Što uključiti na račun za catering
Počnite s nazivom događaja, datumom usluge, lokacijom ili mjestom isporuke, klijentom i bilo kojom referencom na rezervaciju ili narudžbenicu. Zatim upotrijebite stavke koje odgovaraju prihvaćenoj ponudi. One mogu uključivati jelovnik s cijenom po broju gostiju, osoblje, opremu, dostavu ili zasebno odobrene dodatke.
Ako se ugovor temelji na konačnom broju osoba ili zajamčenom minimumu, navedite broj koji se koristi za naplatu i pozovite se na primjenjivi krajnji rok ili promjenu. Zabilježite prethodna plaćanja kako bi se trenutni iznos potraživanja mogao uskladiti. Odvojite naknadu za uslugu, napojnicu, porez i druge naknade kada se njihovo obračunavanje ili primatelj razlikuju.
- Jelovnik po gostu
- Dogovorena cijena paketa ili jelovnika pomnožena s brojem obračunskih osoba, uz prikaz broja i jedinične cijene.
- Osoblje i usluge
- Konobari, osoblje u baru, kuhari i osoblje za postavljanje, naplaćuju se po broju osoba i satima ili kao fiksna naknada za uslugu. Jasno naznačite je li riječ o naknadi za uslugu ili o napojnici.
- Oprema i najam
- Stolovi, stolno rublje, porculan, stakleni pribor, posuđe za održavanje topline, šatori ili bilo koji unajmljeni predmeti, navedeni s količinama kako bi ih klijent mogao uskladiti s prostorom.
- Dostava i putovanje
- Prijevoz hrane i opreme do lokacije događaja te svi troškovi putovanja ili kilometraže za događaje izvan vašeg uobičajenog područja.
- Plaćeni polog
- Prethodna uplata za rezervaciju, prikazana kao odobrenje ili na drugi način jasno usklađena, tako da se ne uračunava ponovno u iznos na naplatu.
- Preostali iznos
- Iznos trenutno dospjelih obveza nakon obračuna dogovorenih naknada, obveznog poreza i ranijih uplata, s kalendarskim rokom dospijeća.
Naplata po gostu, paketu i u fazama
Ugovor o cateringu može koristiti paketnu cijenu, cijenu po gostu, fiksnu naknadu za događaj ili kombinaciju. Prikažite količinu i stopu iza svake varijabilne naknade. Navedite osoblje, najam, dostavu i odobrene dodatke odvojeno kada su tako ponuđeni.
Ako ugovor predviđa avansnu uplatu, konačni broj gostiju, zajamčeni minimum, obročna plaćanja ili naknadu za otkazivanje, definirajte iznos ili izračun i rokove prije događaja. Pravila o zaštiti potrošača, pologu i otkazivanju se razlikuju. Račun treba evidentirati ono što je postalo naplativo prema ugovoru, a ne uvoditi nove uvjete nakon događaja.
Za naknadni račun identificirajte svaku prethodnu uplatu i izračunajte ili navedite trenutni iznos duga na način koji je klijentu jasan. Dospijeće može biti prije ili nakon pružanja usluge, ali račun treba navesti kalendarski datum izveden iz ugovora.
Napomene o porezima i usklađenosti za ugostitelje
Catering može obuhvaćati hranu, uslugu, opremu, dostavu i alkohol, a porezna jurisdikcija može te elemente tretirati različito. Prije izrade računa utvrdite čine li oni jednu isporuku ili zahtijevaju zasebne stope i napomene. Prikažite porezne podatke i porezne identifikacijske brojeve potrebne za transakciju.
Obvezna naknada za uslugu i iznos koji klijent svojevoljno ostavi mogu imati različit porezni i radnopravni tretman. Izvor Porezne uprave SAD-a (IRS) u nastavku ilustrira tu razliku za potrebe američkih saveznih poreza, no druge jurisdikcije te iznose definiraju i raspoređuju drukčije. Točno označite svaku naknadu i provjerite lokalne propise. Pravila o posluživanju hrane, alkoholu, licenciranju i sigurnosti također ovise o mjestu održavanja događaja; Prehrambeni kodeks FDA američki je model, a ne globalno pravilo.
Uvjeti plaćanja i naplata
Navedite dogovoreni događaj naplate, trenutni iznos, kalendarski rok dospijeća i prihvaćeni način plaćanja. U ugovor o rezervaciji unesite odredbe o plaćanju unaprijed, povratu novca, otkazivanju, broju osoba i zajamčenom minimalnom iznosu prije nego što se mogu primijeniti, a zatim na računu navedite taj ugovor.
Prikažite svaku već primljenu uplatu kao odobrenje ili je jasno uskladite u izračunu stanja. Objasnite odobrene promjene u broju gostiju ili opsegu na zasebnim redovima. Uključite odredbu o kašnjenju u plaćanju samo tamo gdje to dopuštaju ugovor i primjenjivo zakonodavstvo.
Pitanja o računu za catering
Kako izdati račun za catering za događaj?
Identificirajte događaj i upotrijebite količine i stope iz prihvaćene ponude. Prikažite obračunski broj gostiju gdje je primjenjivo, navedite zasebno dogovoreno osoblje, najam, dostavu i dodatke, uskladite prethodne uplate, primijenite samo potvrđeni porezni tretman i navedite trenutni iznos potraživanja s kalendarskim rokom dospijeća.
Kako da postupim s pologom na računu?
Prikažite raniju uplatu kao odobrenje ili je jasno uskladite s dogovorenim ukupnim iznosom, a zatim navedite samo preostali iznos za plaćanje. U ugovor o rezervaciji prije uplate uvrstite uvjete o povratu, otkazivanju i rokovima. U FreeBillGenu opišite raniju uplatu u napomenama i unesite iznos koji se naplaćuje jer ne postoji zaseban izračun za odbitak pologa.
Što ako se konačni broj gostiju promijeni?
Odredite datum konačnog broja gostiju u pisanom obliku i objasnite kako naknadna povećanja ili smanjenja utječu na cijenu. Ako sporazum uključuje zajamčeni minimum, navedite kako se on izračunava i provjerite je li taj uvjet u skladu s primjenjivim zakonom o zaštiti potrošača. Naplatite potvrđene brojke i prilagodbe prema tom sporazumu.
Je li naknada za uslugu isto što i napojnica?
Ne nužno. Obvezna naknada i iznos koji odabere klijent mogu se tretirati različito, ali pravne definicije, primatelji te porezne ili radne posljedice ovise o nadležnosti i dogovoru. Točno označite iznos i potvrdite lokalni tretman.
Naplaćujem li porez na računu za catering?
Ovisi o vašoj registraciji, lokaciji, klijentu i isporučenim stavkama. Hrana, usluga s osobljem, oprema, dostava, alkohol, naknade za uslugu i napojnice mogu se tretirati različito. Razdvojite stavke i provjerite potrebne stope, izuzeća i tekst računa za događaj.