Mi a megrendelés és mi a számla?
A megrendelés (purchase order, PO) egy olyan dokumentum, amelyet a vevő küld a szállítónak áruk vagy szolgáltatások megrendelésére. Tartalmazhatja a terjedelmet, a mennyiséget, a megállapodott árat, a szállítási instrukciókat és a feltételeket. Hogy a kiállítás, az elfogadás, a teljesítés vagy egyéb esemény révén válik-e kötelező érvényű szerződéssé, az az irányadó jogtól és a felek megállapodásától függ. Az egymásnak ellentmondó szállítói és vevői feltételek szintén lényegesek lehetnek.
A számla általában az eladó által kerül kiállításra annak feltüntetésére, hogy mit számláznak és mikor esedékes a fizetés. Egy alapul fekvő megrendelés vagy szerződés szerinti követelést rögzít; maga a számla nem feltétlenül hozza létre ezt a kötelezettséget. Időzítése, sorszámozása és adótartalma az ügylettől és a helyi szabályoktól függ. A pénzügyi csapatok a kifizetés jóváhagyása előtt gyakran összevetik a megrendeléssel, valamint a szállítási vagy teljesítésigazolási bizonylattal.
Ki és mikor állítja ki az egyes dokumentumokat?
A megszokott irány a megrendelésnél vevőtől az eladó felé, míg a számlánál az eladótól a vevő felé mutat. Az időzítés kevésbé kötött. A beszállító előleget számlázhat a munka megkezdése előtt, részszámlát bocsáthat ki a projekt mérföldköveihez igazodva, vagy számlázhat a teljesítés után is. Az önszámlázási és a piactéri konstrukciók módosíthatják azt, hogy ki állítja ki a számlát.
A dokumentum beazonosításához annak célját és feltételeit vegye figyelembe, ne kizárólag az elrendezését.
| Szempont | Megrendelés (PO) | Számla |
|---|---|---|
| Jellemző kiállító | Vevő | Eladó, a megengedett önszámlázási megállapodások függvényében |
| Jellemző időzítés | A teljesítés előtt, a rendelés leadásához | A megállapodás szerinti vagy jogszabályban előírt számlázási ponton |
| Cél | A vásárlás jóváhagyása és leírása | A kiszámlázott tétel és az esedékesség megadása |
| Fő hivatkozás | A vevő által kiosztott megrendelésszám (PO-szám) | A vonatkozó szabályok által megkövetelt számlaazonosító |
| Működési hatás | Támogatja a jóváhagyást és a teljesítést | Támogatja a kifizetés jóváhagyását és a könyvelést |
| Adójogi státusz | Rendszerint nem adóügyi bizonylat | Csak akkor érvényes adóügyi bizonylat, ha megfelel a vonatkozó követelményeknek |
Milyen adatok szerepelnek a megrendelőlapon és a számlán?
Amikor a dokumentumok ugyanarra a megrendelt teljesítésre vonatkoznak, mezőik gyakran átfedik egymást: a felek adatai, a tételsorok, a mennyiségek, a megállapodás szerinti árak és az adózási mód. A különbségek az azonosító hivatkozásokban és a célban rejlenek. A megrendelőlapon első helyen a megrendelésszám és a szállítási utasítások állnak; a számlán első helyen a számlaszám, a kiállítási dátum és a fizetési határidő, valamint a fizetési adatok szerepelnek. A kettő szándékosan úgy épül fel, hogy megfeleltethető és összevethető legyen. A FreeBillGen képes elkészíteni a számlatervezetet, de nem rendelkezik külön megrendelésszám mezővel; ha a vevő elfogadja, tüntesse fel egyértelműen a hivatkozást egy szabad tételleírásban vagy a megjegyzésben.
- Dokumentum megnevezése
- A megrendelőlapot „Megrendelőlapként”, a számlát pedig „Számlaként” jelölje meg, hogy a szerepük egyértelmű legyen.
- Hivatkozási számok
- A megrendelőlap a vevő hivatkozását tartalmazza. A számla a saját kötelező azonosítóját tünteti fel, és gyakran hivatkozik a megrendelés számára is.
- A vevő és az eladó adatai
- Mindkettő rendszerint azonosítja a feleket, de a kötelezően feltüntetendő nevek, címek és adóazonosítók eltérőek lehetnek.
- Tételsorok és árak
- A terjedelmet, a mennyiséget és az árat olyan egyértelműen határozza meg, hogy azok megfeleljenek a megállapodás szerinti tételeknek és a jóváhagyott módosításoknak.
- Dátumok
- A megrendelés tartalmazhatja a rendelés és a kért szállítás dátumát. A számla feltüntetheti a kiállítás, a teljesítés és az esedékesség dátumát.
- Adó
- A megrendelés tartalmazhat becsült adót. A számlának a tényleges adózási elbírálást kell alkalmaznia, és adott esetben meg kell felelnie a helyi adóügyi számlázási előírásoknak.
- Feltételek és utasítások
- A megrendelés gyakran rögzíti a szállítási és átvételi feltételeket. A számla rendszerint a fizetési feltételeket és az ellenőrzött fizetési módot tünteti fel.
Hogyan működik a megrendelés és a számla összevetése?
A megrendelés és a számla összevetése egy szállítói számlaellenőrzési kontrollfolyamat. A csapat a kifizetés előtt összehasonlítja a beszállító számláját a jóváhagyott beszerzési nyilvántartásokkal. Az eltéréseket felülvizsgálatra lehet küldeni ahelyett, hogy automatikusan hibásnak tekintenék bármelyik dokumentumot.
A háromoldalú egyeztetés a megrendelést, az áruátvételi vagy szolgáltatásteljesítési bizonylatot és a számlát veti össze. A kétoldalú egyeztetés a megrendelést és a számlát hasonlítja össze. A rendszerek engedélyezhetnek előre meghatározott tűréshatárokat az ár, a mennyiség, a fuvardíj, az adó vagy a részszállítások tekintetében, így nem minden esetben szükséges a karakterre pontos egyezés.
Az összevetés segít kiszűrni a duplikált számlákat, a jóvá nem hagyott mennyiségeket és az áreltéréseket. Hivatkozzon a vevő megrendelésszámára, amennyiben az előírásaik ezt megkövetelik, és dokumentálja a jóváhagyott változtatásokat ahelyett, hogy kizárólag az egyezés elérése érdekében módosítaná a számlát.
- Kétoldalú egyeztetés
- Összeveti a megrendelést a számlával (ár és mennyiség). Olyan szolgáltatásoknál gyakori, ahol nem történik fizikai áruátvétel.
- Háromoldalú egyeztetés
- Összeveti a megrendelést, az átvételi elismervényt vagy teljesítésigazolást, valamint a számlát. Szigorúan ellenőrzött beszerzéseknél gyakori.
- Tűréshatárok alkalmazása
- Az eltéréseket a vevő jóváhagyott hibahatárai és kivételszabályai alapján vizsgálja felül, ahelyett hogy feltételezné: minden eltérés blokkolja a kifizetést.
- A megrendelésszám feltüntetése
- Tüntesse fel a vevő megrendelésszámát (PO-szám), amikor szükséges, hogy a pénzügyi osztály könnyen megtalálja a jóváhagyott rendelést.
Mikor van valóban szükség megrendelésre?
Nem minden értékesítéshez szükséges hivatalos megrendelés. Sok kisvállalkozás, szabadúszó és kiskereskedelmi ügylet elfogadott árajánlat vagy szerződés alapján működik. A nagyobb szervezetek gyakran kötelezően előírják a megrendelőt (PO), mivel az igazolja a költségkeret jóváhagyását, és biztosítja az ellenőrizhetőséget.
Ha a vevő megrendelői rendszert használ, a munka megkezdése előtt célszerű beszerezni a jóváhagyott megrendelőt és a számlázási útmutatót. Az elfogadott árajánlat tartalmazhat hasonló kereskedelmi adatokat, de a vevő belső kontrolljai vagy az irányadó szerződés szerint nem feltétlenül egyenértékű egy hivatalos megrendelővel.
Gyakori kérdések a megrendelésekről és számlákról
Mi a fő különbség a megrendelés és a számla között?
A megrendelés általában a vevő írásos megrendelése. A számla ezzel szemben a szállító elszámolása a kiszámlázott és esedékes összegről. A kettő összevethető, de időbeli ütemezésük és jogi hatásuk a szerződéstől, az adójogszabályoktól és a beszerzési folyamattól függ.
A megrendelés megelőzi a számlát, vagy utána következik?
Általában megelőzi. A vevő rendszerint a teljesítés előtt állítja ki a megrendelést, majd az eladó a megállapodás szerinti vagy jogszabályban előírt időpontban számláz. Az előlegek, a mérföldkő alapú számlázás, az ismétlődő teljesítések és az önszámlázás ettől eltérő sorrendet is eredményezhetnek.
Használható a megrendelőlap számlaként?
Általában nem. A megrendelőlap a vásárlást engedélyezi vagy írja le; alapesetben nem minősül az eladó fizetési felszólításának vagy érvényes áfaigazolásnak. A szerződés ettől függetlenül előírhatja a fizetés esedékességét hagyományos számla nélkül is, míg az adóügyi bizonylatnak minősülő számla csak akkor érvényes, ha megfelel a vonatkozó jogszabályi követelményeknek.
Mi az a háromoldalú egyeztetés?
A háromoldalú egyeztetés (three-way matching) a jóváhagyás előtt összeveti a megrendelőlapot, az áruátvételi vagy teljesítésigazolási bizonylatot és a számlát. A vevő dokumentált tűréshatárokat alkalmazhat, és felülvizsgálatra küldheti az eltéréseket. Ez egy ellenőrzési folyamat, nem pedig egy olyan szabály, amely szerint minden egyes karakternek egyeznie kell.
Fel kell tüntetnem a megrendelésszámot a számlán?
Tüntesse fel, ha a szerződés vagy a vevő számlázási útmutatója ezt előírja. A hiányzó vagy hibás hivatkozások késleltethetik a jóváhagyást, vagy az adott eljárás szerint elutasításhoz vezethetnek. Kérje el a jóváhagyott hivatkozási számot, és ne találjon ki sajátot.
Szükségük van megrendelőlapra a kisvállalkozásoknak és szabadúszóknak?
Nem feltétlenül. Sokan elfogadott árajánlatot vagy szerződést használnak helyette. Akkor használjon megrendelőlapot, ha a vevő folyamata vagy a megállapodás előírja, különösen ott, ahol a költségkeret jóváhagyása, az ismétlődő megrendelések vagy a hivatalos ellenőrzési lánc fontos szempont.