¿Qué es un CFDI y por qué se exige?
Un CFDI es el comprobante fiscal digital estructurado de México. Los contribuyentes obligados a emitir una factura fiscal utilizan el XML vigente de CFDI 4.0 y obtienen el timbre fiscal digital mediante el proceso del SAT. Existen tipos de CFDI y complementos específicos para distintas operaciones.
Un CFDI emitido correctamente es uno de los documentos necesarios para respaldar un tratamiento fiscal, como una deducción admisible o un crédito de IVA. El destinatario también debe cumplir los requisitos fiscales sustantivos. Un recibo, un PDF diseñado por el usuario o una hoja de cálculo no sustituyen el CFDI.
¿Qué roles cumplen el SAT y el PAC?
Detrás de cada CFDI legítimo hay dos partes. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es la administración tributaria federal de México. Define el estándar del CFDI, publica los esquemas técnicos y los catálogos, y en última instancia valida cada factura. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es una empresa privada a la que el SAT autorizó para timbrar facturas en su nombre.
El flujo funciona así: preparás los datos de la factura, la firmás con tu certificado digital y enviás el XML a un PAC. El PAC valida la estructura, aplica el sello fiscal oficial y devuelve un CFDI que lleva un UUID único (el folio fiscal) que prueba que el SAT lo registró. Recién entonces la factura es válida. El SAT también ofrece su propia herramienta gratuita de emisión a través del portal de Factura Electrónica para emisores de bajo volumen, pero la mayoría de las empresas usan un PAC o un software de facturación conectado a uno.
- SAT
- La autoridad fiscal que establece el estándar CFDI 4.0, mantiene los catálogos y valida y almacena cada factura timbrada.
- PAC
- Un proveedor autorizado por el SAT que timbra tu XML, aplica el sello fiscal y devuelve el folio UUID que hace válido el CFDI.
- CSD (certificado de sello digital)
- Tu Certificado de Sello Digital, emitido por el SAT, que se usa para firmar cada factura de modo que el PAC pueda verificar que realmente proviene de vos.
- UUID (folio fiscal)
- El identificador único de 36 caracteres que el SAT asigna a cada CFDI timbrado. Es la prueba de que la factura existe en los registros del SAT.
¿Qué son el RFC y el Uso del CFDI?
CFDI 4.0 valida los datos prescritos del emisor y del receptor conforme a las reglas vigentes del SAT. El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es el código federal de registro del contribuyente. Los datos del receptor suelen incluir el nombre registrado, el RFC, el código postal fiscal y el régimen fiscal. Existen reglas especiales de RFC genérico para supuestos como las operaciones con el público en general o con receptores extranjeros.
El Uso del CFDI es el código del catálogo del SAT que indica el uso fiscal declarado por el receptor. Debe ser compatible con su régimen fiscal. El cliente puede obtener sus datos de los registros del SAT, por ejemplo de la Constancia de Situación Fiscal, pero el emisor necesita los datos, no necesariamente una copia impresa de esa constancia.
- RFC del emisor
- Tu propia clave de registro de contribuyente, vinculada al certificado de sello digital con el que firmás la factura.
- RFC, nombre y código postal del receptor
- Usá los datos del receptor exigidos por el CFDI 4.0 y, si corresponde, la regla aplicable para receptores genéricos.
- Régimen Fiscal
- El código de régimen fiscal de cada parte, que también tiene que coincidir con lo que el SAT tiene registrado.
- Uso del CFDI
- Un código de catálogo que selecciona el comprador (por ejemplo G03 gastos en general) que describe cómo se usará la factura.
¿En qué se diferencia un CFDI de una factura común?
Ayuda separar dos cosas: el documento de facturación que vos y tu cliente leen, y el registro fiscal que valida el SAT. En la mayoría de los países, un solo PDF cumple ambas funciones. En México el registro fiscal es el XML timbrado, y el PDF es solo una representación legible del mismo. La tabla siguiente muestra la diferencia.
| Aspecto | Factura PDF simple | CFDI 4.0 (México) |
|---|---|---|
| Formato | PDF o papel que diseñás vos | XML estructurado en el esquema 4.0 del SAT |
| Validación | No requiere ninguna | Timbrado por un PAC y validado por el SAT |
| Identificador único | Tu propio número de factura | UUID asignado por el SAT (folio fiscal) |
| Deducibilidad fiscal | No deducible por sí sola | Requerido para que el comprador deduzca y acredite el IVA |
| Firma | Ninguna | Firmado con tu certificado digital CSD |
| Cancelación | Informal | Regida por las reglas de cancelación y aprobaciones del SAT |
Por eso una herramienta genérica cumple un rol de apoyo acá. Un generador de facturas gratuito como FreeBillGen produce un documento de facturación claro y detallado que captura las partidas, los importes y el IVA que vas a necesitar, que podés compartir con tu cliente o usar para preparar los datos. El timbrado oficial del CFDI en sí todavía tiene que pasar por un PAC o el SAT, porque solo ellos pueden aplicar el sello fiscal y el folio.
¿Cómo emitís una factura conforme en México?
Podés emitir mediante el servicio del SAT o con un programa compatible y un proveedor autorizado de certificación. Registrate en el SAT y obtené las credenciales y el certificado de sello digital que exija el método elegido. Recopilá los datos prescritos del receptor, clasificá los conceptos, elegí los impuestos y los códigos de Uso del CFDI, y enviá el XML para certificarlo. Entregá el CFDI certificado en la forma electrónica exigida. El PDF es una representación legible opcional.
Por lo general, el Código Fiscal de la Federación establece un período de conservación de cinco años para los registros fiscales, aunque pueden aplicarse períodos distintos o más largos. Conservá el XML certificado y los registros relacionados durante el plazo aplicable al contribuyente y a la operación.
- Registrate y obtené tus certificados
- Conseguí tu e.firma y CSD del SAT para poder firmar facturas a tu nombre.
- Capturá los datos fiscales exactos del comprador
- El nombre, el RFC, el código postal y el régimen fiscal deben coincidir con los registros del SAT bajo la versión 4.0.
- Armá el contenido de la factura
- Partidas, importes, IVA y cualquier retención, más el código correcto de Uso del CFDI.
- Timbrá a través de un PAC
- Enviá el XML firmado para su validación; el PAC devuelve el CFDI y su folio del SAT (UUID).
- Entregá y conservá
- Enviá el CFDI en la forma exigida y conservá el XML certificado y los demás registros durante el plazo aplicable.
Preguntas sobre facturación en México
¿Qué es un CFDI en México?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria de México. Es un documento XML, actualmente en la versión 4.0, que se firma con tu certificado de sello digital, se timbra a través de un PAC autorizado y lo valida el SAT, la autoridad fiscal. Solo un CFDI timbrado con su folio del SAT (UUID) es una factura fiscal válida en México.
¿Es válida una factura en PDF en México?
No por sí sola. Un PDF es solo una representación legible de una factura. A efectos fiscales, el documento válido es el XML del CFDI 4.0 timbrado, validado por el SAT a través de un PAC. Un comprador no puede deducir un gasto ni acreditar el IVA con un PDF simple; necesita el CFDI con su folio único del SAT.
¿Qué es un RFC?
El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es la clave federal de registro del contribuyente en México. El CFDI 4.0 normalmente exige el RFC del receptor, su nombre registrado, el código postal fiscal y el régimen fiscal. Las reglas de RFC genérico se aplican en casos específicos, incluidas algunas operaciones con el público en general o con receptores extranjeros.
¿Qué es el Uso del CFDI?
El Uso del CFDI es un código del catálogo del SAT que indica el uso fiscal declarado por el receptor, como G03 para gastos en general. Debe ser compatible con el régimen fiscal registrado del receptor. Pedile al receptor el código vigente correcto.
¿Necesito un PAC para emitir una factura?
Para la mayoría de las empresas, sí. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es un proveedor autorizado por el SAT que timbra tu CFDI y devuelve el folio oficial (UUID). El SAT también ofrece una herramienta gratuita de emisión a través de su portal de Factura Electrónica para emisores de bajo volumen, pero en ambos casos el timbrado y la validación del SAT son los que hacen válida la factura.
¿Cuánto tiempo debo conservar los CFDI en México?
El plazo general del Código Fiscal de la Federación es de cinco años, pero importan la fecha inicial y las excepciones, y algunos registros deben conservarse por más tiempo. Conservá el XML timbrado y los registros de respaldo durante el plazo aplicable. Un PDF es una representación legible, no un sustituto del XML.