Angaben auf einer Catering-Rechnung
Beginnen Sie mit dem Namen der Veranstaltung, dem Leistungsdatum, dem Veranstaltungsort oder der Lieferadresse, dem Kunden sowie einer Buchungs- oder Bestellreferenz. Verwenden Sie anschließend Einzelposten, die dem angenommenen Angebot entsprechen. Diese können ein Menü mit Preis pro Gast, Personal, Ausstattung, Lieferung oder gesondert genehmigte Zusatzleistungen umfassen.
Sieht die Vereinbarung eine endgültige Personenzahl oder eine garantierte Mindestanzahl vor, geben Sie die für die Abrechnung verwendete Zahl an und verweisen Sie auf die geltende Frist oder Änderung. Erfassen Sie frühere Zahlungen, damit der aktuelle Saldo nachvollzogen werden kann. Halten Sie Servicegebühr, Trinkgeld, Steuern und sonstige Abgaben getrennt, wenn deren Behandlung oder Empfänger unterschiedlich ist.
- Menü pro Gast
- Der vereinbarte Pauschal- oder Menüpreis multipliziert mit der abrechenbaren Personenzahl; die Anzahl und der Einzelpreis werden ausgewiesen.
- Personal und Service
- Servicekräfte, Barpersonal, Köche und Aufbau-Teams, abgerechnet nach Personenzahl und Stunden oder als pauschale Servicegebühr. Stellen Sie klar, ob es sich um eine Servicegebühr oder ein Trinkgeld handelt.
- Ausstattung und Leihmaterial
- Tische, Tischwäsche, Porzellan, Gläser, Chafing Dishes, Zelte oder sonstige Leihgegenstände, mit Mengenangaben aufgeführt, damit der Kunde sie mit dem Veranstaltungsort abgleichen kann.
- Lieferung und Anfahrt
- Transport von Speisen und Ausstattung zum Veranstaltungsort sowie ggf. Kilometerpauschalen oder Anfahrtskosten für Veranstaltungen außerhalb Ihres üblichen Einzugsgebiets.
- Geleistete Anzahlung
- Eine frühere Zahlung bei Buchung, als Gutschrift ausgewiesen oder anderweitig klar verrechnet, damit sie nicht erneut im fälligen Betrag enthalten ist.
- Offener Restbetrag
- Der derzeit fällige Betrag nach Berücksichtigung der vereinbarten Leistungen, der erforderlichen Steuern und bereits geleisteter Zahlungen, mit einem kalendarischen Fälligkeitsdatum.
Abrechnung pro Gast, Pauschalpreis und gestaffelte Rechnungsstellung
Ein Catering-Vertrag kann einen Pauschalpreis, einen Preis pro Gast, eine feste Veranstaltungsgebühr oder eine Kombination davon vorsehen. Zeigen Sie die Menge und den Preis hinter jeder variablen Position auf. Führen Sie Personal, Leihgeräte, Lieferung und genehmigte Extras separat auf, wenn sie so angeboten wurden.
Sieht der Vertrag eine Vorauszahlung, eine endgültige Gästezahl, eine garantierte Mindestanzahl, eine Abschlagszahlung oder eine Stornierungsgebühr vor, legen Sie den Betrag bzw. die Berechnung und den Zeitpunkt vor der Veranstaltung fest. Die Regelungen für Verbraucher, Anzahlungen und Stornierungen variieren. Die Rechnung sollte das abbilden, was gemäß dem Vertrag abrechenbar geworden ist, und nicht nachträglich eine neue Bedingung schaffen.
Bei einer späteren Rechnung identifizieren Sie jede frühere Zahlung und berechnen oder nennen Sie den aktuellen Saldo so, dass der Kunde ihn nachvollziehen kann. Der Fälligkeitszeitpunkt kann vor oder nach der Leistung liegen, aber die Rechnung sollte das aus dem Vertrag abgeleitete Kalenderdatum angeben.
Hinweise zu Steuern und Compliance für Caterer
Catering kann Speisen, Service, Ausstattung, Lieferung und Alkohol umfassen, und ein Rechtsgebiet kann diese Elemente steuerlich unterschiedlich behandeln. Prüfen Sie, ob sie eine einheitliche Leistung darstellen oder separate Steuersätze oder Hinweise erfordern, bevor Sie die Rechnung konfigurieren. Geben Sie die für den Vorgang erforderlichen Steuerangaben und Registrierungsnummern an.
Eine obligatorische Servicepauschale und ein Betrag, den der Kunde freiwillig hinterlässt, können steuerlich und arbeitsrechtlich unterschiedlich behandelt werden. Die untenstehende IRS-Quelle verdeutlicht diese Unterscheidung für US-Bundessteuerzwecke, aber andere Rechtsgebiete definieren und ordnen diese Beträge anders zu. Kennzeichnen Sie jede Gebühr korrekt und prüfen Sie die örtliche Behandlung. Vorschriften für Gastronomie, Alkohol, Genehmigungen, Sicherheit und Anwendung richten sich ebenfalls nach dem Ort der Veranstaltung; der FDA Food Code ist ein US-Modell und keine weltweit geltende Regelung.
Zahlungsbedingungen und Zahlungseingang
Geben Sie das vereinbarte Abrechnungsereignis, den aktuellen Saldo, ein kalendermäßiges Fälligkeitsdatum und eine akzeptierte Zahlungsmethode an. Halten Sie Bedingungen für Vorauszahlungen, Rückerstattungen, Stornierungen, Gästezahl und garantierte Mindestanzahl im Buchungsvertrag fest, bevor sie Anwendung finden können, und verweisen Sie dann auf der Rechnung auf diesen Vertrag.
Weisen Sie jede bereits erhaltene Zahlung als Gutschrift aus oder gleichen Sie sie in der Saldoberechnung klar ab. Erklären Sie genehmigte Änderungen der Gästezahl oder des Leistungsumfangs in separaten Positionen. Nehmen Sie eine Verzugsregelung nur auf, wenn der Vertrag und das anwendbare Recht dies stützen.
Häufige Fragen zur Catering-Rechnung
Wie stelle ich eine Rechnung für ein Catering-Event aus?
Identifizieren Sie die Veranstaltung und verwenden Sie die Mengen und Preise aus dem angenommenen Angebot. Zeigen Sie die abrechenbare Gästezahl an, wo dies relevant ist, führen Sie separat vereinbartes Personal, Leihgeräte, Lieferung und Extras auf, gleichen Sie frühere Zahlungen ab, wenden Sie nur die bestätigte steuerliche Behandlung an und geben Sie den aktuellen Saldo mit einem kalendermäßigen Fälligkeitsdatum an.
Wie gehe ich mit der Anzahlung auf der Rechnung um?
Weisen Sie die frühere Zahlung als Gutschrift aus oder gleichen Sie sie auf andere Weise klar gegen den vereinbarten Gesamtbetrag ab, und geben Sie dann nur den noch ausstehenden Betrag an. Halten Sie Bedingungen für Rückerstattung, Stornierung und zeitliche Abläufe im Buchungsvertrag fest, bevor die Zahlung erfolgt. Beschreiben Sie in FreeBillGen die frühere Zahlung in den Anmerkungen und tragen Sie den in Rechnung gestellten Betrag ein, da keine dedizierte Anzahlungs-Gutschrift-Berechnung vorhanden ist.
Was passiert, wenn sich die endgültige Gästezahl ändert?
Legen Sie ein schriftliches Datum für die endgültige Gästezahl fest und erklären Sie, wie sich spätere Ergänzungen oder Reduzierungen auf den Preis auswirken. Sieht der Vertrag eine garantierte Mindestanzahl vor, geben Sie an, wie diese berechnet wird, und stellen Sie sicher, dass die Bedingung dem anwendbaren Verbraucherrecht entspricht. Rechnen Sie die bestätigten Zahlen und Anpassungen gemäß diesem Vertrag ab.
Ist eine Servicepauschale dasselbe wie ein Trinkgeld?
Nicht unbedingt. Eine obligatorische Gebühr und ein vom Kunden gewählter Betrag können unterschiedlich behandelt werden, aber die rechtlichen Definitionen, Empfänger und steuerlichen oder arbeitsrechtlichen Folgen hängen vom Rechtsgebiet und der Vereinbarung ab. Kennzeichnen Sie den Betrag korrekt und prüfen Sie die örtliche Behandlung.
Muss ich auf eine Catering-Rechnung Steuern erheben?
Dies hängt von Ihrer Registrierung, Ihrem Standort, dem Kunden und den erbrachten Leistungen ab. Speisen, Service mit Personal, Ausstattung, Lieferung, alkoholische Getränke, Servicegebühren und Trinkgelder können unterschiedlich behandelt werden. Halten Sie die Positionen getrennt und prüfen Sie die erforderlichen Steuersätze, Steuerbefreiungen und Rechnungsformulierungen für die Veranstaltung.