Qué incluir en una factura de clases particulares
Identifique al proveedor, al pagador y, cuando proceda, al alumno, así como el período del servicio y los datos de la factura necesarios para la operación. Detalle cada clase por fecha, asignatura o programa, y duración cuando el acuerdo facture sesiones individuales. Limite la información del alumno y de carácter educativo a lo que el pagador y el proceso de facturación necesiten.
Indique el importe acordado por hora, por sesión, por bloque o recurrente. Detalle por separado los cargos aprobados por materiales, evaluación, plataforma o desplazamiento cuando no estén incluidos en el precio base. Si se factura a varios alumnos en una misma factura, organice las líneas con claridad sin exponer información personal innecesaria.
- Datos del profesor y del alumno
- Su nombre o razón social y sus datos de contacto, además del nombre del alumno y del nombre y la dirección del progenitor o pagador, para que la factura se dirija a quien realiza el pago.
- Asignatura, nivel y fechas
- La asignatura y el nivel (por ejemplo, GCSE de Matemáticas o A-level de Química) y la fecha de cada sesión, para que el progenitor pueda cotejar los cargos con las clases impartidas.
- Duración de la sesión y tarifa
- La duración de cada clase y su tarifa por hora, o una cuota fija por sesión, indicadas con claridad para que el cálculo de la factura sea fácil de seguir.
- Materiales y recursos
- Cuadernos impresos, exámenes de convocatorias anteriores, tasas de tribunales examinadores o costes de plataformas en línea, detallados por separado de la tarifa de la clase al precio acordado.
- Cargos por desplazamiento o ubicación
- Cualquier cargo por desplazamiento para impartir clases en el domicilio del alumno, o una diferencia de tarifa entre sesiones en línea y presenciales, indicado en una línea aparte.
- Importe total y condiciones de pago
- El importe total, la fecha de vencimiento, los métodos de pago aceptados y cualquier depósito ya abonado o bloque de horas prepago, para que el saldo pendiente quede inequívoco.
Cómo facturan los tutores: por hora, por sesión o en bloques prepagados
La facturación por hora muestra el tiempo de clase impartido y la tarifa acordada. La facturación por sesión muestra un importe fijo por una clase de la duración definida. Un bloque prepagado o un acuerdo recurrente se rige por lo establecido por escrito en cuanto al número de sesiones, el período de uso, el evento de facturación y las condiciones de reembolso, caducidad y cancelación. Muestra un saldo restante solo cuando tus registros puedan verificarlo.
Una tarifa por cancelación o inasistencia solo debe figurar cuando exista una política aceptada antes de la reserva y permitida por la normativa de consumo aplicable. Identifica la sesión cancelada y la tarifa correspondiente sin presentarla como una clase impartida. Factura los materiales, los desplazamientos, las evaluaciones, los costes de plataforma o los descuentos aplicando el precio y el tratamiento acordados con el pagador.
Notas sobre fiscalidad y conservación de registros para tutores
La fiscalidad de las tutorías depende de tu jurisdicción, tu registro, tu condición de prestador del servicio, la materia, el alumno y la forma en que se presta el servicio. Una exención educativa puede aplicarse únicamente a determinados prestadores o tipos de enseñanza, por lo que no debes asumir que toda clase particular está exenta. Verifica si debes inscribirte, cobrar impuestos o incluir una mención de exención en la factura. La declaración de ingresos y el registro a efectos de impuestos indirectos son obligaciones independientes.
Lleva un registro de las clases y sus fechas, además de los justificantes de los materiales. Si trabajas a través de una agencia o plataforma, confirma si debes facturar a la plataforma, al alumno o a ninguno de los dos, y si la plataforma emite documentos en tu nombre.
Condiciones de pago y cómo cobrar
Sigue el evento de facturación y el calendario de pagos aceptados por el pagador. Indica una fecha de vencimiento concreta y un método de pago aceptado. La facturación anticipada, la caducidad, la renovación automática y las condiciones de reembolso y de cancelación deben cumplir el acuerdo y la normativa de consumo local.
Enumera las fechas de las clases o el período del programa necesarios para justificar el cargo. Conserva los registros de asistencia, aprobación, materiales, pagos y correcciones durante el período aplicable. Muestra un saldo de bloque solo cuando pueda conciliarse con dichos registros.
Preguntas sobre facturas de tutorías
¿Qué debe incluir una factura de tutorías?
Entre los campos útiles se encuentran el identificador y la fecha de la factura, los datos del prestador y del pagador, el alumno cuando proceda, la materia o el programa, las fechas y la duración de las sesiones, la base de facturación, los extras aprobados, el impuesto confirmado, el total adeudado, la fecha de vencimiento y el método de pago. Añade los campos de centro educativo, plataforma, impuestos o datos de enrutamiento que requiera la operación.
¿Facturo por hora o por sesión?
Utiliza la base establecida en el acuerdo. La facturación por hora muestra el tiempo de clase impartido y la tarifa. La facturación por sesión muestra el importe fijo de una clase de la duración definida. Un bloque prepagado o un acuerdo recurrente especifica su número de sesiones, el período y el evento de facturación. Deja claro el cargo actual y cualquier saldo restante verificado.
¿Puedo cobrar una clase cancelada o a la que no asistió el alumno?
Solo cuando el pagador haya aceptado una política clara y la normativa de consumo aplicable permita el cargo. Indica el plazo de preaviso y la tarifa antes de la reserva. Cuando se aplique una tarifa, muéstrala como una línea claramente etiquetada, separada de las clases que sí se impartieron.
¿Debo aplicar IVA o impuestos sobre las ventas a las tutorías?
Depende de tu jurisdicción, tu registro, tu condición de prestador del servicio, la materia, el alumno y el método de impartición. Las exenciones educativas suelen estar definidas de forma restrictiva. Verifica si debes inscribirte, cobrar impuestos o incluir una mención de exención, en lugar de asumir que la enseñanza particular está exenta.
¿Cómo debo facturar materiales como libros de ejercicios o exámenes de convocatorias anteriores?
Enumera los materiales en una línea propia al precio acordado, separados de la tarifa de la clase, y conserva el recibo. Esto se aplica a libros de ejercicios impresos, exámenes de convocatorias anteriores de organismos examinadores, libros de texto o el coste de una plataforma en línea que cubras en nombre del alumno. Mantener los materiales diferenciados de la tarifa de la clase facilita que un progenitor pueda revisar y pagar la factura.