Typische Positionen einer Baurechnung
Richten Sie die Rechnung nach dem Vertrag, der Leistungsbewertung, dem Leistungsverzeichnis, der Bestellung oder dem genehmigten Nachweis einer Änderung aus, aus dem sich die Abrechenbarkeit des Betrags ergibt. Trennen Sie Kostenkategorien nur dann, wenn dies für die Preisgestaltung und den Zahlungsprozess erforderlich ist. Die folgenden Beispiele können an das jeweilige Bauvorhaben angepasst werden:
- Arbeitsleistung
- Die auf der Baustelle geleisteten Stunden oder Tage, aufgeschlüsselt nach Gewerk oder Arbeitsteam und multipliziert mit dem vereinbarten Satz. Geben Sie den Zeitraum und den Bauabschnitt an, damit der Auftraggeber die Leistung dem Bauzeitenplan zuordnen kann.
- Materialien
- Für das Bauvorhaben beschaffte Materialien - Beton, Holz, Befestigungsmittel, Gipskartonplatten, Farbe - jeweils mit Mengenangaben. Fügen Sie Lieferantenbelege bei oder verweisen Sie darauf, wenn Materialien laut Vertrag zu Selbstkosten abgerechnet werden.
- Miete von Baumaschinen und Geräten
- Für die Arbeiten gemietete Bagger, Gerüste, Generatoren, Mischer und andere Baumaschinen, mit Mietzeitraum und Abrechnung pro Tag oder Woche.
- Leistungen von Subunternehmen
- Von Ihnen beauftragte Fachgewerke - Elektroarbeiten, Sanitärarbeiten, Dacharbeiten, Verglasung - werden jeweils als eigene Position mit eindeutig beschriebener Leistung weiterberechnet.
- Nachträge und Änderungsaufträge
- Zusätzliche oder geänderte Arbeiten, die nach Abschluss des ursprünglichen Vertrags vereinbart wurden - zusätzliche Räume, höherwertige Oberflächen, besondere Bodenverhältnisse. Verweisen Sie auf den unterzeichneten Nachtrag, um Streitigkeiten zu vermeiden.
- Baustellengemeinkosten und Entsorgung
- Baustelleneinrichtung, Sozialeinrichtungen, Container und Abfallentsorgung sowie weitere Nebenkosten, die laut Vertrag gesondert abgerechnet und nicht den allgemeinen Gemeinkosten zugerechnet werden.
Abrechnung im Bauwesen: Baufortschritt, Meilensteine und Sicherheitseinbehalt
Langfristige Bauvorhaben werden häufig in mehreren Abschnitten abgerechnet. Bei der Abschlagsabrechnung nach Baufortschritt stellen Sie den Wert der bisher ausgeführten Arbeiten auf Grundlage der vertraglich vereinbarten Bewertungsmethode in Rechnung. Bei der Meilensteinabrechnung stellen Sie vereinbarte Beträge in Rechnung, sobald festgelegte Bauabschnitte erreicht sind, etwa die Fertigstellung des Fundaments, des Dachs, der Rohinstallation oder die Abnahmereife. Jede Rechnung sollte den jeweiligen Bauabschnitt benennen und, sofern der Vertrag eine fortlaufende Abrechnung vorsieht, bereits berechnete oder gezahlte Beträge ausweisen.
Einige Verträge sehen einen Sicherheitseinbehalt (auch Gewährleistungseinbehalt genannt) als Absicherung gegen Mängel oder unvollständige Arbeiten vor. Prozentsatz, Freigabeereignisse, Mitteilungen und Fristen richten sich nach dem Vertrag und der jeweiligen Rechtsordnung. Weisen Sie den Sicherheitseinbehalt gegebenenfalls als klaren Abzug aus und erfassen Sie den Betrag separat, damit Sie seine Freigabe gemäß dem vereinbarten Verfahren geltend machen können.
Steuerliche Hinweise zur Abrechnung von Bauleistungen
Die Besteuerung von Bauleistungen hängt von der Rechtsordnung, den beteiligten Parteien, der Art der Immobilie und der erbrachten Leistung ab. Wenn Sie für die Umsatzsteuer, GST oder eine Verkaufssteuer registriert sind, wenden Sie den für das jeweilige Bauvorhaben vorgeschriebenen Steuersatz und Rechnungstext an. Bestimmte Wohnungsbau- oder Renovierungsarbeiten werden steuerlich anders behandelt. Verlassen Sie sich daher nicht auf eine allgemeine Standardeinstellung.
Für bestimmte Bauleistungen gilt in einigen Rechtsordnungen ein inländisches Reverse-Charge-Verfahren oder ein Quellensteuerverfahren. In diesem Fall muss der Kunde die Steuer gegebenenfalls selbst abführen oder einen Betrag einbehalten, statt den Bruttorechnungsbetrag zu zahlen. Ein Sicherheitseinbehalt kann sich außerdem auf den Zeitpunkt der Besteuerung anders auswirken als auf den Zahlungszeitpunkt. Prüfen Sie die geltenden Vorschriften und den Vertrag, bevor Sie Steuerposition, Hinweistext oder Zahlungsbetrag festlegen.
Zahlungsbedingungen und ergänzende Unterlagen
Geben Sie ein eindeutiges Fälligkeitsdatum an und halten Sie den vertraglich festgelegten Zeitplan für Bewertung, Mitteilungen und Zahlungen ein. Verwenden Sie das für Ihre Unterlagen vorgeschriebene Verfahren zur Rechnungsnummerierung, versenden Sie das Dokument, sobald der Bauabschnitt bewertet oder der Meilenstein genehmigt wurde, und nennen Sie alle vom Auftraggeber verwendeten Vertrags- oder Bestellnummern.
Weisen Sie Sicherheitseinbehalte, Quellensteuerabzüge und frühere Zahlungen eindeutig aus, damit der offene Betrag sofort erkennbar ist. Geben Sie Verzugszinsen nur an, wenn die Vereinbarung und das geltende Recht dies zulassen. Bei größeren Bauvorhaben kann eine Anzahlung oder Mobilisierungszahlung vorgesehen sein. Da lokale Vorschriften Vorauszahlungen begrenzen und Vorgaben zu deren Absicherung machen können, sollten Sie die vereinbarte Grundlage vor Beginn der Arbeiten dokumentieren.
Fragen zu Baurechnungen
Welche Angaben sollte eine Baurechnung enthalten?
Zu den wichtigen Angaben gehören die Rechnungsnummer, die Daten des Auftragnehmers und des Auftraggebers, das Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, eine Projekt- oder Baustellenreferenz sowie einzeln aufgeführte Positionen für Arbeitsleistungen, Materialien, Gerätemiete, Leistungen von Subunternehmen und vereinbarte Nachträge. Weisen Sie Zwischensumme, bestätigte steuerliche Behandlung, gegebenenfalls Sicherheitseinbehalt oder Quellensteuerabzug, bereits berechnete oder gezahlte Beträge, den offenen Betrag und die Zahlungsanweisungen aus. Ergänzen Sie alle Angaben, die der Vertrag und die geltenden Vorschriften verlangen.
Was ist eine Abschlags- oder Meilensteinabrechnung?
Mit beiden Verfahren kann ein Projekt abschnittsweise abgerechnet werden. Bei der Abschlagsabrechnung richtet sich der Betrag nach dem gemäß Vertrag ermittelten Wert oder Prozentsatz. Bei der Meilensteinabrechnung werden vereinbarte Beträge fällig, sobald festgelegte Ereignisse eintreten oder Abnahmekriterien erfüllt sind. Geben Sie den Zeitraum oder Bauabschnitt an und weisen Sie bereits berechnete oder gezahlte Beträge aus, wenn der Vertrag oder der Zahlungspflichtige eine fortlaufende Abrechnung verlangt.
Was ist ein Sicherheitseinbehalt auf einer Baurechnung?
Ein Sicherheitseinbehalt, auch Gewährleistungseinbehalt genannt, ist ein Betrag, den der Auftraggeber bei bestimmten Bauverträgen als Absicherung gegen Mängel oder unvollständige Arbeiten zurückbehält. Prozentsatz, Freigabetermine, Mitteilungspflichten und zulässige Verwendung können unterschiedlich geregelt sein. Weisen Sie ihn als eindeutigen Abzug aus, wenn der Vertrag dies verlangt, und erfassen Sie den verbleibenden Betrag sowie die Fristen für seine Geltendmachung separat.
Wie stelle ich Nachträge oder Zusatzarbeiten in Rechnung?
Rechnen Sie Nachträge als eigene, eindeutig bezeichnete Positionen getrennt von den Arbeiten des ursprünglichen Vertrags ab und verweisen Sie auf den unterzeichneten Nachtrag oder Änderungsauftrag, mit dem sie genehmigt wurden. Wenn Sie Zusatzarbeiten vor ihrer Ausführung schriftlich vereinbaren und dabei Preis oder Satz bestätigen lassen, vermeiden Sie Streitigkeiten beim Rechnungseingang. Nachträge können zusätzliche Leistungen, höherwertige Oberflächen oder unvorhergesehene Bedingungen wie schwierige Bodenverhältnisse betreffen.
Gilt Umsatzsteuer oder das Reverse-Charge-Verfahren für Baurechnungen?
Dies hängt von der Rechtsordnung, den beteiligten Parteien, der Immobilie und den ausgeführten Arbeiten ab. Umsatzsteuer, GST, Verkaufssteuer, Reverse-Charge- und Quellensteuerverfahren können sowohl den Betrag als auch den Wortlaut einer Baurechnung verändern. Prüfen Sie die aktuell geltende Regelung für das konkrete Bauvorhaben, statt davon auszugehen, dass der Kunde die Steuer selbst abrechnet.