Was auf eine Cateringrechnung gehört
Beginnen Sie mit der Bezeichnung der Veranstaltung, dem Leistungsdatum, dem Veranstaltungsort oder der Lieferadresse, dem Kunden sowie gegebenenfalls einer Buchungs- oder Bestellreferenz. Verwenden Sie anschließend Rechnungspositionen, die dem angenommenen Angebot entsprechen. Dazu können ein nach Gästezahl berechnetes Menü, Personal, Ausstattung, Lieferung oder separat genehmigte Zusatzleistungen gehören.
Wenn die Vereinbarung eine endgültige Gästezahl oder eine garantierte Mindestanzahl vorsieht, geben Sie die für die Abrechnung verwendete Zahl an und verweisen Sie auf den maßgeblichen Stichtag oder die entsprechende Änderung. Erfassen Sie frühere Zahlungen, damit sich der aktuelle Restbetrag nachvollziehen lässt. Weisen Sie Servicegebühr, Trinkgeld, Steuer und sonstige Gebühren getrennt aus, wenn sie unterschiedlich behandelt werden oder verschiedenen Empfängern zustehen.
- Menü pro Gast
- Der vereinbarte Paket- oder Menüpreis multipliziert mit der abrechenbaren Gästezahl, wobei Gästezahl und Einzelpreis ausgewiesen werden.
- Personal und Service
- Servicekräfte, Barpersonal, Köche und Aufbaupersonal, abgerechnet nach Personenzahl und Stunden oder als pauschale Servicegebühr. Stellen Sie klar, ob es sich um eine Servicegebühr oder ein Trinkgeld handelt.
- Ausstattung und Mietartikel
- Tische, Tischwäsche, Geschirr, Gläser, Warmhaltebehälter, Zelte oder andere gemietete Gegenstände, jeweils mit Mengenangaben, damit der Kunde sie mit den Angaben des Veranstaltungsorts abgleichen kann.
- Lieferung und Anfahrt
- Transport von Speisen und Ausstattung zum Veranstaltungsort sowie etwaige Kilometer- oder Fahrtkosten für Veranstaltungen außerhalb Ihres üblichen Einsatzgebiets.
- Geleistete Anzahlung
- Eine frühere Buchungszahlung, die als Gutschrift ausgewiesen oder anderweitig eindeutig verrechnet wird, damit sie nicht erneut im fälligen Betrag enthalten ist.
- Fälliger Restbetrag
- Der aktuell fällige Betrag nach Berücksichtigung der vereinbarten Kosten, vorgeschriebenen Steuern und früheren Zahlungen, einschließlich eines konkreten Fälligkeitsdatums.
Abrechnung pro Gast, als Paket und in Teilrechnungen
Eine Cateringvereinbarung kann einen Paketpreis, einen Einzelpreis pro Gast, eine feste Veranstaltungsgebühr oder eine Kombination daraus vorsehen. Geben Sie bei jeder variablen Position die zugrunde liegende Menge und den Preis an. Führen Sie Personal, Mietartikel, Lieferung und genehmigte Zusatzleistungen separat auf, wenn sie auch im Angebot getrennt ausgewiesen wurden.
Wenn die Vereinbarung eine Vorauszahlung, eine endgültige Gästezahl, eine garantierte Mindestanzahl, eine Abschlagszahlung oder eine Stornogebühr vorsieht, legen Sie Betrag oder Berechnung sowie den Zeitpunkt vor der Veranstaltung fest. Die Vorschriften zu Verbraucherschutz, Anzahlungen und Stornierungen unterscheiden sich. Die Rechnung sollte ausweisen, was gemäß der Vereinbarung abrechenbar geworden ist, und nicht nach der Veranstaltung neue Bedingungen schaffen.
Geben Sie bei einer späteren Rechnung jede frühere Zahlung an und berechnen oder erläutern Sie den aktuellen Restbetrag so, dass der Kunde ihn nachvollziehen kann. Die Fälligkeit kann vor oder nach der Leistung liegen, die Rechnung sollte jedoch das aus der Vereinbarung abgeleitete konkrete Datum nennen.
Hinweise zu Steuern und Vorschriften für Cateringbetriebe
Catering kann Speisen, Service, Ausstattung, Lieferung und Alkohol umfassen, und eine Rechtsordnung kann diese Bestandteile steuerlich unterschiedlich behandeln. Klären Sie vor der Konfiguration der Rechnung, ob sie eine einheitliche Leistung bilden oder unterschiedliche Steuersätze beziehungsweise Hinweise erfordern. Geben Sie die für die Transaktion vorgeschriebenen Steuerangaben und Registrierungskennungen an.
Eine verpflichtende Servicegebühr und ein Betrag, den der Kunde freiwillig hinterlässt, können steuer- und arbeitsrechtlich unterschiedlich behandelt werden. Die nachstehende Quelle des IRS veranschaulicht diese Unterscheidung für Zwecke des US-Bundesrechts, andere Rechtsordnungen definieren und verteilen diese Beträge jedoch anders. Bezeichnen Sie jede Gebühr korrekt und prüfen Sie ihre Behandlung vor Ort. Auch die Vorschriften zu Gastronomie, Alkohol, Genehmigungen, Sicherheit und Anträgen richten sich nach dem Ort der Veranstaltung. Der Lebensmittelkodex der FDA ist ein US-Modell und keine weltweit geltende Regel.
Zahlungsbedingungen und Zahlungseingang
Geben Sie den vereinbarten Abrechnungszeitpunkt, den aktuellen Restbetrag, ein konkretes Fälligkeitsdatum und eine akzeptierte Zahlungsmethode an. Legen Sie Bedingungen zu Vorauszahlungen, Erstattungen, Stornierungen, Gästezahlen und garantierten Mindestanzahlen in der Buchungsvereinbarung fest, bevor sie zur Anwendung kommen können, und verweisen Sie anschließend auf der Rechnung auf diese Vereinbarung.
Weisen Sie jede bereits erhaltene Zahlung als Gutschrift aus oder verrechnen Sie sie eindeutig bei der Berechnung des Restbetrags. Erläutern Sie genehmigte Änderungen der Gästezahl oder des Leistungsumfangs in separaten Positionen. Nehmen Sie eine Regelung zu Zahlungsverzug nur auf, wenn sie durch die Vereinbarung und das anwendbare Recht gedeckt ist.
Fragen zu Cateringrechnungen
Wie stelle ich eine Cateringveranstaltung in Rechnung?
Bezeichnen Sie die Veranstaltung und verwenden Sie die Mengen und Preise aus dem angenommenen Angebot. Geben Sie gegebenenfalls die abrechenbare Gästezahl an, führen Sie separat vereinbartes Personal, Mietartikel, Lieferung und Zusatzleistungen getrennt auf, verrechnen Sie frühere Zahlungen, wenden Sie ausschließlich die bestätigte steuerliche Behandlung an und nennen Sie den aktuellen Restbetrag mit einem konkreten Fälligkeitsdatum.
Wie behandle ich die Anzahlung auf der Rechnung?
Weisen Sie die frühere Zahlung als Gutschrift aus oder verrechnen Sie sie anderweitig eindeutig mit dem vereinbarten Gesamtbetrag. Geben Sie anschließend nur den verbleibenden fälligen Betrag an. Legen Sie Bedingungen zu Erstattungen, Stornierungen und Fristen vor der Zahlung in der Buchungsvereinbarung fest. Beschreiben Sie die frühere Zahlung in FreeBillGen in den Anmerkungen und tragen Sie den in Rechnung gestellten Betrag ein, da keine spezielle Berechnung für die Anrechnung von Anzahlungen verfügbar ist.
Was geschieht, wenn sich die endgültige Gästezahl ändert?
Legen Sie schriftlich einen Stichtag für die endgültige Gästezahl fest und erläutern Sie, wie sich spätere Erhöhungen oder Verringerungen auf den Preis auswirken. Wenn die Vereinbarung eine garantierte Mindestanzahl vorsieht, geben Sie an, wie diese berechnet wird, und stellen Sie sicher, dass die Bedingung dem anwendbaren Verbraucherrecht entspricht. Rechnen Sie die bestätigten Zahlen und Anpassungen gemäß dieser Vereinbarung ab.
Ist eine Servicegebühr dasselbe wie ein Trinkgeld?
Nicht unbedingt. Eine verpflichtende Gebühr und ein vom Kunden freiwillig gewählter Betrag können unterschiedlich behandelt werden. Die gesetzlichen Definitionen, Empfänger sowie steuer- oder arbeitsrechtlichen Folgen hängen jedoch von der Rechtsordnung und der jeweiligen Vereinbarung ab. Bezeichnen Sie den Betrag korrekt und prüfen Sie seine Behandlung vor Ort.
Muss ich auf einer Cateringrechnung Steuern berechnen?
Das hängt von Ihrer Registrierung, dem Ort, dem Kunden und den erbrachten Leistungsbestandteilen ab. Speisen, Service mit Personal, Ausstattung, Lieferung, Alkohol, Servicegebühren und Trinkgelder können unterschiedlich behandelt werden. Weisen Sie die Positionen getrennt aus und prüfen Sie die erforderlichen Steuersätze, Befreiungen und Rechnungsangaben für die Veranstaltung.