Éléments à inclure sur une facture traiteur
Commencez par le nom de l'événement, la date de prestation, le lieu ou l'adresse de livraison, le client et toute référence de réservation ou de bon de commande. Utilisez ensuite des lignes correspondant au devis accepté. Celles-ci peuvent inclure un menu tarifé par convive, le personnel, le matériel, la livraison ou des prestations supplémentaires approuvées séparément.
Si le contrat prévoit un nombre définitif de convives ou un minimum garanti, indiquez le chiffre retenu pour la facturation et mentionnez la date limite ou la modification applicable. Enregistrez les paiements antérieurs afin que le solde actuel puisse être rapproché. Distinguez les frais de service, les pourboires, les taxes et les autres frais lorsque leur traitement ou leur bénéficiaire diffère.
- Menu par convive
- Le prix convenu du forfait ou du menu multiplié par le nombre de convives facturable, en indiquant le nombre de personnes et le prix unitaire.
- Personnel et service
- Serveurs, personnel de bar, cuisiniers et équipe d'installation, facturés à la personne et à l'heure ou sous forme de frais de service forfaitaires. Précisez s'il s'agit de frais de service ou d'un pourboire.
- Matériel et location
- Tables, nappes, vaisselle, verrerie, chauffe-plats, tentes ou tout autre matériel loué, listés avec les quantités afin que le client puisse les rapprocher du lieu de réception.
- Livraison et déplacement
- Transport des denrées et du matériel jusqu'au lieu de réception, ainsi que tout forfait kilométrique ou frais de déplacement pour les événements en dehors de votre zone habituelle.
- Acompte versé
- Un paiement antérieur lié à la réservation, présenté en déduction du solde ou rapproché de manière explicite afin qu'il ne soit pas comptabilisé à nouveau dans le montant dû.
- Solde dû
- Le montant actuellement exigible après prise en compte des prestations convenues, des taxes requises et des paiements antérieurs, assorti d'une date d'échéance calendaire.
Facturation par convive, forfaitaire et échelonnée
Un contrat de restauration peut prévoir un prix forfaitaire, un prix unitaire par convive, des frais fixes pour l'événement, ou une combinaison de ces formules. Indiquez la quantité et le tarif applicables à chaque prestation variable. Détaillez séparément le personnel, les locations, la livraison et les suppléments approuvés lorsqu'ils ont été chiffrés de cette manière.
Si le contrat prévoit un acompte, un nombre définitif de convives, un minimum garanti, un paiement échelonné ou des frais d'annulation, définissez le montant ou le mode de calcul ainsi que l'échéance avant l'événement. Les règles applicables aux consommateurs, aux acomptes et à l'annulation varient. La facture doit refléter ce qui est devenu facturable en vertu du contrat, et non créer une nouvelle condition après l'événement.
Pour une facture ultérieure, identifiez chaque paiement déjà reçu et calculez ou indiquez le solde actuel de manière que le client puisse le suivre. L'échéance peut être antérieure ou postérieure à la prestation, mais la facture doit mentionner la date calendaire découlant du contrat.
Notes fiscales et de conformité pour les traiteurs
Une prestation de restauration peut combiner nourriture, service, matériel, livraison et boissons alcoolisées, et une juridiction peut traiter ces éléments différemment sur le plan fiscal. Vérifiez s'ils constituent une prestation unique ou nécessitent des taux ou mentions distincts avant de configurer la facture. Indiquez les informations fiscales et les identifiants d'immatriculation requis pour la transaction.
Des frais de service obligatoires et un montant que le client choisit de laisser peuvent recevoir un traitement fiscal et social différent. La source de l'IRS ci-dessous illustre cette distinction pour le droit fédéral américain, mais d'autres juridictions définissent et répartissent ces montants différemment. Libellez chaque poste de frais avec précision et vérifiez le traitement applicable localement. Les règles relatives à la restauration, aux boissons alcoolisées, aux licences, à la sécurité et à leur application relèvent également du lieu où se déroule l'événement ; le FDA Food Code est un modèle américain et non une règle universelle.
Conditions de paiement et encaissement
Précisez le fait générateur de facturation convenu, le solde actuel, une date d'échéance calendaire et un moyen de paiement accepté. Insérez les conditions relatives à l'acompte, au remboursement, à l'annulation, au nombre de convives et au minimum garanti dans le contrat de réservation avant qu'elles ne puissent s'appliquer, puis mentionnez ce contrat sur la facture.
Faites figurer chaque paiement déjà reçu en déduction du solde ou rapprochez-le clairement dans le calcul du solde. Détaillez sur des lignes séparées les modifications approuvées du nombre de convives ou du périmètre de la prestation. N'incluez une clause de retard de paiement que si le contrat et la loi applicable le permettent.
Questions sur la facture de traiteur
Comment facturer un événement de traiteur ?
Identifiez l'événement et utilisez les quantités et tarifs figurant dans la proposition acceptée. Indiquez le nombre de convives facturable le cas échéant, détaillez séparément le personnel, les locations, la livraison et les suppléments convenus, rapprochez les paiements antérieurs, appliquez uniquement le traitement fiscal confirmé et indiquez le solde actuel assorti d'une date d'échéance calendaire.
Comment traiter l'acompte sur la facture ?
Faites figurer le paiement antérieur en déduction ou rapprochez-le clairement du total convenu, puis indiquez uniquement le montant restant dû. Insérez les conditions de remboursement, d'annulation et d'échéance dans le contrat de réservation avant tout paiement. Dans FreeBillGen, décrivez le paiement antérieur dans les notes et saisissez le montant facturé, car il n'existe pas de calcul dédié à la déduction d'acompte.
Que se passe-t-il si le nombre définitif de convives change ?
Fixez une date écrite pour la confirmation du nombre définitif de convives et expliquez comment les ajouts ou réductions ultérieurs influent sur le prix. Si le contrat prévoit un minimum garanti, précisez son mode de calcul et assurez-vous que la clause est conforme au droit de la consommation applicable. Facturez les chiffres confirmés et les ajustements prévus par ce contrat.
Les frais de service sont-ils la même chose qu'un pourboire ?
Pas nécessairement. Des frais obligatoires et un montant choisi par le client peuvent recevoir un traitement différent, mais les définitions juridiques, les bénéficiaires et les conséquences fiscales ou sociales dépendent de la juridiction et des modalités convenues. Libellez le montant avec précision et vérifiez le traitement applicable localement.
Dois-je appliquer une taxe sur une facture de traiteur ?
Cela dépend de votre immatriculation, de votre localisation, du client et des prestations fournies. Les denrées alimentaires, le service avec personnel, le matériel, la livraison, les boissons alcoolisées, les frais de service et les pourboires peuvent être traités différemment. Conservez des lignes distinctes et vérifiez les taux applicables, les exonérations ainsi que les mentions requises sur la facture pour l'événement.