Wat moet er op een cateringfactuur staan?
Begin met de naam van het evenement, de datum van de dienst, de locatie of het afleveradres, de klant en eventuele verwijzingen naar reserveringen of inkooporders. Gebruik vervolgens afzonderlijke posten die overeenkomen met het geaccepteerde voorstel. Deze kunnen bestaan uit een menu waarvan de prijs op het aantal gasten is gebaseerd, personeelskosten, apparatuur, bezorging of afzonderlijk goedgekeurde extra’s.
Als de overeenkomst uitgaat van een definitief aantal personen of een gegarandeerd minimum, vermeld dan het cijfer dat voor de facturering wordt gebruikt en verwijs naar de toepasselijke uiterste termijn of wijziging. Registreer eerdere betalingen, zodat het huidige saldo kan worden afgestemd. Houd servicekosten, fooien, belasting en andere vergoedingen apart bij wanneer de behandeling of de ontvanger ervan verschilt.
- Menu per gast
- De overeengekomen pakket- of menuprijs vermenigvuldigd met het aantal factuurbare personen, waarbij het aantal en de eenheidsprijs worden weergegeven.
- Personeelsbezetting en dienstverlening
- Bedienend personeel, barpersoneel, koks en opbouwteam; gefactureerd op basis van het aantal personen en uren of als een vast servicetarief. Maak duidelijk of dit een servicetarief of een fooi betreft.
- Apparatuur en verhuur
- Tafels, tafellinnen, serviesgoed, glaswerk, warmhoudschalen, tenten of andere gehuurde artikelen, vermeld met hoeveelheden zodat de klant deze kan vergelijken met de locatie.
- Levering en vervoer
- Vervoer van voedsel en apparatuur naar de locatie, en eventuele kilometervergoedingen of reiskosten voor evenementen buiten uw gebruikelijke werkgebied.
- Aanbetaling voldaan
- Een eerder geboekte betaling, weergegeven als een creditering of op een andere manier duidelijk verrekend, zodat deze niet opnieuw wordt meegeteld in het verschuldigde bedrag.
- Te betalen saldo
- Het bedrag dat momenteel verschuldigd is na verwerking van overeengekomen kosten, verschuldigde belasting en eerdere betalingen, met een kalendervervaldatum.
Facturering per gast, per pakket en in fasen
Een cateringovereenkomst kan gebruikmaken van een pakketprijs, een eenheidsprijs per gast, een vast evenementtarief of een combinatie daarvan. Geef de hoeveelheid en het tarief weer die ten grondslag liggen aan elke variabele kostenpost. Vermeld personeel, huur, levering en goedgekeurde extra’s afzonderlijk wanneer deze op die manier zijn geoffreerd.
Als de overeenkomst gebruikmaakt van een aanbetaling, definitief aantal deelnemers, gegarandeerd minimum, termijnbetaling of annuleringskosten, definieer dan het bedrag of de berekening en de timing vóór het evenement. Regels inzake consumenten, aanbetalingen en annulering variëren. De factuur moet vermelden wat volgens de overeenkomst factureerbaar is geworden, en mag na het evenement geen nieuwe voorwaarden creëren.
Vermeld bij een latere factuur alle eerdere betalingen en bereken of vermeld het huidige saldo op een manier die de klant kan volgen. De vervaldatum kan vóór of na de dienstverlening liggen, maar de factuur moet de kalenderdatum vermelden die is afgeleid van de overeenkomst.
Opmerkingen over belastingen en naleving voor cateringbedrijven
Catering kan bestaan uit een combinatie van voedsel, service, apparatuur, bezorging en alcohol, en een rechtsgebied kan deze elementen fiscaal verschillend behandelen. Controleer of ze één levering vormen of dat er afzonderlijke tarieven of opmerkingen nodig zijn voordat u de factuur configureert. Vermeld de belastinginformatie en registratie-ID’s die vereist zijn voor de transactie.
Een verplichte servicetoeslag en een bedrag dat de klant vrijwillig achterlaat, kunnen fiscaal en op het gebied van loonbelasting verschillend worden behandeld. De onderstaande bron van de IRS illustreert dat onderscheid voor Amerikaanse federale doeleinden, maar andere rechtsgebieden definiëren en verdelen deze bedragen op een andere manier. Geef elke toeslag nauwkeurig een naam en controleer de lokale behandeling. Regels inzake foodservice, alcohol, vergunningen, veiligheid en toepassingen zijn ook afkomstig van de plaats waar het evenement plaatsvindt; de FDA Food Code is een Amerikaans model en geen wereldwijde regel.
Betalingsvoorwaarden en het ontvangen van betalingen
Vermeld de overeengekomen factureringsgebeurtenis, het huidige saldo, een kalendervervaldatum en een geaccepteerde betaalmethode. Neem voorwaarden inzake vooruitbetaling, terugbetaling, annulering, aantal personen en gegarandeerd minimum op in de boekingsovereenkomst voordat deze van toepassing kunnen zijn, en verwijs vervolgens naar die overeenkomst op de factuur.
Geef elke reeds ontvangen betaling weer als een tegoed of verwerk deze duidelijk in de saldo-berekening. Leg goedgekeurde wijzigingen in het aantal gasten of de omvang van de opdracht op aparte regels uit. Neem alleen een voorwaarde voor te late betaling op als de overeenkomst en de toepasselijke wetgeving dit ondersteunen.
Vragen over cateringfacturen
Hoe maak ik een factuur op voor een cateringevenement?
Identificeer het evenement en gebruik de hoeveelheden en tarieven uit het geaccepteerde voorstel. Vermeld het factureerbare aantal personen waar relevant, vermeld afzonderlijk overeengekomen personeelsbezetting, huur, levering en extra’s, verwerk eerdere betalingen, pas uitsluitend de bevestigde fiscale behandeling toe en vermeld het huidige saldo met een kalendervervaldatum.
Hoe moet ik de aanbetaling op de factuur verwerken?
Geef de eerdere betaling weer als een tegoed of verreken deze op een andere manier duidelijk met het overeengekomen totaalbedrag, en vermeld vervolgens alleen het resterende verschuldigde bedrag. Neem voorwaarden met betrekking tot terugbetalingen, annuleringen en termijnen op in de boekingsovereenkomst vóór de betaling. Beschrijf in FreeBillGen de eerdere betaling in de opmerkingen en voer het te factureren bedrag in, aangezien er geen specifieke berekening voor het verrekenen van aanbetalingen is.
Wat als het definitieve aantal gasten verandert?
Leg schriftelijk vast op welke datum het definitieve aantal gasten moet worden doorgegeven en leg uit hoe latere toevoegingen of verminderingen de prijs beïnvloeden. Als de overeenkomst een gegarandeerd minimum bevat, geef dan aan hoe dit wordt berekend en zorg ervoor dat de voorwaarde voldoet aan de toepasselijke consumentenwetgeving. Factureer de bevestigde aantallen en aanpassingen op basis van die overeenkomst.
Is een servicetoeslag hetzelfde als een fooi?
Niet noodzakelijkerwijs. Een verplichte heffing en een door de klant gekozen bedrag kunnen verschillend worden behandeld, maar de juridische definities, ontvangers en fiscale of arbeidsrechtelijke gevolgen zijn afhankelijk van het rechtsgebied en de regeling. Geef het bedrag nauwkeurig aan en controleer de lokale behandeling.
Moet ik belasting in rekening brengen op een cateringfactuur?
Dit hangt af van uw registratie, locatie, klant en de geleverde elementen. Voedsel, bediening door personeel, apparatuur, bezorging, alcohol, servicekosten en fooien kunnen verschillend worden behandeld. Houd de regels duidelijk gescheiden en controleer de vereiste tarieven, vrijstellingen en factuurteksten voor het evenement.