Co uvést na cateringové faktuře
Začněte názvem akce, datem služby, místem konání nebo doručení, zákazníkem a případným číslem rezervace či objednávky. Poté použijte řádky odpovídající přijaté nabídce. Mohou zahrnovat menu účtované podle počtu hostů, personál, vybavení, dopravu nebo samostatně schválené doplňky.
Pokud smlouva používá konečný počet hostů nebo zaručené minimum, uveďte počet použitý pro fakturaci a odkažte na příslušný termín uzávěrky či změnu. Zaznamenejte dřívější platby, aby bylo možné ověřit aktuální zůstatek. Servisní poplatek, spropitné, daň a další poplatky uvádějte odděleně, pokud se liší jejich daňový režim nebo příjemce.
- Menu na hosta
- Dohodnutá cena balíčku nebo menu vynásobená fakturovaným počtem hostů, s uvedením počtu a jednotkové ceny.
- Personál a obsluha
- Číšníci, barový personál, kuchaři a personál na přípravu, účtovaní podle počtu osob a hodin nebo jako paušální poplatek za obsluhu. Jasně uveďte, zda jde o poplatek za obsluhu, nebo o spropitné.
- Vybavení a pronájmy
- Stoly, ubrusy, porcelán, sklenice, ohřívací nádoby, stany nebo jakékoli pronajaté položky, uvedené s množstvím, aby je klient mohl odsouhlasit s místem konání.
- Doprava a cestovné
- Přeprava jídla a vybavení na místo konání a jakékoli kilometrovné nebo cestovní poplatek za akce mimo vaši obvyklou oblast.
- Zaplacená záloha
- Dřívější platba za rezervaci, uvedená jako zápočet nebo jinak přehledně zohledněná, aby se znovu nezahrnula do splatné částky.
- Zůstatek k úhradě
- Aktuálně splatná částka po zohlednění dohodnutých poplatků, požadované daně a dřívějších plateb, s konkrétním datem splatnosti.
Účtování za hosta, za balíček a po etapách
Smlouva na catering může používat cenu za balíček, jednotkovou cenu za hosta, pevný poplatek za akci nebo jejich kombinaci. U každého proměnného poplatku uveďte množství a sazbu. Personál, pronájem, dopravu a schválené doplňky rozepište samostatně, pokud tak byly naceněny.
Pokud dohoda používá zálohu, konečný počet hostů, zaručené minimum, průběžnou platbu nebo storno poplatek, stanovte částku nebo výpočet a termín před akcí. Spotřebitelská pravidla pro zálohy a zrušení se liší. Faktura má uvádět to, co se podle dohody stalo splatným, ne zavádět novou podmínku až po akci.
V pozdějším vyúčtování označte každou dřívější platbu a aktuální zůstatek vypočítejte nebo uveďte tak, aby mu zákazník rozuměl. Okamžik platby může nastat před poskytnutím služby i po něm, faktura ale musí obsahovat konkrétní datum odvozené ze smlouvy.
Daně a soulad s předpisy pro cateringové firmy
Catering může kombinovat jídlo, obsluhu, vybavení, dopravu a alkohol a jurisdikce může s těmito složkami zacházet pro daňové účely odlišně. Než fakturu nastavíte, ověřte, zda tvoří jedno plnění, nebo vyžadují samostatné sazby či poznámky. Uveďte daňové údaje a registrační identifikátory požadované pro konkrétní transakci.
Povinný servisní poplatek a částka, kterou se zákazník rozhodne přidat dobrovolně, mohou mít odlišný daňový a pracovněprávní režim. Níže uvedený zdroj IRS ukazuje tento rozdíl pro federální účely v USA, jiné jurisdikce však tyto částky definují a rozdělují jinak. Každý poplatek přesně označte a ověřte místní režim. Pravidla pro stravovací služby, alkohol, licence, bezpečnost a použitelnost předpisů se také řídí místem konání akce. Potravinový kodex FDA je americký model, nikoli celosvětové pravidlo.
Platební podmínky a úhrada faktury
Uveďte dohodnutý okamžik vyúčtování, aktuální zůstatek, konkrétní datum splatnosti a přijímaný způsob platby. Podmínky zálohy, vrácení peněz, zrušení, počtu hostů a zaručeného minima musí být součástí rezervační smlouvy dříve, než je lze uplatnit. Na faktuře pak na tuto smlouvu odkažte.
Každou již přijatou platbu uveďte jako zápočet nebo ji jasně zohledněte ve výpočtu zůstatku. Schválené změny počtu hostů nebo rozsahu služby vysvětlete na samostatných řádcích. Podmínku pro pozdní platbu uvádějte jen tehdy, pokud ji dovoluje dohoda i platné právo.
Otázky k faktuře za catering
Jak fakturuji za cateringovou akci?
Identifikujte akci a použijte množství a sazby z přijaté nabídky. Kde je to relevantní, uveďte fakturovaný počet hostů, samostatně rozepište dohodnutý personál, pronájem, dopravu a doplňky, zohledněte dřívější platby, použijte jen ověřený daňový režim a uveďte aktuální zůstatek s konkrétním datem splatnosti.
Jak na faktuře řeším zálohu?
Uveďte dřívější platbu jako zápočet nebo ji jinak přehledně zohledněte vůči dohodnutému součtu a poté uveďte jen zbývající splatnou částku. Podmínky vrácení, zrušení a načasování stanovte v rezervační smlouvě před platbou. Ve FreeBillGen popište dřívější platbu v poznámce a zadejte nyní fakturovanou částku, protože nástroj nemá samostatný výpočet zápočtu zálohy.
Co když se konečný počet hostů změní?
Písemně stanovte datum konečného počtu hostů a vysvětlete, jak pozdější zvýšení nebo snížení ovlivní cenu. Pokud smlouva obsahuje zaručené minimum, uveďte způsob jeho výpočtu a ověřte soulad s příslušným spotřebitelským právem. Fakturujte potvrzené počty a úpravy podle této dohody.
Je poplatek za obsluhu totéž co spropitné?
Ne nutně. Povinný poplatek a částka zvolená zákazníkem mohou mít odlišný režim, ale právní definice, příjemci a daňové či pracovněprávní důsledky závisí na jurisdikci a konkrétní dohodě. Částku přesně označte a ověřte místní pravidla.
Účtuji daň na cateringové faktuře?
Záleží na registraci, místě, zákazníkovi a jednotlivých složkách plnění. Jídlo, obsluha, vybavení, doprava, alkohol, servisní poplatky a spropitné mohou mít odlišný režim. Řádky ponechte oddělené a ověřte požadované sazby, osvobození a znění faktury pro danou akci.