Какво да включите във фактура за кетъринг
Започнете с името на събитието, датата на услугата, мястото или адреса за доставка, клиента и всяка референция към резервация или поръчка за покупка. След това използвайте позиции, които съответстват на приетата оферта. Те може да включват меню с цена според броя гости, персонал, оборудване, доставка и отделно одобрени добавки.
Ако договорът използва окончателен брой гости или гарантиран минимум, посочете броя, по който фактурирате, и съответния краен срок или одобрена промяна. Отразете предишните плащания, за да може текущият остатък да се съгласува. Показвайте отделно таксата за обслужване, бакшиша, данъка и друга такса, когато третирането или получателят им се различават.
- Меню на гост
- Договорената цена на пакета или менюто, умножена по броя гости, за които се фактурира, с посочени брой и единична цена.
- Персонал и обслужване
- Сервитьори, бармани, готвачи и екип за подготовка, фактурирани по брой и часове или като фиксирана такса за обслужване. Уточнете дали това е такса за обслужване или бакшиш.
- Оборудване и наеми
- Маси, покривки, порцеланови и стъклени съдове, съдове за поддържане на топлината, шатри или други наети вещи, посочени с количества, за да може клиентът да ги съпостави с данните за мястото на събитието.
- Доставка и пътуване
- Транспорт на храна и оборудване до мястото на събитието и всяка такса за пробег или пътуване за събития извън обичайния ви район.
- Платен аванс
- По-ранно плащане за резервацията, показано като приспадане или ясно съгласувано по друг начин, за да не бъде включено отново в дължимата сума.
- Оставаща дължима сума
- Сумата, която остава дължима след отчитане на договорените такси, изискуемия данък и по-ранните плащания, с посочена точна дата на падежа.
Фактуриране на гост, пакетно и на етапи
Договорът за кетъринг може да използва пакетна цена, единична цена на гост, фиксирана такса за събитие или комбинация. Покажете количеството и ставката зад всяка променлива сума. Посочете персонала, наемите, доставката и одобрените добавки отделно, когато така са били оферирани.
Ако договорът предвижда авансово плащане, окончателен брой гости, гарантиран минимум, междинно плащане или такса за отказ, определете сумата или начина на изчисляване и момента на плащане преди събитието. Правилата за потребителите, авансите и отказа се различават. Фактурата трябва да отразява сумата, станала дължима по договора, а не да създава ново условие след събитието.
В по-късна фактура посочете всяко предишно плащане и изчислете или покажете текущия остатък по проследим начин. Плащането може да е дължимо преди или след услугата, но фактурата трябва да съдържа конкретната календарна дата, определена от договора.
Бележки за данъци и съответствие за кетъринг компании
Кетърингът може да съчетава храна, обслужване, оборудване, доставка и алкохол, а данъчното третиране на тези елементи може да се различава. Преди да настроите фактурата, потвърдете дали образуват една доставка или изискват отделни ставки или бележки. Покажете данъчните данни и регистрационните идентификатори, нужни за сделката.
Задължителната такса за обслужване и сумата, която клиентът избира да остави, може да имат различно данъчно и трудово третиране. Посоченият източник на IRS показва разграничението за федерални цели в САЩ, но другите юрисдикции определят и разпределят сумите по различен начин. Наименувайте всяка сума точно и проверете местното третиране. Правилата за храна, алкохол, лицензи, безопасност и прилагане също идват от мястото на събитието. FDA Food Code е модел за САЩ, а не световно правило.
Условия на плащане и получаване на плащане
Посочете договореното събитие за фактуриране, текущия остатък, точния падеж и приетия начин на плащане. Условията за авансово плащане, възстановяване, отказ, брой гости и гарантиран минимум трябва да са в договора за резервация, преди да могат да се прилагат. Посочете този договор във фактурата.
Покажете всяко получено плащане като кредит или го съгласувайте ясно при изчисляването на остатъка. Обяснете одобрените промени в броя гости или обхвата на отделни позиции. Добавяйте условие за забава само когато договорът и приложимото право го позволяват.
Въпроси за фактура за кетъринг
Как да фактурирам за кетъринг събитие?
Посочете събитието и използвайте количествата и цените от приетото предложение. Покажете броя гости, за който се начислява цена, когато е приложимо. Избройте отделно договорения персонал, наемите, доставката и допълненията, приспаднете по-ранните плащания, приложете само потвърденото данъчно третиране и посочете текущото салдо с точен падеж.
Как да отразя аванса във фактурата?
Покажете по-ранното плащане като приспадане или по друг ясен начин го съпоставете с договорената сума, след което посочете само оставащия дължим остатък. Уредете условията и сроковете за възстановяване и отказ в договора за резервацията преди плащането. Във FreeBillGen опишете по-ранното плащане в бележките и въведете сумата, която фактурирате, защото няма отделно автоматично изчисление за приспадане на аванс.
Какво става, ако окончателният брой гости се промени?
Определете писмен краен срок за окончателния брой гости и обяснете как по-късните увеличения или намаления влияят върху цената. Ако договорът включва гарантиран минимум, посочете как се изчислява и се уверете, че условието съответства на приложимото потребителско право. Фактурирайте потвърдения брой и корекциите според договора.
Таксата за обслужване същото ли е като бакшиш?
Не непременно. Задължителната такса и сумата, която клиентът избира да остави, може да се третират различно. Правните определения, получателите и данъчните или трудовите последици зависят от юрисдикцията и уговорката. Наименувайте сумата точно и проверете местното третиране.
Начислявам ли данък във фактура за кетъринг?
Това зависи от регистрацията ви, мястото, клиента и елементите на доставката. Храната, обслужването, оборудването, доставката, алкохолът, таксите за обслужване и бакшишите може да имат различно данъчно третиране. Показвайте тези позиции отделно, когато е необходимо, и проверете приложимите ставки, освобождавания и текст във фактурата за конкретното събитие.