Hvad du skal medtage på en cateringfaktura
Start med arrangementets navn, servicedato, sted eller leveringsadresse, kunden og eventuelle reservations- eller indkøbsordrereferencer. Brug derefter fakturalinjer, der svarer til det accepterede tilbud. Det kan være en menu prissat efter antal gæster, personale, udstyr, levering eller særskilt godkendte tilvalg.
Hvis aftalen bruger et endeligt antal gæster eller et garanteret minimum, skal du angive det tal, der er brugt til faktureringen, og henvise til den gældende frist eller ændring. Registrér tidligere betalinger, så den aktuelle saldo kan afstemmes. Hold servicegebyr, drikkepenge, afgift og andre gebyrer adskilt, når de behandles forskelligt eller tilfalder forskellige modtagere.
- Menu pr. gæst
- Den aftalte pakke- eller menupris ganget med det fakturerbare antal gæster, med både antal og enhedspris vist.
- Bemanding og service
- Tjenere, barpersonale, kokke og personale til opstilling, faktureret efter antal personer og timer eller som et fast servicegebyr. Gør det tydeligt, om beløbet er et servicegebyr eller drikkepenge.
- Udstyr og udlejning
- Borde, dækketøj, porcelæn, glas, varmefade, telte eller andre lejede genstande, anført med antal, så kunden kan afstemme dem mod lokalet.
- Levering og rejse
- Transport af mad og udstyr til lokalet, og eventuelt kilometer- eller rejsegebyr for arrangementer uden for dit sædvanlige område.
- Betalt depositum
- En tidligere bookingbetaling, vist som en kredit eller på anden måde afstemt tydeligt, så den ikke er inkluderet igen i det skyldige beløb.
- Resterende saldo
- Det beløb, der aktuelt skal betales, efter at aftalte gebyrer, påkrævede afgifter og tidligere betalinger er medregnet, sammen med en konkret forfaldsdato.
Fakturering pr. gæst, som pakke eller i etaper
En cateringaftale kan bruge en pakkepris, en enhedspris pr. gæst, et fast arrangementsgebyr eller en kombination. Vis mængden og satsen bag hvert variabelt beløb. Angiv personale, leje, levering og godkendte tilvalg særskilt, når de også blev tilbudt sådan.
Hvis aftalen bruger en forudbetaling, et endeligt gæsteantal, et garanteret minimum, en acontobetaling eller et afbestillingsgebyr, skal beløbet eller beregningen og tidspunktet fastlægges før arrangementet. Regler om forbrugeraftaler, depositum og afbestilling varierer. Fakturaen skal vise, hvad der blev fakturerbart efter aftalen, ikke indføre et nyt vilkår efter arrangementet.
På en senere faktura skal du angive hver tidligere betaling og beregne eller vise den aktuelle saldo på en måde, som kunden kan følge. Betalingstidspunktet kan ligge før eller efter leveringen, men fakturaen skal vise den konkrete dato, der følger af aftalen.
Bemærkninger om afgifter og regeloverholdelse for cateringvirksomheder
Catering kan omfatte mad, betjening, udstyr, levering og alkohol, og en jurisdiktion kan behandle disse dele forskelligt afgiftsmæssigt. Kontrollér, om de udgør én samlet levering eller kræver særskilte satser eller noter, før du udfylder fakturaen. Vis de afgiftsoplysninger og registreringsnumre, som transaktionen kræver.
Et obligatorisk servicegebyr og frivillige drikkepenge kan behandles forskelligt efter skatte- og ansættelsesreglerne. IRS-kilden nedenfor illustrerer forskellen efter amerikanske føderale regler, men andre jurisdiktioner definerer og fordeler beløbene anderledes. Betegn hvert gebyr præcist, og kontrollér den lokale behandling. Regler om servering, alkohol, tilladelser, sikkerhed og brug af lokaler følger også stedet, hvor arrangementet afholdes. FDA Food Code er en amerikansk model, ikke en regel for hele verden.
Betalingsbetingelser og betaling
Angiv den aftalte faktureringsbegivenhed, den aktuelle saldo, en konkret forfaldsdato og en accepteret betalingsmetode. Vilkår om forudbetaling, refusion, afbestilling, gæsteantal og garanteret minimum skal stå i reservationsaftalen, før de kan anvendes. Henvis derefter til aftalen på fakturaen.
Vis hver allerede modtaget betaling som en kredit, eller afstem den tydeligt i saldoberegningen. Forklar godkendte ændringer af gæsteantallet eller omfanget på særskilte linjer. Medtag kun vilkår om morarenter, hvis aftalen og gældende lovgivning understøtter dem.
Spørgsmål om cateringfaktura
Hvordan fakturerer jeg for et cateringarrangement?
Identificer arrangementet, og brug mængderne og satserne fra det accepterede tilbud. Vis det fakturerbare gæsteantal, hvor det er relevant, angiv aftalt personale, leje, levering og tilvalg særskilt, afstem tidligere betalinger, anvend kun den bekræftede afgiftsbehandling, og angiv den aktuelle saldo med en konkret forfaldsdato.
Hvordan håndterer jeg depositummet på fakturaen?
Vis den tidligere betaling som en kredit, eller afstem den på anden måde tydeligt mod det aftalte samlede beløb. Angiv derefter kun det resterende skyldige beløb. Vilkår om refusion, afbestilling og tidspunkter skal stå i reservationsaftalen før betaling. Beskriv den tidligere betaling i noterne i FreeBillGen, og indtast det beløb, der nu faktureres, da der ikke er en særlig beregning til modregning af depositum.
Hvad hvis det endelige gæsteantal ændrer sig?
Fastlæg en skriftlig frist for det endelige gæsteantal, og forklar, hvordan senere tilføjelser eller reduktioner påvirker prisen. Hvis aftalen indeholder et garanteret minimum, skal du angive, hvordan det beregnes, og sikre, at vilkåret overholder gældende forbrugerret. Fakturér de bekræftede antal og justeringer efter aftalen.
Er et servicegebyr det samme som drikkepenge?
Ikke nødvendigvis. Et obligatorisk gebyr og et beløb, som kunden selv vælger, kan behandles forskelligt. De juridiske definitioner, modtagere og afgifts- eller ansættelsesmæssige konsekvenser afhænger dog af jurisdiktionen og aftalen. Navngiv beløbet præcist, og kontrollér den lokale behandling.
Opkræver jeg moms på en cateringfaktura?
Det afhænger af din registrering, stedet, kunden og det leverede. Mad, servering med personale, udstyr, levering, alkohol, servicegebyrer og drikkepenge kan behandles forskelligt. Hold linjerne adskilt, og kontrollér de krævede satser, fritagelser og fakturaformuleringer for arrangementet.