Wat is een schoonmaakfactuur?
Een schoonmaakfactuur is een verzoek om betaling voor een voltooid bezoek, een reeks bezoeken of een andere factureringsgebeurtenis zoals gedefinieerd in de serviceovereenkomst. Vermeld het adres van de dienstverlening, de datum of periode, de uitgevoerde werkzaamheden en de prijsbasis, zodat de betaler de kosten kan koppelen aan de boeking of het contract.
Een vergoeding per bezoek is een vast bedrag voor een gedefinieerde dienst. Een factuur op uurbasis toont de tijd vermenigvuldigd met het overeengekomen tarief. Een factuur op basis van oppervlakte toont de gemeten oppervlakte, eenheid en tarief. Een doorlopend contract kan in plaats daarvan een vast bedrag hanteren voor een bepaalde periode en omvang. Gebruik uitsluitend het model dat de klant heeft geaccepteerd.
Wat moet er op een schoonmaakfactuur staan
Vermeld voldoende details om de leverancier, klant, dienst, kosten en betalingsvoorwaarden te kunnen identificeren. De vereiste fiscale en zakelijke velden variëren per rechtsgebied, en een klant kan ook een verwijzing naar een werkopdracht, onroerend goed of inkooporder vereisen.
- Factuurnummer en datums
- Een documentlabel en -identificatiecode die voldoen aan de geldende nummeringsregels, plus de uitgiftedatum, de dienstverleningsdatum of -periode en de vervaldatum.
- Uw gegevens en de gegevens van de klant
- De naam, het adres, de contactgegevens en het belastingnummer (indien van toepassing) van uw schoonmaakbedrijf, plus de naam van de klant en het e-mailadres van de boekhouding waarnaar de factuur moet worden verzonden.
- Serviceadres
- Het adres van het gereinigde pand, dat kan afwijken van het factuuradres voor beheerde of commerciële locaties.
- Beschrijving van de schoonmaak
- Een regel voor elke dienst, zoals standaardreiniging, grondige reiniging, ramen of tapijten, met het oppervlak of de kamers waarop deze betrekking heeft, en de hoeveelheid en het tarief of de vaste prijs.
- Benodigdheden en servicebezoeken
- In rekening te brengen materialen, zoals verbruiksartikelen of huur van apparatuur, en eventuele voorrijkosten, minimumkosten of toeslagen voor buiten kantooruren, moeten elk op een aparte regel worden vermeld.
- Belasting, totaalbedrag en betalingsvoorwaarden
- Eventuele btw, GST of omzetbelasting op een aparte regel met het tarief, het totale verschuldigde bedrag in de overeengekomen valuta, en wanneer en hoe er moet worden betaald.
Per bezoek, per uur of per vierkante meter
Vermeld bij een vergoeding per bezoek de dienst en de datum van het bezoek. Bij werk op uurbasis moeten de factureerbare tijd en het overeengekomen tarief worden weergegeven. Bij werk op basis van oppervlakte moeten de gemeten oppervlakte, de eenheid (vierkante meter of vierkante voet) en het tarief worden vermeld. Als in het contract een minimumtarief of factureringsstap is vastgelegd, moet dit worden vermeld en toegepast zoals overeengekomen.
Zorg ervoor dat de factuur overeenkomt met de goedgekeurde offerte of het contract. Als de omvang is gewijzigd, vermeld dan de goedgekeurde extra dienst apart in plaats van de oorspronkelijke regel zonder uitleg te wijzigen.
Doorlopende contracten, grondige schoonmaakbeurten en benodigdheden
Vermeld bij een doorlopend contract de dienstperiode en de omvang van de dienst, bijvoorbeeld "Kantoorschoonmaak, juni 2026", en gebruik het factureringsschema uit de overeenkomst. Geef bij een eenmalige schoonmaakbeurt de datum van de dienst en de inbegrepen ruimtes of taken aan. Als meerdere bezoeken op één factuur zijn gegroepeerd, vermeld dan de data ervan of voeg het door de klant gevraagde overzicht toe.
Spreek af of benodigdheden, gespecialiseerde producten, verbruiksartikelen en de huur van apparatuur in de serviceprijs zijn inbegrepen of apart worden gefactureerd. Vermeld apart te factureren kosten als afzonderlijke regels en bewaar ondersteunende documentatie wanneer de overeenkomst of de wet dit vereist. Etikettering van chemicaliën, werknemersinformatie, opslag en veiligheidsverplichtingen staan los van de factuur en zijn afhankelijk van de werkplek en het rechtsgebied.
Betalingsvoorwaarden en levering
Gebruik de factureringscyclus en betalingstermijn die met de klant zijn overeengekomen. Vermeld een vervaldatum volgens de kalender, de geaccepteerde betaalmethode en eventuele verwijzingen naar onroerend goed, werkorders of inkooporders die de betaler nodig heeft. Verstuur de factuur via het geaccepteerde kanaal na het betreffende bezoek of de betreffende factureringsperiode.
Een PDF behoudt de beoogde lay-out, maar is niet bestand tegen manipulatie en vervangt geen vereist portaal of gestructureerde e-factuur. Vermeld rente bij te late betaling alleen wanneer de overeenkomst en het toepasselijke recht dit ondersteunen. Bewaar de uitgegeven factuur en de bijbehorende gegevens over bezoeken, goedkeuringen en correcties gedurende de vereiste periode.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een schoonmaakfactuur staan?
Nuttige velden zijn onder meer het factuurnummer, gegevens van leverancier en klant, het adres van de dienstverlening, de datum of periode van het bezoek, de beschrijving van de dienst, de hoeveelheid en het tarief of de vaste vergoeding, afzonderlijk gefactureerde benodigdheden of toeslagen, bevestigde belasting, het te betalen totaalbedrag, de vervaldatum en de betaalmethode. Voeg eventuele velden toe die vereist zijn voor de transactie, de klant en het rechtsgebied.
Hoe maak ik een factuur op voor een vast wekelijks of maandelijks schoonmaakcontract?
Volg de factureringscyclus zoals vastgelegd in de overeenkomst en vermeld de dienst en de periode, bijvoorbeeld "Kantoorschoonmaak, juni 2026". Vermeld de bezoekdata wanneer de klant daarom vraagt, pas de geldende nummeringsregels toe en vermeld de kalendervervaldatum en de rekeningreferentie.
Moet ik per bezoek, per uur of per vierkante meter in rekening brengen?
Gebruik de methode die in de geaccepteerde offerte of het contract staat vermeld. Een vergoeding per bezoek dekt een gedefinieerde dienst, bij facturering per uur worden de tijd en het tarief weergegeven, en bij facturering op basis van oppervlakte worden de meeteenheid, de oppervlakte en het tarief weergegeven. Leg eventuele minimumkosten, factureringsstappen of wijzigingen in de omvang vast voordat u deze toepast.
Hoe ga ik om met benodigdheden en verbruiksartikelen op de factuur?
Bepaal vooraf of verbruiksartikelen in uw tarief zijn inbegrepen of apart in rekening worden gebracht. Vermeld alle in rekening te brengen materialen, zoals verbruiksartikelen, gespecialiseerde producten of huur van apparatuur, op een aparte regel, los van de arbeidskosten, zodat de klant kan zien wat uw vergoeding is en wat doorberekende kosten zijn. Noteer of voeg bonnen bij wanneer de overeenkomst hierom vraagt.
Rekenen schoonmakers belasting aan op facturen?
Dit hangt af van de leverancier, de klant, de locatie, de registratie en de geleverde diensten of goederen. Registratiedrempels geven op zichzelf geen antwoord op alle vragen over facturering of belastingen. Controleer de behandeling, het tarief, de identificatiegegevens en de vereiste bewoordingen voor de transactie voordat u de belastingregel configureert.