Πώς να τιμολογήσετε ως ελεύθερος επαγγελματίας

Πότε να στείλετε ένα τιμολόγιο

Εκδώστε το τιμολόγιο στο χρονικό σημείο που ορίζουν η σύμβαση, οι φορολογικοί κανόνες και η διαδικασία αγορών του πελάτη. Για μια εφάπαξ εργασία, αυτό μπορεί να είναι η παράδοση ή η αποδοχή της. Για ένα έργο με ορόσημα, μπορεί να είναι κάθε εγκεκριμένο στάδιο. Για συνεχιζόμενη εργασία, μπορεί να είναι μια σταθερή ημερομηνία κάθε μήνα. Η άμεση αποστολή βοηθά, αλλά η νόμιμη ή συμβατική περίοδος πληρωμής δεν αρχίζει πάντα την ημερομηνία αποστολής. Μπορεί να εξαρτάται από την παραλαβή, την παράδοση ή την αποδοχή.

Για ένα μεγάλο έργο, εξετάστε το ενδεχόμενο προκαταβολής ή τμηματικών πληρωμών που θα συμφωνηθούν πριν αρχίσει η εργασία. Ορίστε γραπτώς το ποσό, το αντικείμενο, το γεγονός που ενεργοποιεί την πληρωμή και την ημερομηνία λήξης. Αν η προκαταβολή αλλάζει τον χρόνο γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης ή απαιτεί φορολογικό τιμολόγιο στη δικαιοδοσία σας, ακολουθήστε αυτόν τον κανόνα αντί να τη θεωρήσετε άτυπη πληρωμή.

Πώς να αριθμήσετε τα τιμολόγια διαδοχικά

Χρησιμοποιήστε μια μοναδική αναφορά για κάθε τιμολόγιο. Ορισμένα συστήματα, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων ΦΠΑ της ΕΕ, απαιτούν αύξοντα αριθμό που βασίζεται σε μία ή περισσότερες σειρές. Άλλες δικαιοδοσίες ορίζουν διαφορετικά τα αναγνωριστικά των τιμολογίων. Μια απλή συνεχόμενη αρίθμηση ελέγχεται εύκολα, ενώ μπορεί να χρησιμοποιηθεί πρόθεμα έτους ή πελάτη, εφόσον κάθε σειρά παραμένει μοναδική και το επιτρέπουν οι τοπικοί κανόνες.

Τεκμηριώστε τις ακυρώσεις και τις διορθώσεις αντί να διαγράφετε σιωπηρά ή να επαναχρησιμοποιείτε έναν αριθμό που έχει ήδη εκδοθεί. Ένα κενό δεν αποδεικνύει απόκρυψη εισοδήματος, αλλά ένα ανεξήγητο κενό δυσκολεύει την παρακολούθηση των αρχείων. Οι επισκέπτες του FreeBillGen εισάγουν οι ίδιοι τον αριθμό. Ένας χώρος εργασίας στον οποίο έχετε συνδεθεί μπορεί να προτείνει τον επόμενο αριθμό από τα αποθηκευμένα τιμολόγια και να απορρίψει πλήρεις αριθμούς που έχουν ήδη αποθηκευτεί, αλλά εσείς πρέπει να συμφωνείτε τις ακυρώσεις και τα τιμολόγια που δημιουργήθηκαν αλλού.

Τι να βάλετε σε ένα τιμολόγιο ελεύθερου επαγγελματία

Ένα χρήσιμο τιμολόγιο προσδιορίζει ποιος τιμολογεί ποιον, τι παρασχέθηκε, τα ποσά και τους όρους πληρωμής. Τα νομικά στοιχεία εξαρτώνται από τον προμηθευτή, τον πελάτη, τη συναλλαγή και τη δικαιοδοσία, γι’ αυτό θεωρήστε την παρακάτω λίστα πρακτική αφετηρία και όχι καθολικό υπόδειγμα. Ένα δωρεάν εργαλείο δημιουργίας τιμολογίων διατάσσει τα συνήθη πεδία, αλλά εσείς πρέπει να προσθέσετε κάθε τοπική απαίτηση.

Η λέξη "Τιμολόγιο"

Δώστε στο έγγραφο σαφή ένδειξη, ώστε να μη συγχέεται με προσφορά, εκτίμηση κόστους ή προτιμολόγιο.

Αναγνωριστικό τιμολογίου και ημερομηνία

Χρησιμοποιήστε μοναδικό αριθμό ή αναφορά σύμφωνα με κάθε ακολουθία ή σειρά που απαιτείται τοπικά και αναγράψτε την ημερομηνία έκδοσης.

Τα στοιχεία σας

Η εμπορική ή νομική επωνυμία σας, η διεύθυνση και κάθε ισχύον αναγνωριστικό επιχείρησης ή φορολογικό αναγνωριστικό.

Στοιχεία πελάτη

Το όνομα ή η εταιρική επωνυμία και η διεύθυνση του πελάτη, καθώς και ο αριθμός ΦΠΑ του όταν ισχύει η αντίστροφη επιβάρυνση.

Περιγραφή της εργασίας

Μια γραμμή για κάθε υπηρεσία ή παραδοτέο, με ποσότητα ή ώρες, την τιμή μονάδας και το σύνολο της γραμμής.

Ποσά

Το υποσύνολο, κάθε φόρος και έκπτωση και το συνολικό οφειλόμενο ποσό στο συμφωνημένο νόμισμα.

Όροι πληρωμής και ημερομηνία λήξης

Πότε λήγει η πληρωμή (για παράδειγμα, net 14 ή net 30) και πώς μπορεί να πληρώσει ο πελάτης, μαζί με τα τραπεζικά στοιχεία ή τα στοιχεία μεταφοράς.

Αναφορά, αν τη χρειάζεται ο πελάτης

Μια εντολή αγοράς ή αναφορά έργου που επιτρέπει στον πελάτη να δρομολογήσει το τιμολόγιο για έγκριση.

Οι ελεύθεροι επαγγελματίες πρέπει να χρεώνουν ΦΠΑ;

Η φορολογική μεταχείριση δεν εξαρτάται μόνο από την εγγραφή. Αν παραμένετε νόμιμα εκτός του κανονικού συστήματος ΦΠΑ ή GST, μην παρουσιάζετε μέρος της τιμής ως τον συγκεκριμένο φόρο. Αν είστε εγγεγραμμένοι, εφαρμόστε τη μεταχείριση της συγκεκριμένης παροχής: θετικό συντελεστή, μηδενικό συντελεστή, απαλλαγή ή αντίστροφη επιβάρυνση. Τα συστήματα φόρου επί των πωλήσεων μπορούν να εφαρμόζουν διαφορετικούς κανόνες εγγραφής, προσδιορισμού του τόπου και τιμολόγησης.

Για πολλές υπηρεσίες που παρέχει μια επιχείρηση της ΕΕ σε επιχείρηση άλλου κράτους μέλους, ο πελάτης αποδίδει τον ΦΠΑ με αντίστροφη επιβάρυνση. Για ορισμένες υπηρεσίες ισχύουν ειδικοί κανόνες τόπου παροχής, γι’ αυτό επιβεβαιώστε την ιδιότητα του πελάτη και τη φύση της εργασίας πριν παραλείψετε τον ΦΠΑ. Χρησιμοποιήστε τη διατύπωση και τα αναγνωριστικά που απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες για το τιμολόγιο. Ο φόρος εισοδήματος επί των επιχειρηματικών κερδών παραμένει χωριστός από τον φόρο συναλλαγών.

Ορισμός όρων πληρωμής

Οι όροι πληρωμής δηλώνουν πότε λήγει η οφειλή. Συμφωνήστε τους στη σύμβαση ή στην αποδεκτή προσφορά και επαναλάβετε στο τιμολόγιο την ακριβή ημερολογιακή προθεσμία. Αν χρησιμοποιείτε συντομογραφία όπως net 14 ή net 30, διευκρινίστε ποιο γεγονός ξεκινά την καταμέτρηση. Η ένδειξη Πληρωτέο με την παραλαβή δηλώνει ότι δεν παρέχετε περίοδο πίστωσης, αλλά μια συγκεκριμένη ημερομηνία είναι σαφέστερη.

Δηλώστε επίσης το νόμισμα, τον τρόπο πληρωμής και την αναφορά. Τα συμβατικά ή εκ του νόμου δικαιώματα για καθυστερημένη πληρωμή διαφέρουν ανάλογα με τη δικαιοδοσία και τον τύπο της συναλλαγής. Μια γραπτή ρήτρα βοηθά να αποδειχθεί τι συμφωνήθηκε, αλλά δεν καθιστά εκτελεστή μια παράνομη χρέωση.

Διεκδίκηση καθυστερημένης πληρωμής και τήρηση αρχείων

Όταν ένα τιμολόγιο καταστεί ληξιπρόθεσμο, επιβεβαιώστε πρώτα ότι έφτασε στον σωστό υπεύθυνο τιμολόγησης και ότι περιέχει κάθε απαιτούμενη αναφορά εντολής αγοράς. Στείλτε μια ουδέτερη υπενθύμιση με τα βασικά στοιχεία: τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης. Προχωρήστε στα βήματα που επιτρέπουν η σύμβαση και η τοπική νομοθεσία, καταγράφοντας κάθε επικοινωνία και υπολογισμό.

Διατηρήστε τα τιμολόγια που εκδίδετε και λαμβάνετε, την υποκείμενη συμφωνία, τα αποδεικτικά παράδοσης, τις διορθώσεις και τα αρχεία πληρωμών για την περίοδο που απαιτεί κάθε ισχύων φορολογικός και εταιρικός νόμος. Οι περίοδοι διατήρησης και το γεγονός από το οποίο αρχίζουν να υπολογίζονται διαφέρουν, γι’ αυτό χρησιμοποιήστε το ισχύον χρονοδιάγραμμα της αρμόδιας αρχής και όχι έναν γενικό εμπειρικό κανόνα.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να είμαι εγγεγραμμένη επιχείρηση για να στείλω τιμολόγιο;

Η σύσταση εταιρείας δεν απαιτείται πάντα, αλλά οι κανόνες για την εγγραφή επιχείρησης, την αδειοδότηση, τη φορολογία και τα τιμολόγια διαφέρουν. Μια ατομική επιχείρηση μπορεί να τιμολογεί με το όνομα του ιδιοκτήτη ή με καταχωρισμένη εμπορική επωνυμία και να εξακολουθεί να χρειάζεται συγκεκριμένα αναγνωριστικά, δηλώσεις και αρχεία εισοδήματος. Ελέγξτε τους κανόνες του τόπου όπου λειτουργεί η επιχείρηση.

Πώς μπορώ να αριθμήσω τα τιμολόγιά μου;

Χρησιμοποιήστε μια μοναδική αναφορά και ακολουθήστε κάθε τοπικό κανόνα για διαδοχικές σειρές. Ένας αύξων αριθμός όπως το 2026-001 ελέγχεται εύκολα. Διατηρήστε τα ακυρωμένα ή διορθωμένα αρχεία αντί να επαναχρησιμοποιείτε σιωπηρά έναν αριθμό που έχει εκδοθεί και χρησιμοποιήστε το έγγραφο διόρθωσης που απαιτείται στη δικαιοδοσία σας.

Πρέπει να χρεώνω ΦΠΑ ως ελεύθερος επαγγελματίας;

Η εγγραφή είναι μόνο ένα μέρος της απάντησης. Εφαρμόστε τον κανόνα για τον τόπο και τον τύπο της παροχής, μαζί με κάθε απαλλαγή, μηδενικό συντελεστή ή αντίστροφη επιβάρυνση. Πολλές διασυνοριακές υπηρεσίες B2B στην ΕΕ υπάγονται σε αντίστροφη επιβάρυνση, αλλά υπάρχουν σημαντικές εξαιρέσεις. Ο φόρος εισοδήματος επί των κερδών είναι χωριστός από τον ΦΠΑ.

Ποιους όρους πληρωμής πρέπει να ορίσω;

Επιλέξτε όρους που αποδέχεται ο πελάτης και μπορεί να υποστηρίξει η ταμειακή σας ροή. Αν χρησιμοποιείτε net 14 ή net 30, προσδιορίστε το γεγονός έναρξης και εμφανίστε την ακριβή ημερομηνία λήξης. Δηλώστε το νόμισμα, τον τρόπο πληρωμής και κάθε νόμιμη ρήτρα καθυστερημένης πληρωμής πριν αρχίσει η εργασία.

Τι μπορώ να κάνω εάν ένας πελάτης πληρώσει καθυστερημένα;

Επιβεβαιώστε την παραλαβή και αν υπάρχει πραγματική αμφισβήτηση. Στη συνέχεια, στείλτε μια ουδέτερη υπενθύμιση με τα βασικά στοιχεία και κλιμακώστε τη διαδικασία σύμφωνα με τη σύμβαση και τους τοπικούς κανόνες. Τόκοι ή έξοδα είσπραξης μπορεί να προβλέπονται από συμφωνημένη ρήτρα ή από τον νόμο για οφειλές που πληρούν τις προϋποθέσεις. Πριν προσθέσετε χρέωση, ελέγξτε τον τύπο του οφειλέτη, το επιτόκιο, τις απαιτήσεις ειδοποίησης και τους κανόνες αναγκαστικής εκτέλεσης.

Πόσο καιρό πρέπει να κρατήσω τα τιμολόγιά μου;

Χρησιμοποιήστε τους ισχύοντες κανόνες διατήρησης για κάθε φόρο, τύπο οντότητας και δικαιοδοσία που σας αφορά. Διατηρήστε τα τιμολόγια που εκδώσατε και λάβατε, τις διορθώσεις, τη συμφωνία, τα αποδεικτικά παράδοσης και τα αρχεία πληρωμών σε μορφή που παραμένει ευανάγνωστη για την απαιτούμενη περίοδο.