Typische posten op een bouwfactuur
Zorg ervoor dat de factuur in overeenstemming is met het contract, de waardering, het werkschema, de inkooporder of het goedgekeurde wijzigingsdossier op basis waarvan het bedrag factureerbaar is. Splits kostencategorieën alleen op wanneer de prijsstelling en het betalingsproces dit vereisen. De onderstaande voorbeelden kunnen aan de opdracht worden aangepast:
- Arbeid
- Aantal gewerkte uren of dagen op de bouwplaats, per vakgebied of ploeg, vermenigvuldigd met het overeengekomen tarief. Vermeld de periode en de werkfase, zodat de klant dit kan koppelen aan het programma.
- Materialen
- Voor de opdracht aangeschafte materialen - beton, hout, bevestigingsmaterialen, gipsplaten, verf - vermeld met hoeveelheden. Voeg leveranciersbonnen bij of verwijs ernaar wanneer het contract materialen tegen kostprijs in rekening brengt.
- Verhuur van machines en apparatuur
- Graafmachines, steigers, generatoren, mengmachines en andere voor de werkzaamheden gehuurde machines, weergegeven per dag of per week met vermelding van de huurperiode.
- Werk door onderaannemers
- Gespecialiseerde vakmensen die u hebt ingehuurd - elektriciteit, loodgieterij, dakbedekking, beglazing - worden als aparte regel weergegeven, met een duidelijke omschrijving van hun werkzaamheden.
- Variaties en wijzigingsopdrachten
- Extra of gewijzigd werk waarover na het oorspronkelijke contract overeenstemming is bereikt - toegevoegde ruimtes, verbeterde afwerkingen, bodemomstandigheden. Verwijs naar de ondertekende wijzigingsovereenkomst, zodat er geen geschil ontstaat.
- Voorbereidingen en afvalverwerking
- Inrichting van de bouwplaats, welzijnsvoorzieningen, afvalcontainers en afvalverwijdering, en andere bijkomende kosten die in het contract als factureerbaar worden beschouwd in plaats van als onderdeel van de overheadkosten.
Hoe facturen in de bouw worden opgesteld: voortgang, mijlpalen en inhoudingen
Langlopende bouwprojecten worden vaak in fasen gefactureerd. Met termijnfacturatie factureert u de waarde van het tot dan toe uitgevoerde werk, op basis van de waarderingsmethode in het contract. Bij mijlpaalfacturatie factureert u overeengekomen bedragen zodra vastgelegde fasen zijn bereikt, zoals de fundering, het dak, de ruwbouw of de oplevering. Elke factuur moet de betreffende fase vermelden en reeds eerder gefactureerde of betaalde bedragen tonen wanneer het contract een doorlopend rekeningoverzicht vereist.
Sommige contracten houden een inhouding (retention of retainage) in als zekerheid voor gebreken of niet-voltooid werk. Het percentage, de vrijgavevoorwaarden, kennisgevingen en deadlines zijn afhankelijk van het contract en de geldende wetgeving. Vermeld de inhouding als een duidelijke aftrekpost wanneer deze van toepassing is en houd het bedrag apart bij, zodat u de uitbetaling volgens het afgesproken proces kunt claimen.
Fiscale opmerkingen voor facturering in de bouwsector
De belasting op bouwwerkzaamheden is afhankelijk van het rechtsgebied, de partijen, het type onroerend goed en de geleverde werkzaamheden. Als u geregistreerd bent voor btw, GST of omzetbelasting, pas dan het tarief en de factuurformulering toe die voor die opdracht vereist zijn. Sommige woningbouw- of renovatiewerkzaamheden worden anders behandeld; vertrouw daarom niet op een algemene standaardinstelling.
In sommige rechtsgebieden geldt voor bepaalde bouwleveringen een binnenlandse verleggingsregeling of bronheffingsregeling. Wanneer een dergelijke regeling van toepassing is, kan de klant de belasting afdragen of een bedrag inhouden in plaats van het bruto factuurbedrag te betalen. Inhouding kan ook andere gevolgen hebben voor het tijdstip van belastingheffing dan voor het tijdstip van betaling. Controleer de geldende regels en het contract voordat u de belastingregel, opmerking of het betalingsbedrag kiest.
Betalingsvoorwaarden en ondersteunende documenten
Vermeld een expliciete vervaldatum en houd u aan het waarderings-, kennisgevings- en betalingsschema in het contract. Pas de factuurnummeringsmethode toe die vereist is voor uw administratie, verstuur het document zodra de fase is gewaardeerd of de mijlpaal is goedgekeurd, en vermeld eventuele contract- of inkooporderreferenties die de klant gebruikt.
Geef inhoudingen, bronheffingen en eerdere betalingen duidelijk weer, zodat het saldo duidelijk is. Vermeld alleen rente bij te late betaling wanneer de overeenkomst en de wet dit toestaan. Bij een groter project kan gebruik worden gemaakt van een aanbetaling of mobilisatiebetaling, maar lokale regels kunnen vooruitbetalingen beperken en voorschrijven hoe deze worden beschermd; leg daarom de overeengekomen basis vast voordat de werkzaamheden beginnen.
Vragen over bouwfacturen
Wat moet er op een bouwfactuur staan?
Nuttige velden zijn onder meer het factuurnummer, gegevens van leverancier en klant, uitgiftedatum en vervaldatum, project- of locatiereferentie, en gespecificeerde regels voor arbeid, materialen, machineverhuur, werk van onderaannemers en overeengekomen wijzigingen. Vermeld het subtotaal, de bevestigde fiscale behandeling, inhoudingen of bronheffingen indien van toepassing, eerder gefactureerde of betaalde bedragen, het openstaande saldo en betalingsinstructies. Voeg alle bijzonderheden toe die vereist zijn volgens het contract en de geldende regels.
Wat is facturering op basis van voortgang of mijlpalen?
Beide kunnen een project in fasen factureren. Bij facturering op basis van voortgang wordt de waarde of het percentage gebruikt dat in het contract is vastgelegd. Bij facturering op basis van mijlpalen worden overeengekomen bedragen gebruikt wanneer gedefinieerde gebeurtenissen of acceptatiecriteria zijn vervuld. Geef de periode of fase aan en toon eerder gefactureerde of betaalde bedragen wanneer het contract of de betaler een lopende rekening vereist.
Wat is een inhouding op een bouwfactuur?
Inhouding, ook wel retentie genoemd, is een bedrag dat de opdrachtgever bij sommige bouwcontracten achterhoudt als zekerheid voor gebreken of onvolledig werk. Het percentage, de vrijgavedata, kennisgevingsvereisten en het toegestane gebruik variëren. Geef het weer als een duidelijke aftrek wanneer het contract dit vereist en houd het saldo en de claimtermijnen afzonderlijk bij.
Hoe factureer ik variaties of extra werk?
Vermeld wijzigingen als afzonderlijke, duidelijk gelabelde posten op de factuur, los van de oorspronkelijke contractwerkzaamheden, en verwijs naar de ondertekende wijzigingsovereenkomst of wijzigingsopdracht waarmee ze zijn goedgekeurd. Door extra werkzaamheden schriftelijk overeen te komen voordat het werk wordt uitgevoerd, met een bevestigde prijs of tarief, worden geschillen bij ontvangst van de factuur voorkomen. Wijzigingen hebben betrekking op een uitgebreide omvang, verbeterde afwerkingen of onvoorziene omstandigheden zoals moeilijke bodemomstandigheden.
Is btw of verlegging van de btw-aansprakelijkheid van toepassing op bouwfacturen?
Het hangt af van het rechtsgebied, de partijen, het onroerend goed en de werkzaamheden. BTW, GST, omzetbelasting, verlegging van de heffing en bronheffingsregelingen kunnen allemaal het bedrag of de bewoordingen op een bouwfactuur beïnvloeden. Controleer de geldende regel voor de specifieke opdracht in plaats van ervan uit te gaan dat de klant de belasting afdraagt.