Mit kell feltüntetni egy vendéglátási számlán
Kezdje az esemény nevével, a szolgáltatás dátumával, a helyszínnel vagy a szállítási címmel, az ügyféllel, valamint az esetleges foglalási vagy megrendelési hivatkozással. Ezután használjon olyan tételeket, amelyek megfelelnek az elfogadott ajánlatnak. Ezek között szerepelhet a vendégszám alapján árazott menü, a személyzet, a felszerelés, a szállítás vagy külön jóváhagyott kiegészítők.
Ha a megállapodás végleges létszámot vagy garantált minimumot tartalmaz, adja meg a számlázáshoz használt számot, és hivatkozzon az alkalmazandó határidőre vagy módosításra. Rögzítse a korábbi befizetéseket, hogy a jelenlegi egyenleget egyeztetni lehessen. Külön kezelje a szolgáltatási díjat, a borravalót, az adót és az egyéb díjakat, ha azok kezelése vagy kedvezményezettje eltérő.
- Vendégenkénti menü
- A megállapodás szerinti csomag- vagy menüár, szorozva a számlázandó létszámmal, a létszám és az egységár feltüntetésével.
- Személyzet és szolgáltatás
- Pincérek, bárszemélyzet, szakácsok és a felállítási csapat: számlázás létszám és óraszám alapján, vagy átalánydíjas szolgáltatási díjként. Egyértelműen jelezze, hogy ez szolgáltatási díj vagy borravaló.
- Berendezések és bérleti díjak
- Asztalok, asztalterítékek, porcelánok, üvegáruk, melegtartók, sátrak vagy bármely bérelt tárgy, mennyiségekkel feltüntetve, hogy az ügyfél összehasonlíthassa őket a rendezvényhelyszínnel.
- Szállítás és utazás
- Élelmiszerek és felszerelések szállítása a rendezvény helyszínére, valamint a szokásos területen kívüli rendezvények esetén a megtett kilométerek vagy utazási költségek.
- Befizetett előleg
- Egy korábbi foglalási befizetés, amely jóváírásként jelenik meg, vagy egyébként egyértelműen elszámolásra kerül, így nem adódik hozzá újra a fizetendő összeghez.
- Esedékes egyenleg
- A megállapodás szerinti díjak, a kötelező adók és a korábbi befizetések figyelembevétele után jelenleg esedékes összeg, naptári esedékességi dátummal.
Vendégenkénti, csomagonkénti és szakaszos számlázás
Egy vendéglátási szerződés csomagárat, vendégenkénti egységárat, rögzített rendezvényi díjat vagy ezek kombinációját alkalmazhat. Mutassa be az egyes változó díjak mögötti mennyiséget és árat. A személyzetet, a bérleti díjakat, a szállítást és a jóváhagyott extrákat külön sorolja fel, ha az árajánlatban így szerepeltek.
Ha a szerződés előleget, végleges létszámot, garantált minimumot, részletfizetést vagy lemondási díjat tartalmaz, a rendezvény előtt határozza meg az összeget, a számítás módját és az időzítést. A fogyasztói, előleg- és lemondási szabályok eltérőek lehetnek. A számlán fel kell tüntetni, hogy mi vált számlázhatóvá a szerződés alapján, és nem szabad a rendezvény után új feltételt létrehozni.
Későbbi számla esetén azonosítsa az összes korábbi befizetést, és számítsa ki vagy tüntesse fel a jelenlegi egyenleget olyan módon, hogy az ügyfél könnyen követni tudja. Az esedékesség időpontja a szolgáltatásnyújtás előtt vagy után is lehet, de a számlán a szerződésből származó naptári dátumot kell feltüntetni.
Adó- és megfelelési megjegyzések vendéglátóipari vállalkozások számára
A vendéglátás magában foglalhat ételt, szolgáltatást, felszerelést, kiszállítást és alkoholt, és egy joghatóság adózási szempontból eltérően kezelheti ezeket az elemeket. A számla összeállítása előtt ellenőrizze, hogy ezek egyetlen szolgáltatást alkotnak-e, vagy külön adókulcsokra vagy megjegyzésekre van szükség. Mutassa meg a tranzakcióhoz szükséges adóinformációkat és regisztrációs azonosítókat.
A kötelező szolgáltatási díj és az ügyfél által önként hagyott összeg adózási és foglalkoztatási szempontból eltérő kezelést kaphat. Az alábbi IRS-forrás bemutatja ezt a különbséget az amerikai szövetségi jogszabályok szempontjából, de más joghatóságok eltérően határozzák meg és osztják el ezeket az összegeket. Pontosan címkézze meg az egyes díjakat, és ellenőrizze a helyi szabályozást. Az étkeztetésre, az alkoholra, az engedélyezésre, a biztonságra és az alkalmazásra vonatkozó szabályok is attól a helytől függnek, ahol az eseményre sor kerül; az FDA Élelmiszer-kódex inkább egy amerikai modell, mintsem világszerte érvényes szabály.
Fizetési feltételek és a kifizetés
Adja meg a megállapodás szerinti számlázási eseményt, az aktuális egyenleget, a naptári esedékességi dátumot és az elfogadott fizetési módot. Az előlegfizetésre, visszatérítésre, lemondásra, létszámra és garantált minimumra vonatkozó feltételeket még azok alkalmazása előtt vegye fel a foglalási megállapodásba, majd a számlán hivatkozzon erre a megállapodásra.
Minden már beérkezett fizetést jóváírásként tüntessen fel, vagy egyértelműen mutassa ki az egyenleg kiszámításában. A vendégszámra vagy a szolgáltatáskörre vonatkozó jóváhagyott módosításokat külön sorokban magyarázza el. Késedelmes fizetési feltételt csak akkor vegyen fel, ha azt a megállapodás és az alkalmazandó jog is támogatja.
Kérdések a vendéglátási számlákkal kapcsolatban
Hogyan állítsak ki számlát egy vendéglátási rendezvényre?
Határozza meg az eseményt, és használja a jóváhagyott ajánlatban szereplő mennyiségeket és díjakat. Adja meg a számlázható létszámot, ahol releváns, külön sorolja fel a megállapodás szerinti személyzeti költségeket, bérleti díjakat, szállítási költségeket és egyéb költségeket, egyeztesse a korábbi kifizetéseket, kizárólag a megerősített adókezelést alkalmazza, és tüntesse fel az aktuális egyenleget a naptári esedékességi dátummal együtt.
Hogyan kezeljem az előleget a számlán?
A korábbi befizetést jóváírásként tüntesse fel, vagy más módon egyértelműen egyeztesse a megállapodott összeggel, majd csak a fennmaradó fizetendő összeget adja meg. A visszatérítésre, a lemondásra és az időzítésre vonatkozó feltételeket a befizetés előtt rögzítse a foglalási megállapodásban. A FreeBillGenben írja le a korábbi befizetést a megjegyzésekben, és adja meg a számlázandó összeget, mivel nincs külön előleg-jóváírás számítás.
Mi történik, ha a végleges vendégszám megváltozik?
Határozzon meg írásban egy végleges létszám-dátumot, és magyarázza el, hogy a későbbi létszámnövelések vagy -csökkentések hogyan befolyásolják az árat. Ha a megállapodás garantált minimumot tartalmaz, adja meg annak kiszámításának módját, és győződjön meg arról, hogy a feltétel megfelel az alkalmazandó fogyasztóvédelmi jogszabályoknak. A megerősített számok és a módosítások alapján állítsa ki a számlát a megállapodásnak megfelelően.
A szolgáltatási díj megegyezik-e a borravalóval?
Nem feltétlenül. A kötelező díj és az ügyfél által választott összeg eltérően kezelhető, de a jogi meghatározások, a kedvezményezettek, valamint az adó- vagy munkajogi következmények a joghatóságtól és a megállapodástól függenek. Pontosan jelölje meg az összeget, és erősítse meg a helyi kezelést.
Számoljak fel adót egy vendéglátási számlán?
Ez a regisztrációtól, a helyszíntől, az ügyféltől és a megadott elemektől függ. Az ételek, a személyzettel nyújtott szolgáltatások, a felszerelés, a kiszállítás, az alkohol, a szolgáltatási díjak és a borravalók eltérő módon kezelhetők. A tételeket tartsa elkülönítve, és ellenőrizze az eseményre vonatkozó alkalmazandó adókulcsokat, mentességeket és a számla szövegezését.