Wanneer moet een factuur worden verzonden?
Factureer op het moment dat is vastgelegd in het contract, de belastingregels en het aankoopproces van de klant. Bij eenmalige opdrachten kan dat de levering of acceptatie zijn; bij een mijlpaalproject kan dat elke goedgekeurde fase zijn; bij doorlopende opdrachten kan dat een vaste maandelijkse datum zijn. Tijdige verzending helpt, maar de wettelijke of contractuele betalingstermijn begint niet altijd op de verzenddatum. Dit kan afhangen van ontvangst, levering of acceptatie.
Overweeg bij een groot project een aanbetaling of gefaseerde betalingen die worden overeengekomen voordat het werk begint. Leg het bedrag, de omvang, de voorwaarde en de vervaldatum schriftelijk vast. Als vooruitbetaling het belastingmoment wijzigt of een belastingfactuur vereist in uw rechtsgebied, volg dan die regel in plaats van de aanbetaling als informeel te behandelen.
Hoe facturen opeenvolgend te nummeren
Gebruik voor elke factuur een unieke referentie. Sommige systemen, waaronder de EU-btw-regels, vereisen een volgnummer op basis van een of meer reeksen; andere rechtsgebieden definiëren factuuridentificaties op een andere manier. Een eenvoudige oplopende teller is gemakkelijk te controleren, en een voorvoegsel met het jaar of de klantnaam kan volstaan wanneer elke reeks uniek blijft en de lokale regels dit toestaan.
Documenteer annuleringen en correcties in plaats van een uitgegeven nummer stilletjes te verwijderen of te hergebruiken. Een gat is geen bewijs van verborgen inkomsten, maar een onverklaarbaar gat maakt de administratie moeilijker te volgen. Gastgebruikers van FreeBillGen voeren hun eigen nummer in. Een aangemelde werkruimte kan het volgende nummer voorstellen op basis van opgeslagen facturen en dubbele, volledig opgeslagen nummers weigeren, maar u moet ongeldige facturen en elders aangemaakte facturen handmatig afstemmen.
Wat moet er op een factuur van een freelancer staan?
Een bruikbare factuur geeft aan wie wie factureert, wat er is geleverd, de bedragen en de betalingsvoorwaarden. De juridische details zijn afhankelijk van de leverancier, de klant, de transactie en het rechtsgebied, dus beschouw de onderstaande lijst als een praktisch uitgangspunt in plaats van een universeel formulier. Een gratis factuurgenerator geeft de gangbare velden weer; u voegt zelf nog eventuele lokale vereisten toe.
- Het woord "Factuur"
- Geef het document een duidelijke aanduiding, zodat het niet wordt verward met een offerte, raming of pro forma.
- Factuur-ID en datum
- Een uniek nummer of referentie, waarbij gebruik wordt gemaakt van een lokaal vereiste reeks of serie, en de uitgiftedatum.
- Uw gegevens
- Uw handelsnaam of officiële naam, adres en eventuele bedrijfs- of belastingregistratienummers die van toepassing zijn.
- Gegevens van de klant
- De naam (of bedrijfsnaam) en het adres van de klant, en hun btw-nummer wanneer de verlegging van de btw van toepassing is.
- Werkbeschrijving
- Een regel voor elke dienst of levering, met hoeveelheid of uren, het eenheidstarief en het regeltotaal.
- Bedragen
- Het subtotaal, eventuele belastingen, eventuele kortingen en het totale verschuldigde bedrag in de overeengekomen valuta.
- Betalingsvoorwaarden en vervaldatum
- Wanneer de betaling verschuldigd is (bijvoorbeeld netto 14 of netto 30) en hoe te betalen, inclusief bank- of overschrijvingsgegevens.
- Een referentie, indien de klant er een nodig heeft
- Een inkooporder of projectreferentie waarmee de klant de factuur ter goedkeuring kan doorsturen.
Moeten freelancers btw in rekening brengen?
De fiscale behandeling hangt van meer af dan alleen registratie. Als u op geldige wijze buiten het normale btw- of GST-systeem blijft, presenteer dan geen deel van de prijs als die belasting. Als u geregistreerd bent, pas dan de behandeling toe die geldt voor de specifieke levering: een positief tarief, nultarief, vrijstelling of verlegging. Omzetbelastingstelsels kunnen verschillende regels hanteren voor registratie, herkomstbepaling en facturering.
Voor veel diensten die door een EU-onderneming aan een onderneming in een andere lidstaat worden geleverd, is de klant verantwoordelijk voor de btw onder verlegging. Voor sommige diensten gelden speciale regels inzake de plaats van levering; controleer daarom de status van de klant en de aard van de werkzaamheden voordat u de btw weglaat. Gebruik de factuurformulering en identificatiegegevens die volgens de toepasselijke regels vereist zijn. Inkomstenbelasting op bedrijfswinst staat los van transactiebelasting.
Betalingsvoorwaarden instellen
Betalingsvoorwaarden geven aan wanneer het geld verschuldigd is. Leg deze vast in het contract of de geaccepteerde offerte en vermeld de exacte kalenderdeadline op de factuur. Als u afkortingen gebruikt zoals ‘net 14’ of ‘net 30’, geef dan aan vanaf welke gebeurtenis de termijn begint te lopen. ‘Verschuldigd bij ontvangst’ geeft aan dat u geen krediettermijn aanbiedt, maar een concrete datum is duidelijker.
| Term | Gewone betekenis | Mogelijk gebruik |
|---|---|---|
| Vervaldatum bij ontvangst | Geen overeengekomen krediettermijn | Kleine opdrachten of vooraf overeengekomen onmiddellijke facturering |
| Netto 14 | Het volledige bedrag is verschuldigd 14 dagen na de vermelde startdatum | Korte overeengekomen betalingstermijn |
| Netto 30 | Het volledige bedrag is 30 dagen na de aangegeven startdatum verschuldigd | Klanten met een betalingstermijn van 30 dagen |
Vermeld ook de valuta, de betalingswijze en het referentienummer. Contractuele of wettelijke rechten inzake betalingsachterstanden variëren per rechtsgebied en transactietype. Een schriftelijke clausule helpt om aan te tonen wat er is overeengekomen, maar maakt onwettige kosten niet afdwingbaar.
Achterstallige betalingen opvolgen en administratie bijhouden
Wanneer een factuur achterstallig raakt, controleer dan eerst of deze bij de juiste facturatiecontactpersoon is aangekomen en of deze de vereiste inkooporderreferentie bevat. Stuur een zakelijke aanmaning met het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Escaleer via de stappen die zijn toegestaan volgens het contract en de lokale wetgeving, waarbij elk contact en elke berekening wordt vastgelegd.
Bewaar de facturen die u uitreikt en ontvangt, de onderliggende overeenkomst, het bewijs van levering, correcties en betalingsgegevens gedurende de periode die vereist is volgens de toepasselijke belasting- en vennootschapswetgeving. Bewaartermijnen en het tijdstip waarop deze ingaan, verschillen, dus hanteer het actuele schema van de relevante autoriteit in plaats van een algemene vuistregel.
Veelgestelde vragen
Moet ik een geregistreerd bedrijf zijn om een factuur te versturen?
Het oprichten van een bedrijf is niet altijd vereist, maar de regels voor bedrijfsregistratie, vergunningen, belastingen en facturering variëren. Een eenmanszaak kan factureren onder een persoonlijke of geregistreerde handelsnaam en heeft toch specifieke identificatiegegevens, aangiften en inkomstenregistraties nodig. Controleer de regels die gelden in het gebied waar het bedrijf actief is.
Hoe nummer ik mijn facturen?
Gebruik een unieke referentie en volg alle lokale regels inzake opeenvolgende reeksen. Een doorlopend nummer zoals 2026-001 is gemakkelijk te controleren. Bewaar geannuleerde of gecorrigeerde documenten in plaats van een toegekend nummer stilzwijgend te hergebruiken, en gebruik het correctiedocument dat in uw rechtsgebied vereist is.
Moet ik als freelancer btw in rekening brengen?
Registratie is slechts een deel van het antwoord. Pas de regel toe voor de plaats en het type levering, inclusief eventuele vrijstellingen, nultarieven of verlegging. Bij veel grensoverschrijdende B2B-diensten binnen de EU wordt verlegging toegepast, maar er zijn belangrijke uitzonderingen. Inkomstenbelasting over winst staat los van de btw.
Welke betalingsvoorwaarden moet ik instellen?
Kies voorwaarden die de klant accepteert en die binnen uw cashflow passen. Als u ‘net 14’ of ‘net 30’ hanteert, geef dan aan wanneer de termijn ingaat en vermeld de kalenderdatum waarop de betaling verschuldigd is. Vermeld de valuta, de betalingswijze en eventuele wettelijke bepalingen inzake betalingsachterstand voordat het werk begint.
Wat kan ik doen als een klant te laat betaalt?
Bevestig de ontvangst en eventuele reële geschillen, stuur vervolgens een op feiten gebaseerde aanmaning en escaleer de zaak volgens het contract en de lokale procedure. Er kunnen rente of invorderingskosten ontstaan op grond van een overeengekomen clausule of wetgeving voor in aanmerking komende schulden. Controleer het type debiteur, het tarief, de kennisgevings- en handhavingsregels voordat u kosten in rekening brengt.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Gebruik de huidige bewaarregels voor elke belasting, entiteit en rechtsgebied die van toepassing zijn. Bewaar uitgereikte en ontvangen facturen, correcties, de overeenkomst, het leveringsbewijs en betalingsgegevens in een vorm die gedurende de vereiste periode leesbaar blijft.