Cosa includere in una fattura per catering
Inizia con il nome dell'evento, la data del servizio, la sede o il luogo di consegna, il cliente e qualsiasi riferimento alla prenotazione o all'ordine di acquisto. Utilizza poi voci che corrispondano al preventivo accettato. Queste possono includere un menu con prezzo in base al numero di ospiti, il personale, le attrezzature, la consegna o eventuali extra approvati separatamente.
Se l'accordo prevede un numero definitivo di ospiti o un minimo garantito, indica la cifra utilizzata per la fatturazione e fai riferimento al termine o alla modifica applicabile. Registra i pagamenti precedenti in modo che il saldo attuale possa essere riconciliato. Mantieni distinti il costo di servizio, la mancia, l'imposta e qualsiasi altra voce quando il trattamento fiscale o il destinatario differiscono.
- Menu per ospite
- Il prezzo concordato del pacchetto o del menu moltiplicato per il numero di ospiti fatturabili, con indicazione del numero e del prezzo unitario.
- Personale e servizio
- Camerieri, personale di bar, chef e squadra di allestimento, addebitati in base al numero di persone e alle ore oppure come costo di servizio forfettario. Specifica chiaramente se si tratta di un costo di servizio o di una mancia.
- Attrezzature e noleggi
- Tavoli, biancheria, porcellane, cristalleria, scaldavivande, tensostrutture o qualsiasi articolo a noleggio, elencati con le relative quantità affinché il cliente possa verificarli rispetto alla sede dell'evento.
- Consegna e trasferta
- Trasporto di cibo e attrezzature alla sede dell'evento ed eventuali spese chilometriche o di trasferta per eventi al di fuori della zona abituale.
- Acconto versato
- Un pagamento effettuato in fase di prenotazione, indicato come credito o altrimenti riconciliato in modo chiaro affinché non venga incluso nuovamente nell'importo dovuto.
- Saldo dovuto
- L'importo attualmente dovuto dopo aver considerato gli addebiti concordati, le imposte previste e i pagamenti precedenti, con una data di scadenza.
Fatturazione per ospite, a pacchetto e per fasi
Un contratto di catering può prevedere un prezzo a pacchetto, un prezzo unitario per ospite, un compenso fisso per l'evento o una combinazione di queste formule. Indicare la quantità e la tariffa alla base di ogni addebito variabile. Elencare separatamente il personale, i noleggi, la consegna e gli extra concordati, se il preventivo li prevedeva come voci distinte.
Se il contratto prevede un pagamento anticipato, il numero definitivo degli ospiti, un minimo garantito, un pagamento a stati di avanzamento o una penale di cancellazione, definire l'importo o il metodo di calcolo e le tempistiche prima dell'evento. Le norme a tutela del consumatore, sugli acconti e sulle cancellazioni variano da caso a caso. La fattura dovrebbe riportare quanto è diventato fatturabile in base al contratto, senza introdurre nuove condizioni dopo l'evento.
Per una fattura successiva, identificare ogni pagamento già ricevuto e calcolare o indicare il saldo attuale in modo che il cliente possa verificarlo. La scadenza può essere anteriore o posteriore alla prestazione, ma la fattura dovrebbe indicare la data di scadenza ricavata dal contratto.
Note su fiscalità e adempimenti per i servizi di catering
Il catering può includere alimenti, servizio, attrezzature, consegna e bevande alcoliche, e ciascuna giurisdizione può trattare tali elementi in modo diverso ai fini fiscali. Verificare se costituiscono un'unica prestazione o richiedono aliquote o annotazioni separate prima di configurare la fattura. Indicare le informazioni fiscali e i codici di registrazione richiesti per l'operazione.
Un addebito obbligatorio per il servizio e un importo lasciato a discrezione del cliente possono avere un trattamento fiscale e previdenziale diverso. La fonte IRS riportata di seguito illustra tale distinzione ai fini della normativa federale statunitense, ma altre giurisdizioni definiscono e ripartiscono questi importi in modo diverso. Denominare ogni addebito in modo accurato e verificare il trattamento previsto dalla normativa locale. Le norme in materia di somministrazione di alimenti, bevande alcoliche, licenze, sicurezza e modalità di svolgimento dell'attività dipendono dal luogo in cui si svolge l'evento; il Food Code della FDA è un modello statunitense, non una norma di portata mondiale.
Condizioni di pagamento e riscossione
Indicare l'evento di fatturazione concordato, il saldo attuale, la data di scadenza e un metodo di pagamento accettato. Inserire le clausole relative a pagamenti anticipati, rimborsi, cancellazioni, numero degli ospiti e minimo garantito nel contratto di prenotazione prima che possano applicarsi, e richiamare tale contratto nella fattura.
Indicare ogni pagamento già ricevuto come credito o riconciliarlo chiaramente nel calcolo del saldo. Esporre le modifiche concordate al numero degli ospiti o all'ambito della prestazione su righe separate. Includere una clausola per il ritardo di pagamento solo se il contratto e la normativa applicabile lo consentono.
Domande sulla fattura di catering
Come si emette una fattura per un evento di catering?
Identificare l'evento e utilizzare le quantità e le tariffe del preventivo accettato. Indicare il numero fatturabile di ospiti ove pertinente, elencare separatamente il personale, i noleggi, la consegna e gli extra concordati, riconciliare i pagamenti precedenti, applicare solo il trattamento fiscale confermato e indicare il saldo attuale con la data di scadenza.
Come si gestisce l'acconto sulla fattura?
Indicare il pagamento precedente come credito o riconciliarlo chiaramente rispetto al totale concordato, specificando solo l'importo residuo dovuto. Inserire le clausole di rimborso, cancellazione e tempistiche nel contratto di prenotazione prima del pagamento. In FreeBillGen, descrivere il pagamento precedente nelle note e inserire l'importo da fatturare, poiché non è previsto un calcolo dedicato per lo storno dell'acconto.
Cosa succede se il numero definitivo degli ospiti cambia?
Stabilire per iscritto una data per la comunicazione del numero definitivo degli ospiti e spiegare come eventuali aggiunte o riduzioni successive incidono sul prezzo. Se il contratto prevede un minimo garantito, indicare come viene calcolato e assicurarsi che la clausola sia conforme alla normativa a tutela del consumatore applicabile. Fatturare i numeri confermati e gli adeguamenti previsti dal contratto.
L'addebito per il servizio corrisponde alla mancia?
Non necessariamente. Un addebito obbligatorio e un importo lasciato a discrezione del cliente possono essere trattati in modo diverso, ma le definizioni giuridiche, i destinatari e le conseguenze fiscali o previdenziali dipendono dalla giurisdizione e dall'accordo. Denominare l'importo in modo accurato e verificare il trattamento previsto dalla normativa locale.
Si applicano imposte su una fattura di catering?
Dipende dal tuo inquadramento fiscale, dalla sede, dal cliente e dagli elementi forniti. Alimenti, servizio con personale, attrezzature, consegna, alcolici, supplementi per il servizio e mance possono essere trattati in modo diverso. Mantieni le voci distinte e verifica le aliquote, le esenzioni e la formulazione della fattura richieste per l'evento.