Tipikus tételek egy építési számlán
A számlát a szerződésnek, az értékelésnek, a munkatervnek, a megrendelésnek vagy a jóváhagyott módosítási jegyzőkönyvnek megfelelően kell kiállítani, amely alapján az összeg számlázhatóvá válik. A költségkategóriákat csak akkor kell elkülöníteni, ha az árazási és fizetési folyamat ezt megköveteli. Az alábbi példák a munkához igazíthatók:
- Munkaerő
- A helyszínen ledolgozott órák vagy napok száma, szakma vagy munkacsoport szerint, szorozva a megállapodás szerinti óradíjjal. Jegyezze fel az időszakot és a munkaszakaszt, hogy az ügyfél össze tudja egyeztetni a programmal.
- Anyagok
- A munkához beszerzett anyagok - beton, fa, rögzítőelemek, gipszkarton, festék - mennyiségekkel együtt felsorolva. Csatolja vagy hivatkozzon a beszállítói számlákra, amennyiben a szerződés az anyagokat önköltségi áron számlázza.
- Gépek és berendezések bérlése
- A munkálatokhoz bérelt kotrógépek, állványok, generátorok, keverők és egyéb gépek, napi vagy heti bontásban, a bérleti időszak feltüntetésével.
- Alvállalkozói munka
- Az Ön által megbízott szakemberek - villanyszerelők, vízvezeték-szerelők, tetőfedők, üvegezők - saját sorban kerülnek feltüntetésre, munkájuk hatókörének egyértelmű leírásával.
- Módosítások és pótmunkák
- Az eredeti szerződés után megegyezésre jutott kiegészítő vagy módosított munkák - hozzáadott helyiségek, felújított burkolatok, talajviszonyok. Hivatkozzon az aláírt módosításra, hogy ne merüljön fel vita.
- Előkészületek és ártalmatlanítás
- A munkaterület kialakítása, a dolgozók helyszíni szociális létesítményei, a konténerek és a hulladékeltávolítás, valamint egyéb járulékos költségek, amelyeket a szerződés számlázható tételként kezel, nem pedig az általános költségek részeként.
Hogyan számlázzák az építési munkákat: előrehaladás, mérföldkövek és visszatartás
A hosszan tartó építési projekteket gyakran szakaszosan számlázzák. A teljesítésarányos számlázás (progress billing) során az addig elvégzett munka értéke kerül kiszámlázásra a szerződésben szereplő felmérési módszer alapján. A mérföldkő-alapú számlázás esetén a megállapodás szerinti összegeket akkor számlázza ki, amikor a projekt elér bizonyos meghatározott szakaszokat, például az alapozást, a tetőszerkezetet, az elsődleges gépészeti kiépítést (first fix) vagy a műszaki átadás-átvételt. Minden egyes számlán szerepelnie kell az adott szakasznak, valamint fel kell tüntetni a korábban kiszámlázott vagy kifizetett összegeket, amennyiben a szerződés göngyölített elszámolást ír elő.
Egyes szerződések jóteljesítési garanciális visszatartást (retention / retainage) alkalmaznak a hibák vagy a befejezetlen munkák fedezeteként. A levonás százalékos mértéke, a felszabadítási feltételek, az értesítések és a határidők szerződés- és jogrendszer-függők. Amennyiben alkalmazandó, tüntesse fel a visszatartást egyértelmű levonásként, és tartsa nyilván az összeget külön, hogy a felszabadítását a megállapodás szerinti eljárásrendben igényelhesse.
Adózási megjegyzések az építőipari számlázáshoz
Az építési munkákra vonatkozó adó a joghatóságtól, a felektől, az ingatlan típusától és az elvégzett munkától függ. Ha áfa-, GST- vagy forgalmi adó-bejelentett, alkalmazza az adott munkára előírt adókulcsot és számlázási megfogalmazást. Bizonyos lakásépítési vagy felújítási munkák eltérő kezelés alá esnek, ezért ne támaszkodjon általános alapértelmezésre.
Egyes joghatóságokban bizonyos építési szolgáltatásokra belföldi fordított adókötelezettség vagy forrásadó-rendszer vonatkozik. Amennyiben ilyen alkalmazandó, az ügyfél elszámolhatja az adót, vagy visszatarthat egy összeget a számla bruttó összegének kifizetése helyett. A visszatartás az adófizetés időzítését is eltérően befolyásolhatja a fizetés időzítésétől. Ellenőrizze az érvényes szabályokat és a szerződést, mielőtt kiválasztaná az adósort, a megjegyzést vagy a fizetendő összeget.
Fizetési feltételek és kísérő dokumentumok
Adja meg egyértelműen az esedékességi dátumot, és használja a szerződésben szereplő értékelési, értesítési és fizetési ütemtervet. Alkalmazza a nyilvántartásához szükséges számlaszámozási módszert, küldje el a dokumentumot, miután az adott szakasz értékelésre került vagy a mérföldkő jóváhagyásra került, és tüntesse fel az ügyfél által használt szerződés- vagy megrendelés-hivatkozási számot.
A visszatartott összegeket, a forrásadót és a korábbi kifizetéseket egyértelműen tüntesse fel, hogy az egyenleg egyértelmű legyen. Késedelmi kamatot csak akkor tüntessen fel, ha a megállapodás és a törvény ezt megengedi. Nagyobb projektek esetén előleg vagy mobilizációs kifizetés is alkalmazható, de a helyi szabályok korlátozhatják az előlegeket, és előírhatják azok védelmének módját, ezért a munka megkezdése előtt rögzítse a megállapodott feltételeket.
Építőipari számlákkal kapcsolatos kérdések
Mit kell tartalmaznia egy építési számlának?
Hasznos mezők többek között a számlaazonosító, a szállító és az ügyfél adatai, a kiállítási és esedékességi dátumok, a projekt- vagy helyszín-hivatkozás, valamint a munkaerő, anyagok, gépbérlés, alvállalkozói munkák és a megállapodás szerinti eltérések tételes felsorolása. Tüntesse fel a részösszeget, a megerősített adókezelést, a visszatartást vagy a forrásadót (ha alkalmazandó), a korábban kiszámlázott vagy kifizetett összegeket, a fennmaradó egyenleget és a fizetési utasításokat. Adja hozzá a szerződés és az irányadó szabályok által előírt minden részletet.
Mi az előrehaladási vagy mérföldkő-alapú számlázás?
Mindkét módszerrel szakaszokban lehet számlázni egy projektet. A haladás szerinti számlázás a szerződésben meghatározott értéket vagy százalékot használja. A mérföldkő szerinti számlázás a megállapodás szerinti összegeket alkalmazza, amikor a meghatározott események vagy átvételi feltételek teljesülnek. Határozza meg az időszakot vagy szakaszt, és mutassa meg a korábban kiszámlázott vagy kifizetett összegeket, ha a szerződés vagy a fizető fél folyamatos elszámolást igényel.
Mi az a visszatartás egy építőipari számlán?
A jóteljesítési visszatartás (angolul retention vagy retainage) az az összeg, amelyet a megrendelő bizonyos építési szerződések alapján visszatart a hibák vagy a hiányos munkavégzés esetére biztosítékként. A százalékos arány, a felszabadítás időpontjai, az értesítési követelmények és a megengedett felhasználás változó lehet. A szerződés előírása esetén ezt egyértelmű levonásként tüntesse fel, és az egyenleget, valamint a követelésérvényesítési határidőket külön kövesse nyomon.
Hogyan számlázzam ki a változtatásokat vagy a többletmunkát?
A szerződésmódosításokat külön, egyértelműen megjelölt tételként kell feltüntetni a számlán, elkülönítve az eredeti szerződés szerinti munkától, és hivatkozni kell az azokat jóváhagyó, aláírt módosításra vagy módosító megrendelésre. A számla kézhezvételekor felmerülő viták elkerülhetők, ha a többletmunkákról a munkavégzés megkezdése előtt írásban megállapodnak, és az árat vagy a díjszabást is rögzítik. A módosítások kiterjedhetnek a hozzáadott munkákra, a minőségi színvonal emelésére, vagy előre nem látható körülményekre, például nehéz talajviszonyokra.
Alkalmazandó-e az áfa vagy a fordított adókötelezettség az építési számlákra?
Ez a joghatóságtól, a felektől, az ingatlantól és a munkától függ. Az áfa, a GST, a forgalmi adó, a fordított adókötelezettség és a forrásadó-levonás mind befolyásolhatja az építési számla összegét vagy megfogalmazását. Ne feltételezze, hogy az ügyfél elszámolja az adót, hanem ellenőrizze az adott munkára vonatkozó aktuális szabályokat.