Wat op een bijlesfactuur moet staan
Vermeld de aanbieder, de betaler, de leerling waar van toepassing, de serviceperiode en de factuurgegevens die voor de transactie vereist zijn. Vermeld elke les met datum, vak of programma, en duur wanneer de overeenkomst individuele sessies factureert. Beperk de informatie over de leerling en het onderwijs tot wat de betaler en het facturatieproces nodig hebben.
Vermeld het overeengekomen uurtarief, bedrag per sessie, blokbedrag of terugkerend bedrag. Vermeld goedgekeurde materialen, beoordelingskosten, platformkosten of reiskosten apart wanneer deze niet in de basisprijs zijn inbegrepen. Als meerdere leerlingen op één factuur worden gefactureerd, organiseer de regels dan overzichtelijk zonder onnodige persoonlijke gegevens bloot te leggen.
- Gegevens van de bijlesdocent en de leerling
- Uw naam of bedrijfsnaam en contactgegevens, plus de naam van de leerling en de naam en het adres van de ouder of betaler, zodat de factuur gericht is aan degene die betaalt.
- Vak, niveau en data
- Het vak en het niveau (bijvoorbeeld GCSE Wiskunde of A-level Scheikunde) en de datum van elke sessie, zodat de ouder de kosten kan koppelen aan de lessen die hebben plaatsgevonden.
- Duur en tarief per sessie
- De duur van elke les en uw uurtarief, of een vast bedrag per sessie, duidelijk weergegeven zodat de berekening op de factuur eenvoudig te volgen is.
- Materialen en leermiddelen
- Gedrukte werkboeken, oude examens, examenkosten of online-platformkosten, apart vermeld van het lesgeld tegen de prijs die u bent overeengekomen.
- Reis- of locatiekosten
- Eventuele reiskosten voor bijles aan huis bij de leerling, of een verschil in tarief tussen online sessies en sessies op locatie, op een aparte regel vermeld.
- Totaal verschuldigd bedrag en betalingsvoorwaarden
- Het totaalbedrag, de vervaldatum, uw geaccepteerde betaalmethoden en een eventueel reeds betaalde aanbetaling of vooruitbetaald urenblok, zodat het openstaande bedrag eenduidig is.
Hoe bijlesdocenten factureren: per uur, per sessie of vooruitbetaalde blokken
Facturatie per uur toont de gegeven lestijd en het overeengekomen tarief. Facturatie per sessie toont een vast bedrag voor een les met een vaste duur. Een vooruitbetaald blok of terugkerende regeling volgt het schriftelijk vastgelegde aantal sessies, de gebruiksperiode, het facturatiemoment, de restitutie-, vervaldatum- en annuleringsvoorwaarden. Vermeld een resterend saldo alleen wanneer uw administratie dit kan staven.
Annulerings- of no-showkosten mogen alleen worden vermeld op basis van een beleid dat vóór de boeking is aanvaard en dat is toegestaan volgens de toepasselijke consumentenregels. Vermeld de geannuleerde sessie en de kosten zonder deze als gegeven les te presenteren. Factureer materialen, reiskosten, beoordelingen, platformkosten of kortingen tegen de prijs en behandeling die met de betaler zijn overeengekomen.
Belasting en administratie voor bijlesdocenten
Belasting op bijles hangt af van uw rechtsgebied, registratie, status als aanbieder, vak, leerling en de manier waarop de dienst wordt verleend. Een onderwijsvrijstelling kan alleen gelden voor specifieke aanbieders of vormen van onderwijs, dus ga er niet vanuit dat elke privéles vrijgesteld is. Controleer of u zich moet registreren, belasting moet rekenen of een vrijstellingsvermelding op de factuur moet opnemen. Aangifte van inkomsten en registratie voor indirecte belasting zijn afzonderlijke verplichtingen.
Houd een logboek bij van lessen en data, plus onderliggende stukken voor materialen. Als u via een bureau of platform werkt, controleer dan of u het platform, de leerling of geen van beide factureert, en of het platform documenten namens u uitgeeft.
Betalingsvoorwaarden en betaling ontvangen
Volg het factureermoment en het betalingsschema dat de betaler heeft geaccepteerd. Vermeld een kalenderdatum als vervaldatum en een geaccepteerde betaalmethode. Vooruitfacturering, vervaldatum, automatische verlenging, restitutie en annuleringsvoorwaarden moeten voldoen aan de overeenkomst en lokale consumentenregels.
Vermeld de lesdata of de programmaperiode die nodig zijn om de kosten te onderbouwen. Bewaar aanwezigheids-, goedkeurings-, materiaal-, betalings- en correctieregistraties voor de toepasselijke periode. Toon een lessaldo alleen als dit kan worden afgestemd met die registraties.
Vragen over bijlesfacturen
Wat moet er op een bijlesfactuur staan?
Nuttige velden zijn onder andere het factuurnummer en de datum, gegevens van de aanbieder en betaler, de leerling waar van toepassing, het vak of programma, lesdata en duur, de factureringsgrondslag, goedgekeurde extra's, de vastgestelde belasting, het totaalbedrag, de vervaldatum en de betaalmethode. Voeg eventuele velden voor school, platform, belasting of routering toe die voor de transactie vereist zijn.
Factureer ik per uur of per les?
Gebruik de grondslag uit de overeenkomst. Bij facturering per uur worden de gegeven lestijd en het tarief vermeld. Bij facturering per les wordt het vaste bedrag voor een les van de vastgestelde duur vermeld. Bij een vooruitbetaald lespakket of een doorlopende regeling worden het aantal lessen, de periode en het factureermoment vermeld. Maak het huidige bedrag en een eventueel geverifieerd resterend saldo inzichtelijk.
Mag ik kosten in rekening brengen voor een geannuleerde of gemiste les?
Alleen als de betaler akkoord is gegaan met een duidelijk beleid en de toepasselijke consumentenregels de kosten toestaan. Vermeld de opzegtermijn en het bedrag vóór de boeking. Als er kosten gelden, vermeld deze dan als een duidelijk gemarkeerde regel, apart van de lessen die wel hebben plaatsgevonden.
Reken ik btw of omzetbelasting op bijles?
Dat hangt af van uw rechtsgebied, registratie, status als aanbieder, vak, leerling en de manier van levering. Onderwijsvrijstellingen zijn vaak nauw gedefinieerd. Controleer of u zich moet registreren, belasting moet rekenen of een vrijstellingsvermelding moet opnemen, in plaats van ervan uit te gaan dat privéles vrijgesteld is.
Hoe factureer ik materialen zoals werkboeken of oude examens?
Vermeld materialen op een aparte regel tegen de afgesproken prijs, los van het lestarief, en bewaar de bon. Dit geldt voor gedrukte werkboeken, oude examens van examenbureaus, lesboeken of kosten voor een online platform die u namens de leerling voorschiet. Door materialen gescheiden te houden van het lestarief kan een ouder de factuur eenvoudig controleren en betalen.