Kdy vystavit a odeslat fakturu
Fakturu vystavte v okamžiku stanoveném smlouvou, daňovými předpisy a případnými nákupními procesy klienta. U jednorázové práce to může být předání nebo převzetí díla, u projektů s milníky schválení každé etapy a u dlouhodobé spolupráce pevně stanovený měsíční termín. Včasné odeslání pomáhá, zákonná či smluvní lhůta splatnosti však nezačíná vždy dnem odeslání dokladu - může se vázat až na doručení, dodání či převzetí plnění.
U rozsáhlejších zakázek zvažte zálohu nebo postupné platby dohodnuté ještě před zahájením prací. Částku, rozsah plnění, rozhodnou událost a datum splatnosti sjednejte písemně. Pokud zálohová platba mění rozhodné datum pro zdanění nebo ve vaší jurisdikci vyžaduje vystavení daňového dokladu, dodržte příslušné pravidlo a nepovažujte zálohu za neformální platbu.
Jak postupně číslovat faktury
Každou fakturu označte jedinečným identifikátorem. Některé právní úpravy, včetně předpisů EU o DPH, vyžadují navazující číslování v rámci jedné či více řad; jiné jurisdikce vymezují označování dokladů odlišně. Jednoduchá vzestupná řada usnadňuje případnou kontrolu; doplnění o letopočet nebo zkratku klienta je možné, pokud zůstane každá řada jednoznačná a místní předpisy to povolují.
Případná storna a opravy řádně evidujte, namísto abyste již vystavené číslo v tichosti smazali nebo použili znovu. Mezera v číselné řadě sama o sobě neznamená nepřiznaný příjem, ale nevysvětlené výpadky zbytečně komplikují přehlednost účetnictví. Uživatelé generátoru FreeBillGen v režimu hosta zadávají číslo ručně. Přihlášený pracovní prostor dokáže navrhnout následující číslo z uložených dokladů a zabránit uložení duplicity, stornované položky či faktury vytvořené jinde si však musíte sladit sami.
Co uvést na faktuře na volné noze
Správná faktura jednoznačně uvádí, kdo komu fakturuje, co bylo dodáno, účtované částky a platební podmínky. Zákonné náležitosti se liší podle postavení dodavatele i odběratele, povahy transakce a příslušné jurisdikce, berte proto níže uvedený přehled jako praktický základ, nikoli jako univerzální šablonu pro každou situaci. Náš bezplatný generátor faktur předpřipraví obvyklá pole, specifické zákonné údaje si však doplníte sami.
- Označení „Faktura“
- Doklad zřetelně označte, aby nedošlo k záměně za cenovou nabídku, předběžný odhad či proforma fakturu.
- Číslo faktury a datum vystavení
- Jedinečné číslo nebo referenční označení podle číslování či řady vyžadované místními pravidly a datum vystavení dokladu.
- Vaše identifikační údaje
- Váš obchodní nebo úředně zapsaný název či jméno, adresa a příslušné registrační číslo podnikatele nebo daňové registrační číslo.
- Údaje o zákazníkovi
- Jméno klienta (nebo název společnosti) a adresa, případně jeho DIČ, pokud se uplatňuje režim přenesení daňové povinnosti (reverse charge).
- Popis práce
- Samostatný řádek pro každou službu nebo výstup s uvedením množství či počtu hodin, jednotkové sazby a celkové částky za položku.
- Částky
- Mezisoučet, případná daň, případná sleva a celková splatná částka v dohodnuté měně.
- Platební podmínky a datum splatnosti
- Termín splatnosti (například netto 14 nebo netto 30) a způsob úhrady včetně bankovního spojení či platebních údajů.
- Referenční údaj (pokud jej klient vyžaduje)
- Číslo objednávky nebo referenční označení projektu, které klientovi umožní předat fakturu ke schválení.
Musí freelanceři účtovat DPH?
Daňový režim závisí na více okolnostech než jen na registraci. Pokud oprávněně zůstáváte mimo běžný systém DPH nebo GST, neoznačujte žádnou část ceny jako tuto daň. Jste-li registrováni, uplatněte režim pro konkrétní plnění: kladnou sazbu, nulovou sazbu, osvobození od daně nebo přenesení daňové povinnosti. Systémy daně z prodeje mohou mít odlišná pravidla registrace, určení místa zdanění a fakturace.
U mnoha služeb poskytovaných podnikatelem z EU podnikateli v jiném členském státě přiznává DPH zákazník v režimu přenesení daňové povinnosti. Pro některé služby platí zvláštní pravidla místa plnění, proto si před vynecháním DPH ověřte postavení zákazníka a povahu práce. Použijte formulace a identifikátory vyžadované příslušnými pravidly. Daň z příjmů ze zisku z podnikání je oddělena od daně z transakce.
Nastavení platebních podmínek
Platební podmínky určují, kdy má být částka uhrazena. Sjednejte si je ve smlouvě nebo v odsouhlasené cenové nabídce a na faktuře uveďte konkrétní datum splatnosti. Používáte-li zkrácená označení jako netto 14 nebo netto 30, vymezte, jaká událost běh lhůty spouští. Doložka ihned při přijetí faktury signalizuje, že neposkytujete odklad splatnosti, nicméně konkrétní datum je vždy přehlednější.
| Podmínka | Význam | Možné využití |
|---|---|---|
| Při přijetí faktury | Bez odkladu splatnosti | Drobné zakázky nebo předem dohodnutá okamžitá úhrada |
| Netto 14 | Úhrada v plné výši do 14 dnů od určeného data | Krátká lhůta splatnosti |
| Netto 30 | Úhrada v plné výši do 30 dnů od určeného data | Klienti s třicetidenním procesem |
Dále specifikujte měnu, způsob platby a platební referenční údaj. Smluvní nebo zákonné nároky z prodlení se liší podle právního řádu a typu transakce. Písemné ujednání prokazuje dohodnuté podmínky, nezajistí však vymahatelnost poplatků, které by odporovaly zákonu.
Vymáhání plateb po splatnosti a vedení záznamů
Pokud je faktura po splatnosti, nejprve si ověřte, zda byla doručena správné kontaktní osobě a zda obsahuje všechny požadované údaje, například číslo objednávky. Následně zašlete věcnou upomínku s uvedením čísla faktury, dlužné částky a data splatnosti. Dále postupujte podle kroků, které umožňuje smlouva a místní legislativa, a každou komunikaci i výpočet si pečlivě zaznamenávejte.
Vystavené i přijaté faktury, příslušné smlouvy, doklady o doručení, opravné doklady i záznamy o platbách uchovávejte po dobu vyžadovanou příslušnými daňovými předpisy a právem obchodních společností. Lhůty archivace i okamžik jejich počátku se mohou lišit, proto se řiďte platnými požadavky příslušných úřadů spíše než obecnými odhady.
Často kladené otázky
Musím být registrován jako podnikatel, abych mohl odeslat fakturu?
Založení obchodní společnosti není vždy nutné, ale pravidla registrace podnikání, oprávnění k činnosti, daní a fakturace se liší. Samostatně podnikající fyzická osoba může fakturovat pod vlastním jménem nebo registrovaným obchodním názvem; mohou se na ni přesto vztahovat požadavky na konkrétní identifikátory, podání a evidenci příjmů. Ověřte si pravidla v místě, kde podnik provozuje činnost.
Jak správně číslovat faktury?
Používejte jedinečné referenční označení a dodržujte příslušná místní pravidla pro navazující číselné řady. Průběžné číslování, například 2026-001, se snadno kontroluje. Uchovávejte stornované nebo opravené záznamy namísto tichého opětovného použití již vystaveného čísla a použijte opravný doklad vyžadovaný ve vaší jurisdikci.
Musím jako OSVČ účtovat DPH?
Registrace je jen jednou částí odpovědi. Řiďte se pravidly pro místo a druh plnění, včetně případného osvobození, nulové sazby či režimu přenesení daňové povinnosti. Řada přeshraničních služeb B2B v rámci EU podléhá přenesení daňové povinnosti, existují však důležité výjimky. Daň z příjmů je od DPH oddělena.
Jaké platební podmínky mám zvolit?
Zvolte podmínky, které klient přijme a které váš cash flow zvládne. Pokud používáte splatnost 14 nebo 30 dní, určete rozhodnou událost a uveďte kalendářní datum splatnosti. Měnu, způsob platby a případnou právně přípustnou doložku o prodlení sjednejte ještě před zahájením prací.
Co mohu dělat, pokud klient platí se zpožděním?
Ověřte, že klient fakturu obdržel a zda neexistuje oprávněný spor, poté zašlete věcnou upomínku a postupujte podle smlouvy a platných postupů. Úrok z prodlení nebo náklady na vymáhání mohou vyplynout ze smluvního ujednání nebo zákona u pohledávek splňujících stanovené podmínky. Před přidáním poplatku ověřte typ dlužníka, sazbu, způsob upozornění a pravidla pro vymáhání.
Jak dlouho mám uchovávat své faktury?
Řiďte se aktuálními pravidly pro uchovávání dokladů pro každou daň, subjekt a jurisdikci, které se na vás vztahují. Uchovávejte vystavené i přijaté faktury, opravné doklady, smlouvu, doklady o doručení a záznamy o platbách v podobě, která zůstane čitelná po celou požadovanou dobu.