Por que esses campos são importantes?
Uma fatura com IVA ajuda o cliente a comprovar o direito à dedução do IVA e fornece à autoridade fiscal uma prova da operação. Se faltar um dado obrigatório, o cliente pode precisar de uma fatura corrigida antes de deduzir o IVA. A Diretiva IVA estabelece uma base comum para os Estados-Membros da UE, mas regras nacionais de formato, idioma, declaração e faturamento eletrônico podem acrescentar exigências relevantes.
Campos obrigatórios de uma fatura completa com IVA
O artigo 226 da Diretiva IVA define os dados que uma fatura completa deve conter. Para um profissional autônomo ou empresário individual comum, estes são os campos aplicáveis:
- Data de emissão
- A data em que a fatura é emitida.
- Número sequencial
- Um número único, baseado em uma ou mais séries, que identifica a fatura.
- Seu número de identificação de IVA
- O número de IVA usado por você para fornecer os bens ou serviços.
- Número de IVA do cliente
- Obrigatório nas operações com inversão do sujeito passivo e nas operações dentro da UE em que o cliente responde pelo imposto.
- Nome completo e endereço
- O nome completo e o endereço de você, como fornecedor, e do cliente.
- Descrição do fornecimento
- A quantidade e a natureza dos bens ou a extensão e a natureza dos serviços.
- Data do fornecimento
- A data em que o fornecimento ocorreu ou foi concluído, caso seja diferente da data de emissão.
- Valor tributável por alíquota
- O valor tributável por alíquota de IVA, o preço unitário sem IVA e os descontos não incluídos no preço unitário.
- Alíquota de IVA aplicada
- A alíquota ou as alíquotas de IVA aplicadas ao fornecimento.
- Valor do IVA a pagar
- O valor do IVA a pagar, informado na moeda nacional do país onde o imposto é devido.
- Referência à isenção ou à inversão do sujeito passivo
- Quando o fornecimento é isento ou o cliente responde pelo imposto, uma referência à norma pertinente ou a observação "Inversão do sujeito passivo".
B2B transfronteiriço: inversão do sujeito passivo
Quando você presta serviços a uma empresa registrada para IVA em outro Estado-Membro da UE, em geral o cliente apura o IVA pelo mecanismo de inversão do sujeito passivo. Em uma operação que se enquadre nessa regra, a fatura mostra o valor sem IVA, inclui os números de IVA pertinentes e traz a observação “Inversão do sujeito passivo”. O artigo 196 da Diretiva 2006/112/CE do Conselho é uma referência útil para os serviços B2B transfronteiriços abrangidos. Consulte a situação do cliente no VIES e guarde o resultado em seus registros. Um resultado inválido ou indisponível no VIES exige apuração, mas não determina sozinho o tratamento correto do IVA.
Quando uma fatura simplificada é permitida?
Para valores baixos (os Estados-Membros podem permitir faturas simplificadas de até EUR 100 e, em alguns casos, valores maiores) ou para notas de crédito, você pode emitir um documento mais curto. Uma fatura simplificada ainda precisa conter a data, sua identificação e seu número de IVA, uma descrição do que foi fornecido e o valor do IVA ou as informações necessárias para calculá-lo. Ela pode, porém, omitir alguns dados do cliente exigidos em uma fatura completa. Consulte o limite no país onde o fornecimento é tributado, pois ele varia.
Moeda, idioma e guarda
Você pode emitir a fatura em qualquer moeda, mas o valor do IVA também deve ser informado na moeda nacional do Estado-Membro onde o imposto é devido. A fatura pode estar em qualquer idioma, embora a autoridade fiscal possa pedir uma tradução durante uma fiscalização. Guarde uma cópia de todas as faturas emitidas e recebidas. O prazo de guarda é definido por cada país e costuma variar de 6 a 10 anos.
Perguntas sobre faturas com IVA na UE
Preciso cobrar IVA de um cliente em outro país da UE?
Para a maioria dos serviços prestados a uma empresa registrada para IVA em outro Estado-Membro da UE, não. A inversão do sujeito passivo se aplica e o cliente apura o IVA. Você emite uma fatura líquida sem IVA, informa os dois números de IVA e acrescenta a observação "Inversão do sujeito passivo". Se o cliente não estiver registrado para IVA e for um consumidor, em geral você cobra IVA, e há regras especiais para serviços digitais.
O que significa "inversão do sujeito passivo" em uma fatura?
Significa que o comprador, e não o vendedor, é responsável por apurar o IVA no próprio país. O vendedor emite a fatura sem IVA e informa que a inversão do sujeito passivo se aplica. Para serviços B2B transfronteiriços, pode citar o artigo 196 da Diretiva IVA.
Um número sequencial de fatura é realmente obrigatório?
Sim. Toda fatura com IVA deve ter um número único baseado em uma ou mais sequências. Mantenha a sequência organizada, evite números repetidos e documente números cancelados ou lacunas conforme as regras do local onde você está estabelecido.
Posso emitir a fatura em dólares americanos ou em outra moeda?
Sim. Você pode faturar em qualquer moeda. O valor do IVA, porém, também deve ser expresso na moeda nacional do Estado-Membro onde o IVA é devido, com uma taxa de câmbio aceita.
Por quanto tempo devo guardar minhas faturas?
O prazo de guarda é definido por cada Estado-Membro e costuma variar de 6 a 10 anos. Guarde durante esse período tanto as faturas emitidas quanto as recebidas.