorwaarden voor terugbetaling of annulering en eventuele beperkingen op grond van het consumentenrecht voordat u het bedrag int. Vermeld op een latere factuur de eerdere betaling als een tegoed of verreken deze op een andere manier duidelijk met het huidige saldo.
Geef in de offerte of het contract aan hoeveel revisierondes of uren zijn inbegrepen. Wanneer de klant werk goedkeurt dat buiten die limiet valt, factureer dit dan als een aparte regel met de overeengekomen hoeveelheid en het overeengekomen tarief of een vast bedrag. De factuur moet de goedgekeurde wijziging vermelden, en mag niet voor het eerst een revisielimiet of -vergoeding introduceren.
Gebruiksrechten, licenties en bronbestanden
Een ontwerpfactuur kan vermelden wie het werk mag gebruiken en hoe, maar de rechten zelf moeten in het contract of de licentie worden vastgelegd. Bepaal van tevoren of er eigendomsoverdracht plaatsvindt of dat er een licentie wordt verleend, wanneer die wijziging van kracht wordt, en welke media, welk geografisch gebied en welke looptijd van toepassing zijn. Standaardbepalingen inzake auteursrecht en regels voor de overdracht van rechten verschillen per rechtsgebied, dus betaling alleen leidt niet overal tot hetzelfde resultaat.
Vermeld licenties voor stockmateriaal, zoals lettertypen, foto’s of pictogrammen, apart wanneer deze aan de klant worden doorgegeven. Controleer of de licentie voor het materiaal kan worden overgedragen of dat de klant een eigen licentie moet aanschaffen. Vermeld ook of bronbestanden zijn inbegrepen en in welke formaten deze worden overgedragen. De factuur moet aansluiten bij de ondertekende rechten en leveringsvoorwaarden, in plaats van deze te vervangen.
Belasting, betalingsvoorwaarden en weergave
De behandeling van btw, GST en omzetbelasting is afhankelijk van uw registratie, de plaats van levering, de klant en welke rechten of diensten worden geleverd. Bij grensoverschrijdende B2B-transacties kan een verlegging van de btw-aansprakelijkheid van toepassing zijn, maar dit gebeurt niet automatisch. Controleer het vereiste tarief, de belastingnummers en de factuurformulering voor de opdracht.
Gebruik de met de klant overeengekomen betalingsvoorwaarden en vermeld een expliciete vervaldatum. Vermeld de betalingsgegevens die u daadwerkelijk accepteert op de factuur en verstuur deze onmiddellijk na het overeengekomen factureringsmoment. Een PDF behoudt de beoogde opmaak, maar vervangt niet het onderliggende contract, de toekenning van rechten of het leveringsbewijs.
Vragen over facturen voor grafisch ontwerp
Wat moet er op een factuur voor grafisch ontwerp staan?
Nuttige velden zijn onder meer het factuurnummer, gegevens van leverancier en klant, uitgifte- en vervaldata, projectreferentie, geleverd werk of mijlpaal, factureringsbasis, goedgekeurde herzieningen en kosten voor ontwerpmiddelen, eerdere betalingen, bevestigde belasting, totaal verschuldigd bedrag en betalingsinstructies. Verwijs waar relevant naar de afzonderlijke rechten- of leveringsovereenkomst en voeg eventueel lokaal vereiste velden toe.
Moet ik per project of per uur factureren?
Gebruik het model dat voor de opdracht is overeengekomen. Bij projectvergoeding wordt een gedefinieerde omvang of mijlpaal gefactureerd. Bij facturering op uur- of dagtarief worden de geregistreerde tijd en het tarief weergegeven. Bij een retainer worden de gedekte periode en de omvang vermeld. Registreer goedgekeurd werk buiten de oorspronkelijke omvang apart.
Hoeveel aanbetaling moet een ontwerper vragen?
Een ontwerpovereenkomst kan gebruikmaken van een aanbetaling in procenten of gefaseerde betalingen, maar er is geen universeel tarief. Leg het bedrag, de vervaldatum, de voorwaarden voor terugbetaling of annulering en eventuele beperkingen op grond van het consumentenrecht schriftelijk vast. Vermeld een betaalde aanbetaling als tegoed op de latere eindafrekening.
Hoe breng ik extra herzieningen in rekening?
Bepaal de inbegrepen revisies of uren voordat het werk begint. Als de klant werk goedkeurt dat buiten die limiet valt, vermeld dit dan op een aparte regel met de overeengekomen hoeveelheid en het tarief of het vaste bedrag. Voer revisiekosten niet voor het eerst pas in op de factuur.
Wie is eigenaar van de bronbestanden en de ontwerprechten?
Leg eigendom, reikwijdte van de licentie, timing en levering van het bronbestand vast in een schriftelijk contract. De factuur kan naar deze voorwaarden verwijzen en eventuele afzonderlijke licentie- of overdrachtskosten vermelden. Standaardbepalingen inzake auteursrecht en formele vereisten voor overdracht variëren, dus ga er niet van uit dat betaling op zich alle rechten overdraagt.