Kdy poslat fakturu
Fakturujte v okamžiku stanoveném smlouvou, daňovými pravidly a případným nákupním procesem klienta. U jednorázové zakázky to může být dodání nebo schválení práce, u projektu rozděleného na milníky každá schválená fáze a u průběžné práce pevně určený den v měsíci. Včasné odeslání pomáhá, zákonná nebo smluvní platební lhůta však nemusí vždy začínat dnem odeslání. Může záviset na přijetí faktury, dodání nebo schválení plnění.
U většího projektu zvažte zálohu nebo dílčí platby sjednané před zahájením práce. Částku, rozsah, rozhodnou událost a datum splatnosti stanovte písemně. Pokud záloha ve vaší jurisdikci mění okamžik vzniku daňové povinnosti nebo vyžaduje daňový doklad, postupujte podle příslušného pravidla a nepovažujte ji za neformální platbu.
Jak faktury číslovat pořadově
Pro každou fakturu použijte jedinečný identifikátor. Některé systémy, včetně pravidel EU pro DPH, vyžadují pořadové číslo založené na jedné nebo více řadách. Jiné jurisdikce definují identifikátory faktur odlišně. Jednoduchý průběžný čítač se snadno kontroluje. Předpona s rokem nebo klientem může fungovat, pokud každá řada zůstává jedinečná a místní pravidla ji dovolují.
Zrušení a opravy evidujte. Vystavené číslo potichu nemažte ani znovu nepoužívejte. Mezera v řadě není důkazem zatajeného příjmu, ale nevysvětlená mezera ztěžuje kontrolu záznamů. Hosté FreeBillGen zadávají číslo sami. Přihlášený pracovní prostor může podle uložených faktur navrhnout další číslo a odmítnout duplicitní úplné číslo uložené faktury. Vy však musíte evidovat stornované doklady a odsouhlasit faktury vytvořené jinde.
Co uvést na faktuře freelancera
Dobrá faktura jasně uvádí, kdo komu fakturuje, co bylo dodáno, jednotlivé částky a platební podmínky. Povinné právní údaje závisejí na dodavateli, zákazníkovi, transakci a jurisdikci, proto následující seznam berte jako praktický základ, ne univerzální formulář. Bezplatný generátor faktur připraví běžná pole, místní požadavky ale musíte doplnit sami.
- Slovo „Faktura“
- Zřetelně označte doklad, aby nebyl zaměněn za cenovou nabídku, odhad nebo proforma fakturu.
- Identifikátor a datum faktury
- Jedinečné číslo nebo reference v řadě či sérii vyžadované místními pravidly a datum vystavení.
- Vaše údaje
- Vaše obchodní jméno nebo právní název, adresa a jakékoli příslušné podnikatelské nebo daňové identifikační číslo.
- Údaje klienta
- Jméno klienta (nebo název firmy) a adresa a jeho DIČ tam, kde se uplatňuje přenesení daňové povinnosti.
- Popis práce
- Řádek pro každou službu nebo plnění s množstvím nebo hodinami, jednotkovou sazbou a řádkovým součtem.
- Částky
- Mezisoučet, případná daň, případná sleva a celková splatná částka v dohodnuté měně.
- Platební podmínky a datum splatnosti
- Kdy je platba splatná (například 14 nebo 30 dní) a jak zaplatit, včetně bankovních nebo převodních údajů.
- Reference, pokud ji klient potřebuje
- Číslo objednávky nebo projektu, které klientovi umožní fakturu nasměrovat ke schválení.
Řešení DPH a daní při práci na volné noze
Daňový režim nezávisí jen na registraci. Pokud oprávněně zůstáváte mimo běžný systém DPH nebo GST, neoznačujte žádnou část ceny jako tuto daň. Jste-li registrovaní, použijte režim konkrétního plnění: nenulovou sazbu, nulovou sazbu, osvobození nebo přenesení daňové povinnosti. Systémy daně z prodeje mohou mít odlišná pravidla registrace, určení místa zdanění a obsahu faktury.
U mnoha služeb, které podnik z EU poskytne podniku v jiném členském státě, přiznává DPH zákazník v režimu přenesení daňové povinnosti. Na některé služby se vztahují zvláštní pravidla místa plnění, proto před vynecháním DPH ověřte postavení zákazníka a povahu práce. Použijte znění faktury a identifikátory vyžadované příslušnými pravidly. Daň z příjmů ze zisku podniku zůstává oddělená od daně z transakce.
Nastavení platebních podmínek
Platební podmínky určují, kdy jsou peníze splatné. Dohodněte je ve smlouvě nebo přijaté nabídce a na faktuře zopakujte přesné kalendářní datum. Používáte-li zkratku jako net 14 nebo net 30, uveďte, od jaké události se lhůta počítá. Označení splatné při přijetí říká, že neposkytujete úvěrovou lhůtu, konkrétní datum je však srozumitelnější.
| Podmínka | Význam | Použití |
|---|---|---|
| Splatné při přijetí | Bez dohodnuté úvěrové lhůty | Menší zakázky nebo předem sjednané okamžité vyúčtování |
| Net 14 | Celá částka je splatná 14 dní po uvedené počáteční události | Krátká dohodnutá úvěrová lhůta |
| Net 30 | Celá částka je splatná 30 dní po uvedené počáteční události | Klienti s třicetidenním schvalovacím procesem |
Uveďte také měnu, způsob platby a platební identifikátor. Smluvní nebo zákonná práva při pozdní platbě se liší podle jurisdikce a druhu transakce. Písemné ustanovení pomáhá doložit dohodu, nezákonný poplatek však nečiní vymahatelným.
Vymáhání pozdních plateb a vedení evidence
Když se faktura dostane po splatnosti, nejprve ověřte, že ji obdržel správný fakturační kontakt a že obsahuje požadovanou referenci objednávky. Odešlete věcnou upomínku s číslem faktury, částkou a datem splatnosti. Dále postupujte podle kroků dovolených smlouvou a místním právem a každý kontakt i výpočet zaznamenejte.
Vystavené a přijaté faktury, související smlouvu, doklady o dodání, opravy a záznamy plateb uchovávejte po dobu vyžadovanou příslušnými daňovými a korporátními předpisy. Lhůty i událost, od které se počítají, se liší. Použijte proto aktuální harmonogram příslušného úřadu, ne obecné pravidlo pro všechny země.
Často kladené otázky
Musím být registrovaným podnikatelem, abych mohl vystavit fakturu?
Založení společnosti není vždy nutné, ale pravidla registrace podnikání, oprávnění, daní a fakturace se liší. OSVČ může fakturovat pod vlastním jménem nebo registrovaným obchodním názvem a přesto potřebovat určité identifikátory, podání a evidenci příjmů. Ověřte pravidla v místě, kde podnikáte.
Jak mám faktury číslovat?
Použijte jedinečnou referenci a dodržte místní pravidla pro pořadové série. Průběžné číslo jako 2026-001 se snadno kontroluje. Zrušený nebo opravený doklad uchovejte, místo abyste jeho číslo potichu použili znovu, a použijte opravný doklad vyžadovaný ve své jurisdikci.
Musím při práci na volné noze účtovat DPH?
Registrace je jen část odpovědi. Použijte pravidlo pro místo a druh plnění včetně případného osvobození, nulové sazby nebo přenesení daňové povinnosti. U mnoha přeshraničních B2B služeb v EU se používá přenesení daňové povinnosti, existují však důležité výjimky. Daň z příjmu ze zisku je od DPH oddělená.
Jaké platební podmínky bych měl nastavit?
Zvolte podmínky, které klient přijme a které unese váš peněžní tok. Pokud používáte net 14 nebo net 30, určete počáteční událost a uveďte kalendářní datum splatnosti. Měnu, platební metodu a případnou zákonnou doložku o prodlení sjednejte před zahájením práce.
Co mohu dělat, když klient platí pozdě?
Ověřte doručení faktury a případný skutečný spor, potom pošlete věcnou upomínku a postupujte podle smlouvy a místního procesu. Úrok nebo náklady na vymáhání mohou vyplývat ze sjednané doložky nebo ze zákona u způsobilých dluhů. Před přidáním poplatku ověřte typ dlužníka, sazbu, oznamovací povinnost a pravidla vymáhání.
Jak dlouho mám faktury uchovávat?
Použijte aktuální lhůty pro každý daňový režim, právní formu a jurisdikci, které se na vás vztahují. Uchovávejte vystavené a přijaté faktury, opravy, smlouvu, doklad o dodání a platební záznamy v podobě, která zůstane čitelná po celou požadovanou dobu.