Czym jest faktura za projekt graficzny
Faktura za projekt graficzny jest żądaniem zapłaty wystawianym przez projektanta lub studio. Powinna wskazywać projekt albo opis zlecenia, dostarczoną pracę lub rozliczany kamień milowy, liczbę jednostek i stawkę albo opłatę stałą, zatwierdzone wydatki, wcześniejsze płatności, potwierdzony podatek oraz bieżące saldo.
Opłata projektowa rozlicza uzgodnioną kwotę za określony zakres lub kamień milowy. Faktura według stawki godzinowej albo dziennej wykazuje zarejestrowany czas i uzgodnioną stawkę. Faktura za stałą obsługę wskazuje objęty nią okres i zakres. Należy stosować model określony w umowie, a zatwierdzone prace poza tym zakresem wykazywać oddzielnie.
Prawa do korzystania, własność, przekazanie plików źródłowych, limity rund poprawek i licencje na zasoby podmiotów trzecich powinny być określone w umowie lub licencji. Faktura może odwoływać się do tych warunków i wykazywać uzgodnioną opłatę, ale nie powinna ustanawiać ani zmieniać ich po dostarczeniu pracy.
Co umieścić na fakturze projektowej
Należy podać identyfikator faktury, dane stron, daty, podatek i informacje płatnicze wymagane dla transakcji. Przy pracy projektowej poniższe szczegóły pomagają klientowi powiązać opłatę z briefem oraz pisemnymi warunkami praw i dostawy:
- Numer projektu lub zlecenia
- Nazwa projektu, brief lub numer zamówienia, aby klient mógł dopasować fakturę do pracy, którą zatwierdził.
- Opis pracy
- Osobna pozycja dla każdego elementu dostarczonego, takiego jak projekt logo, księga znaku lub materiały na stronę, z godzinami i stawką lub ustaloną stałą ceną.
- Zaliczka i saldo
- Wszelka wpłacona z góry zaliczka, wykazana jako uznanie, oraz pozostałe saldo należne teraz, aby kwoty były jednoznaczne.
- Poprawki
- Liczba zawartych rund poprawek oraz osobna pozycja za wszelkie dodatkowe rundy naliczane ponad to.
- Koszty stocku i licencji
- Czcionki, zdjęcia stockowe, ikony lub inne licencjonowane zasoby kupione do projektu, wykazane osobno od honorarium projektowego.
- Prawa do użytkowania i sumy
- Krótka notatka o tym, jakie prawa przechodzą po zapłacie i co obejmuje przekazanie plików źródłowych, plus suma częściowa, ewentualny podatek oraz kwota należna do zapłaty.
Zaliczki i rundy poprawek
Umowa projektowa może przewidywać płatność z góry, płatności etapowe albo płatność po określonym zdarzeniu rozliczeniowym. Nie istnieje uniwersalna stawka procentowa ani zasada zwrotu. Przed pobraniem płatności należy określić kwotę, termin, warunki zwrotu lub anulowania oraz wszelkie ograniczenia wynikające z prawa konsumenckiego. Na późniejszej fakturze wcześniejszą płatność trzeba wykazać jako uznanie albo w inny sposób jasno uzgodnić z bieżącym saldem.
Oferta lub umowa powinna określać liczbę rund poprawek albo godzin zawartych w cenie. Jeśli klient zatwierdzi pracę wykraczającą poza ten limit, należy rozliczyć ją w osobnej pozycji z uzgodnioną liczbą jednostek i stawką albo stałą kwotą. Faktura powinna dokumentować zatwierdzoną zmianę, a nie po raz pierwszy wprowadzać limit poprawek lub opłatę.
Prawa do użytkowania, licencje i pliki źródłowe
Faktura za projekt może wskazywać, kto i w jaki sposób może korzystać z pracy, ale same prawa powinny być określone w umowie lub licencji. Z góry należy ustalić, czy następuje przeniesienie własności, czy udzielenie licencji, kiedy zmiana staje się skuteczna oraz jakich mediów, terytorium i okresu dotyczy. Domyślne zasady prawa autorskiego i przenoszenia praw różnią się zależnie od jurysdykcji, dlatego sama płatność nie wywołuje wszędzie takiego samego skutku.
Licencje na zasoby stockowe, takie jak czcionki, zdjęcia lub ikony, należy wykazać oddzielnie, jeśli ich koszt jest przenoszony na klienta. Trzeba sprawdzić, czy licencję można przenieść, czy klient musi kupić własne stanowisko. Należy również wskazać, czy pliki źródłowe są objęte zleceniem i w jakich formatach zostaną przekazane. Faktura powinna odpowiadać podpisanym warunkom dotyczącym praw i dostawy, a nie próbować ich zastępować.
Podatek, warunki płatności i prezentacja
VAT, GST i podatek od sprzedaży zależą od statusu rejestracji, miejsca świadczenia, klienta oraz dostarczanych praw lub usług. Transgraniczne usługi projektowe B2B mogą podlegać odwrotnemu obciążeniu, ale nie dzieje się to automatycznie. Trzeba sprawdzić wymaganą stawkę, numery podatkowe i treść faktury dla danego zlecenia.
Należy zastosować warunki płatności uzgodnione z klientem i podać jasną datę. Faktura powinna zawierać faktycznie akceptowane dane płatnicze i zostać wysłana po uzgodnionym zdarzeniu rozliczeniowym. PDF zachowuje układ, ale nie zastępuje umowy, dokumentu przeniesienia praw ani potwierdzenia dostawy.
Pytania o fakturę za projekt graficzny
Co powinna zawierać faktura za projekt graficzny?
Przydatne pola obejmują identyfikator faktury, dane dostawcy i klienta, datę wystawienia i termin płatności, odniesienie do projektu, dostarczoną pracę lub etap, podstawę rozliczenia, zatwierdzone poprawki i koszty zasobów, wcześniejsze płatności, potwierdzony podatek, kwotę należną i instrukcje płatności. W razie potrzeby należy odwołać się do osobnej umowy dotyczącej praw lub dostawy i dodać pola wymagane lokalnie.
Czy rozliczać projekt, czy godziny?
Należy zastosować model uzgodniony w umowie. Stała opłata pasuje do określonego projektu lub etapu, a rozliczenie godzinowe albo dzienne do pracy otwartej lub ciągłej. Stała obsługa powinna wskazywać objęty okres i zakres. Zatwierdzone prace poza zakresem trzeba wykazać osobno.
O jaką zaliczkę powinien poprosić projektant?
Umowa projektowa może przewidywać płatność procentową z góry lub płatności etapowe, ale nie istnieje uniwersalna stawka. Kwotę, termin, warunki zwrotu lub anulowania oraz ograniczenia prawa konsumenckiego trzeba ustalić na piśmie. Wcześniejszą płatność należy wykazać jako uznanie na późniejszej fakturze końcowej.
Jak rozliczyć dodatkowe poprawki?
Liczbę rund lub godzin poprawek objętych ceną należy określić w ofercie albo umowie. Zatwierdzone prace przekraczające limit trzeba wykazać osobno z uzgodnioną ilością i stawką lub stałą kwotą. Faktura powinna dokumentować zatwierdzoną zmianę, a nie po raz pierwszy wprowadzać limit albo opłatę.
Do kogo należą pliki źródłowe i prawa do projektu?
Własność, zakres licencji, terminy i przekazanie plików źródłowych należy określić w pisemnej umowie. Faktura może odwoływać się do tych warunków i wykazywać osobną opłatę za licencję lub przekazanie plików. Domyślne zasady prawa autorskiego i wymogi formalne przeniesienia praw różnią się zależnie od jurysdykcji, dlatego nie należy zakładać, że sama płatność przenosi wszystkie prawa.