البنود النموذجية في فاتورة البناء
اجعل الفاتورة تتوافق مع العقد، أو التقييم، أو جدول الأعمال، أو أمر الشراء، أو سجل التغييرات المعتمد الذي يجعل المبلغ قابلاً للفوترة. افصل فئات التكاليف فقط عندما تتطلب ذلك عملية التسعير والدفع. يمكن تكييف الأمثلة أدناه مع العمل:
- العمالة
- عدد ساعات أو أيام العمل في الموقع، حسب المهنة أو الفريق، مضروبة في السعر المتفق عليه. قم بتدوين الفترة ومرحلة العمل حتى يتمكن العميل من مطابقتها مع الجدول الزمني.
- المواد
- المواد المشتراة للعمل - الخرسانة، الخشب، أدوات التثبيت، الألواح الجبسية، الطلاء - مدرجة مع الكميات. أرفق إيصالات الموردين أو أشر إليها عندما يُفوتر العقد المواد بسعر التكلفة.
- استئجار المنشآت والمعدات
- الحفارات، والسقالات، والمولدات الكهربائية، والخلاطات، والمعدات الأخرى المستأجرة لأغراض الأعمال، مع بيانها باليوم أو بالأسبوع مع فترة الاستئجار.
- أعمال المقاول من الباطن
- تم إدراج الأعمال المتخصصة التي قمت بالتعاقد عليها - مثل الأعمال الكهربائية، والسباكة، وتركيب الأسقف، وتركيب الزجاج - كبنود منفصلة، مع وصف نطاق كل منها بوضوح.
- التعديلات وأوامر التغيير
- الأعمال الإضافية أو المعدلة التي تم الاتفاق عليها بعد العقد الأصلي - الغرف المضافة، والتشطيبات المطورة، وظروف الأرض. أشر إلى التعديل الموقع عليه حتى لا يكون هناك نزاع.
- الإجراءات التمهيدية والتخلص
- تجهيز الموقع، ومرافق راحة العمال، وحاويات المخلفات وإزالتها، والتكاليف الإضافية الأخرى التي يعاملها العقد على أنها قابلة للفوترة بدلاً من إدراجها ضمن النفقات العامة.
كيف تُحسب فواتير البناء: التقدم المحرز، والمراحل الرئيسية، والاحتفاظ
غالباً ما تتم فوترة مشاريع البناء والتشييد طويلة الأجل على مراحل؛ فمع الفوترة حسب نسبة الإنجاز، تقوم بإصدار فاتورة بقيمة الأعمال المنجزة حتى تاريخه، بناءً على طريقة التقييم المحددة في العقد. ومع الفوترة حسب المعالم الرئيسية، تقوم بفوترة مبالغ متفق عليها عند بلوغ مراحل محددة، مثل وضع الأساسات، أو السقف، أو التمديدات الأولية، أو التسليم الابتدائي. ويجب أن توضح كل فاتورة المرحلة المعنية، مع إظهار المبالغ السابقة المفوتَرة أو المسددة إذا كان العقد يتطلب حساباً جارياً تراكمياً.
تحتجز بعض العقود مبلغ استقطاع ضمان الأعمال (محبوس الضمان) كضمان ضد العيوب أو الأعمال غير المكتملة. وتختلف نسبته، وشروط صرفه، وإخطاراته، ومواعيده النهائية وفقاً لشروط العقد والقوانين السارية. أظهر هذا الاستقطاع بوضوح كخصم مستقل عند تطبيقه، وتتبّع رصيده في سجل منفصل حتى تتمكن من المطالبة بصرفه وفقاً للإجراءات المتفق عليها.
ملاحظات ضريبية بشأن الفواتير الخاصة بقطاع البناء
تعتمد الضريبة المفروضة على أعمال المقاولات والإنشاءات على الاختصاص القضائي، وأطراف المعاملة، ونوع العقار، والأعمال المقدمة. فإذا كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة (VAT)، أو ضريبة السلع والخدمات (GST)، أو ضريبة المبيعات، فطبّق النسبة وصيغة الفاتورة المطلوبتين لذلك العمل. كما تخضع بعض الأعمال السكنية أو أعمال التجديد والترميم لمعاملة ضريبية مختلفة، فلا تعتمد على إعداد افتراضي عام.
ينطبق نظام الاحتساب العكسي المحلي أو نظام الاستقطاع الضريبي على بعض توريدات البناء والتشييد في بعض البلدان. وعند انطباق أي منهما، يجوز للعميل احتساب الضريبة أو استقطاع مبلغ بدلاً من دفع إجمالي الفاتورة بالكامل. كما يمكن لمبالغ التأمين المحتجزة (الضمان) أن تؤثر في توقيت استحقاق الضريبة بصورة تختلف عن توقيت السداد. تحقق من القواعد السارية والعقد المبرم قبل تحديد بند الضريبة، أو الملاحظة المرفقة، أو مبلغ الدفع.
شروط الدفع والسجلات الداعمة
حدد تاريخ استحقاق واضح واستخدم جدول التقييم والإشعار والدفع الوارد في العقد. طبق طريقة ترقيم الفواتير المطلوبة لسجلاتك، وأرسل المستند بمجرد تقييم المرحلة أو الموافقة على إنجاز مرحلة معينة، واذكر أي مرجع للعقد أو أمر الشراء يستخدمه العميل.
أظهر بوضوح المبالغ المحتجزة والمقتطعة والمدفوعات السابقة بحيث يكون الرصيد واضحًا. لا تذكر فوائد التأخير في السداد إلا إذا سمح بذلك الاتفاق والقانون. قد يستخدم المشروع الكبير دفعة مقدمة أو دفعة تعبئة، لكن القواعد المحلية قد تحد من الدفعات المسبقة وتحدد كيفية حمايتها، لذا قم بتسجيل الأساس المتفق عليه قبل بدء العمل.
أسئلة حول فواتير البناء
ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورة الإنشاءات؟
تشمل الحقول المفيدة معرّف الفاتورة، وتفاصيل المورد والعميل، وتواريخ الإصدار والاستحقاق، ومرجع المشروع أو الموقع، والبنود المفصلة للعمالة والمواد واستئجار المعدات وأعمال المقاولين من الباطن والتغييرات المتفق عليها. اعرض المجموع الفرعي، والمعاملة الضريبية المؤكدة، والاحتجاز أو الاستقطاع حيثما ينطبق ذلك، والمبالغ السابقة التي تم إصدار فواتير بها أو دفعها، والرصيد المستحق، وتعليمات الدفع. أضف أي تفاصيل مطلوبة بموجب العقد والقواعد السارية.
ما المقصود بالفوترة على أساس التقدم المحرز أو المراحل المهمة؟
يمكن لكليهما إصدار فواتير للمشروع على مراحل. تستخدم الفوترة التدريجية القيمة أو النسبة المئوية المحددة بموجب العقد. تستخدم الفوترة على أساس المراحل المحددة المبالغ المتفق عليها عند استيفاء الأحداث المحددة أو معايير القبول. حدد الفترة أو المرحلة وأظهر المبالغ التي تم إصدار فواتير بها أو دفعها سابقًا عندما يتطلب العقد أو الجهة الدافعة حسابًا متتابعًا.
ما المقصود بالاحتجاز في فاتورة البناء؟
الاحتجاز، الذي يُعرف أيضًا باسم «المبلغ المحتجز»، هو مبلغ يحتفظ به العميل بموجب بعض عقود البناء كضمان ضد العيوب أو الأعمال غير المكتملة. تختلف النسبة المئوية وتواريخ الإفراج ومتطلبات الإشعار والاستخدام المسموح به. اعرضه كخصم واضح عندما يتطلب العقد ذلك، وتابع الرصيد ومواعيد المطالبات بشكل منفصل.
كيف أقوم بإصدار فاتورة للتعديلات أو الأعمال الإضافية؟
قم بإدراج التعديلات في الفاتورة كبنود منفصلة ومميزة بوضوح، منفصلة عن أعمال العقد الأصلي، وأشر إلى التعديل الموقع أو أمر التغيير الذي أجازها. إن الاتفاق على الإضافات كتابةً قبل تنفيذ العمل، مع تأكيد السعر أو المعدل، يمنع النزاعات عند استلام الفاتورة. تشمل التعديلات النطاق المضاف، والتشطيبات المطورة، أو الظروف غير المتوقعة مثل صعوبة التربة.
هل تنطبق ضريبة القيمة المضافة أو نظام التحميل العكسي على فواتير قطاع البناء؟
يعتمد ذلك على الولاية القضائية والأطراف والعقار والعمل. يمكن أن تؤدي ضريبة القيمة المضافة (VAT) وضريبة السلع والخدمات (GST) وضريبة المبيعات ونظام التحميل العكسي ونظام الاستقطاع الضريبي إلى تغيير المبلغ أو الصياغة في فاتورة البناء. تحقق من القاعدة الحالية الخاصة بالمشروع المحدد بدلاً من افتراض أن العميل هو المسؤول عن احتساب الضريبة.