Hvad der skal stå på en cateringfaktura
Start med eventnavnet, leveringsdatoen, lokationen eller leveringsadressen, kunden samt ethvert reference- eller ordrenummer. Brug derefter fakturalinjer, der matcher det godkendte tilbud. Disse kan omfatte en menu prissat efter antal gæster, personale, udstyr, leverance eller særskilt godkendte tilvalg.
Hvis aftalen bruger et endeligt antal gæster eller et garanteret minimum, angiv tallet, der bruges til fakturering, og referer til den relevante frist eller ændring. Registrer tidligere betalinger, så den nuværende saldo kan afstemmes. Hold servicegebyr, drikkepenge, skatter, afgifter og andre gebyrer adskilt, når deres behandling eller modtager er forskellig.
- Menu pr. gæst
- Den aftalte pakke- eller menupris ganget med det faktureringsberettigede antal gæster, med antal og enhedspris vist.
- Personale og service
- Tjenere, bartendere, køkkenpersonale og opstillingsteam, faktureret efter antal og timer eller som et fast servicegebyr. Gør klart, om dette er et servicegebyr eller drikkepenge.
- Udstyr og udlejning
- Borde, duge, porcelæn, glas, varmeplader, telte eller andre lejede genstande, angivet med antal, så kunden kan afstemme dem mod lokationen.
- Leverance og transport
- Transport af mad og udstyr til lokationen samt eventuelle kørsels- eller rejsetillæg for events uden for dit sædvanlige område.
- Indbetalt depositum
- En tidligere bookingbetaling, vist som en kredit eller på anden måde afstemt klart, så den ikke tælles med igen i det skyldige beløb.
- Skyldigt beløb
- Det beløb, der skyldes nu, efter de aftalte beløb, påkrævede skatter og afgifter og tidligere betalinger er medregnet, med en kalenderbaseret forfaldsdato.
Fakturering pr. kuvert, som pakke og i rater
En cateringaftale kan basere sig på en pakkepris, en enhedspris pr. kuvert, et fast arrangementsgebyr eller en kombination. Vis mængde og enhedspris for hver variabel post. Angiv personale, leje af udstyr, levering og godkendte tilkøb separat, hvis de blev tilbudt på den måde.
Hvis aftalen indeholder forudbetaling, endeligt kuvertantal, garanteret minimum, acontobetaling eller afbestillingsgebyr, skal beløb eller beregningsmetode samt tidsfrister fastlægges inden arrangementet. Regler for forbrugeraftaler, depositummer og afbestilling varierer. Fakturaen skal afspejle det, der er blevet fakturerbart i henhold til aftalen, og ikke indføre nye vilkår efter arrangementet.
Ved en efterfølgende faktura skal enhver tidligere betaling fremgå, og den aktuelle saldo skal beregnes eller angives på en gennemskuelig måde for kunden. Betalingstidspunktet kan ligge før eller efter leveringen, men fakturaen bør angive den kalenderdato, der fremgår af aftalen.
Skatte-, moms- og complianceforhold for caterere
Catering kan omfatte mad, betjening, udstyr, levering og alkohol, og skatte- og momsmyndigheder kan behandle disse elementer forskelligt. Afklar, om de udgør én samlet leverance, eller om der kræves særskilte satser eller bemærkninger, inden du opretter fakturaen. Medtag de påkrævede skatte- og afgiftsoplysninger samt registreringsnumre for transaktionen.
Et obligatorisk servicegebyr og et beløb, kunden frivilligt vælger at give i drikkepenge, kan have forskellig skatte- og ansættelsesretlig status. Den nedenfor anførte kilde fra IRS illustrerer denne forskel efter amerikanske forbundsregler, men andre jurisdiktioner definerer og fordeler disse beløb anderledes. Beskriv hver opkrævning præcist, og undersøg den lokale lovgivning. Regler for fødevarehygiejne, alkoholbevilling, sikkerhed og godkendelser afhænger ligeledes af det sted, hvor arrangementet finder sted; FDA Food Code er en amerikansk model frem for en global standard.
Betalingsbetingelser og betalingsmodtagelse
Angiv den aftalte betalingsbegivenhed, den aktuelle saldo, en forfaldsdato og en accepteret betalingsmetode. Vilkår for forudbetaling, refusion, afbestilling, kuvertantal og garanteret minimum skal fremgå af ordrebekræftelsen eller aftalen for at være gældende og bør derefter refereres på fakturaen.
Vis enhver allerede modtaget betaling som en godskrivning, eller modregn den tydeligt i saldoberegningen. Forklar godkendte ændringer i gæsteantal eller omfang på separate linjer. Medtag kun morarenter eller gebyrer for forsinket betaling, hvor aftalen og gældende lovgivning giver hjemmel til det.
Spørgsmål om cateringfakturaer
Hvordan fakturerer jeg for et cateringarrangement?
Angiv arrangementets oplysninger, og brug mængder og priser fra det godkendte tilbud. Vis det fakturerbare kuvertantal, hvor det er relevant, anfør særskilt aftalt personale, leje af udstyr, levering og tilkøb, modregn tidligere betalinger, anvend kun den bekræftede skatte- og afgiftsbehandling, og angiv den aktuelle saldo med en forfaldsdato.
Hvordan håndterer jeg depositummet på fakturaen?
Vis den tidligere indbetaling som en kreditering, eller modregn den overskueligt i det samlede aftalte beløb, og angiv derefter det resterende skyldige beløb. Fastlæg vilkår for refusion, afbestilling og tidsfrister i aftalen inden betaling. I FreeBillGen beskrives den tidligere betaling i noterne, hvorefter du indtaster det faktiske fakturabeløb, da der ikke findes en særskilt funktion til fradrag af depositum.
Hvad gør jeg, hvis det endelige antal gæster ændrer sig?
Fastsæt en skriftlig frist for endelig tilmelding af kuverter, og forklar, hvordan efterfølgende ændringer påvirker prisen. Hvis aftalen indeholder et garanteret minimum, skal beregningsmetoden fremgå, og vilkåret skal overholde gældende forbrugerret. Fakturer det bekræftede antal og eventuelle justeringer i overensstemmelse med aftalen.
Er et servicegebyr det samme som drikkepenge?
Ikke nødvendigvis. Et obligatorisk gebyr og et frivilligt beløb fra kunden kan behandles forskelligt, men de juridiske definitioner, modtagerne samt de skattemæssige konsekvenser afhænger af jurisdiktionen og aftalen. Angiv beløbet præcist, og undersøg de lokale skatte- og afgiftsregler.
Skal jeg opkræve skat eller afgifter på en cateringfaktura?
Det afhænger af din skatte- og afgiftsregistrering, placering, kunden og det leverede. Mad, serveringspersonale, udstyr, levering, alkohol, servicegebyrer og drikkepenge kan behandles forskelligt. Hold linjerne adskilt, og undersøg de gældende satser, fritagelser og krav til fakturaens ordlyd for arrangementet.