Qué es una factura de diseño gráfico
Una factura de diseño gráfico es una solicitud de pago de un diseñador o estudio. Identifique el proyecto o encargo, el trabajo entregado o el hito facturable, la cantidad y la tarifa o el importe fijo, los gastos aprobados, los pagos anteriores, los impuestos confirmados y el saldo actual.
Un importe por proyecto factura una cantidad acordada por un alcance o hito definido. Una factura por horas o por tarifa diaria muestra el tiempo registrado y la tarifa acordada. Una factura de iguala indica el período y el alcance cubiertos. Utilice el modelo establecido en el acuerdo y registre por separado el trabajo aprobado fuera de ese alcance.
Los derechos de uso, la propiedad, la entrega de archivos fuente, los límites de revisión y las licencias de recursos de terceros corresponden al contrato o la licencia. La factura puede hacer referencia a esas condiciones y facturar un importe acordado, pero no debe intentar crearlas ni modificarlas una vez entregado el trabajo.
Qué incluir en una factura de diseño
Utilice el identificador de factura y los campos de partes, fecha, impuestos y pago necesarios para la transacción. En el caso del trabajo de diseño, los siguientes detalles pueden ayudar al cliente a asociar el cargo con el encargo y con las condiciones escritas de derechos o entrega:
- Referencia del proyecto o del encargo
- El nombre del proyecto, el encargo o un número de orden de compra, para que el cliente pueda asociar la factura al trabajo que aprobó.
- Descripción del trabajo
- Una línea por cada entregable, como el diseño de logotipo, las directrices de marca o los recursos web, con las horas y la tarifa o el importe fijo acordado.
- Anticipo y saldo pendiente
- El anticipo ya pagado, mostrado como abono, y el saldo restante adeudado, para que las cifras no den lugar a ambigüedad.
- Revisiones
- El número de rondas de revisión incluidas y una línea aparte para las rondas adicionales facturadas por encima de ese límite.
- Costes de recursos de stock y licencias
- Fuentes tipográficas, fotografías de stock, iconos u otros recursos con licencia adquiridos para el proyecto, desglosados por separado de los honorarios de diseño.
- Derechos de uso y totales
- Una breve nota sobre los derechos que se transfieren con el pago y lo que abarca la entrega de archivos fuente, además del subtotal, los impuestos aplicables y el total a pagar.
Anticipos y rondas de revisión
Un acuerdo de diseño puede requerir un pago anticipado, pagos fraccionados o el pago tras un evento de facturación. No existe un porcentaje ni una regla de reembolso universal. Indique el importe, el plazo, las condiciones de reembolso o cancelación y cualquier límite establecido por la normativa de protección al consumidor antes de cobrarlo. En una factura posterior, muestre el pago anterior como un abono o concílielo claramente con el saldo pendiente.
Defina las rondas de revisión u horas incluidas en el presupuesto o contrato. Cuando el cliente apruebe trabajo fuera de esa asignación, factúrelo como una línea aparte con la cantidad y la tarifa o el importe fijo acordados. La factura debe reflejar el cambio aprobado, no introducir por primera vez un límite de revisiones ni una tarifa por ellas.
Derechos de uso, licencias y archivos fuente
Una factura de diseño puede hacer referencia a quién puede utilizar el trabajo y de qué manera, pero los derechos en sí deben establecerse en el contrato o la licencia. Decida de antemano si se transfiere la titularidad o se concede una licencia, cuándo surte efecto ese cambio y qué medios, territorio y duración se aplican. Las normas predeterminadas sobre derechos de autor y cesión de derechos varían según la jurisdicción, por lo que el pago por sí solo no produce el mismo resultado en todas partes.
Enumere las licencias de recursos, como tipografías, fotografías o iconos, por separado cuando se trasladen al cliente. Verifique si la licencia del recurso puede transferirse o si requiere que el cliente adquiera su propia licencia. Indique también si se incluyen los archivos fuente y en qué formatos se entregarán. La factura debe reflejar los derechos y las condiciones de entrega firmados, no intentar sustituirlos.
Impuestos, condiciones de pago y presentación
El tratamiento del IVA, del GST y de los impuestos sobre las ventas depende de su registro, del lugar de prestación, del cliente y de los derechos o servicios suministrados. El diseño B2B transfronterizo puede acogerse a la inversión del sujeto pasivo, pero no se aplica automáticamente. Verifique el tipo impositivo aplicable, los números de identificación fiscal y la redacción de la factura para cada encargo.
Utilice las condiciones de pago acordadas con el cliente y muestre una fecha de vencimiento explícita. Incluya en la factura los datos de pago que realmente acepta y envíela con prontitud tras el evento de facturación acordado. Un PDF conserva el diseño previsto, pero no sustituye al contrato subyacente, a la cesión de derechos ni al registro de entrega.
Preguntas sobre la factura de diseño gráfico
¿Qué debe incluir una factura de diseño gráfico?
Los campos útiles incluyen el identificador de la factura, los datos del proveedor y del cliente, las fechas de emisión y de vencimiento, la referencia del proyecto, el trabajo entregado o hito alcanzado, la base de facturación, las revisiones aprobadas y los costes de recursos, los pagos anteriores, los impuestos confirmados, el total a pagar y las instrucciones de pago. Haga referencia al acuerdo de derechos o de entrega independiente cuando proceda y añada los campos que se exijan localmente.
¿Debo facturar por proyecto o por hora?
Utilice el modelo acordado para el encargo. Una tarifa por proyecto factura un alcance o hito definido. La facturación por horas o por jornada muestra el tiempo registrado y la tarifa. Una iguala indica el período y el alcance cubiertos. Registre por separado el trabajo aprobado que quede fuera del alcance original.
¿Cuánto anticipo debe solicitar un diseñador?
Un acuerdo de diseño puede incluir un anticipo porcentual o pagos fraccionados, pero no existe una tasa universal. Registre por escrito el importe, la fecha de vencimiento, las condiciones de reembolso o cancelación y cualquier límite establecido por la normativa de protección al consumidor. Muestre un anticipo pagado como un abono en la factura posterior del saldo pendiente.
¿Cómo facturo las revisiones adicionales?
Defina las revisiones u horas incluidas antes de comenzar el trabajo. Si el cliente aprueba trabajo más allá de esa asignación, muéstrelo como una línea aparte con la cantidad y la tarifa o el importe fijo acordados. No introduzca una tarifa por revisión por primera vez en la factura.
¿A quién pertenecen los archivos fuente y los derechos de diseño?
Establezca la titularidad, el alcance de la licencia, los plazos y la entrega de los archivos fuente en un contrato por escrito. La factura puede hacer referencia a dichos términos e incluir cualquier cargo aparte por licencia o por entrega. El régimen predeterminado de derechos de autor y los requisitos formales de cesión varían, por lo que no debe asumir que el pago por sí solo transfiere todos los derechos.