ما هو أمر الشراء وما هي الفاتورة؟
أمر الشراء (PO) هو وثيقة يرسلها المشتري إلى المورّد لطلب سلع أو خدمات. ويجوز أن يحدد نطاق العمل والكمية والسعر المتفق عليه وتعليمات التسليم والشروط. أما اعتباره عقداً ملزماً عند إصداره أو قبوله أو تنفيذه أو عند حدوث أي واقعة أخرى، فيعتمد على القانون الحاكم واتفاق الطرفين، مع مراعاة ما قد ينشأ من تعارض بين شروط المورّد والمشتري.
أما الفاتورة، فيُصدرها البائع عادةً لبيان المبالغ المستحقة وموعد سدادها. وتُثبت الفاتورة مطالبة مستندة إلى الطلب أو العقد الأساسي؛ إذ لا تنشئ الفاتورة بذاتها هذا الالتزام بالضرورة. ويعتمد توقيت إصدارها وترقيمها وبياناتها الضريبية على نوع المعاملة واللوائح المحلية. وغالباً ما تقارن الإدارات المالية الفاتورة بأمر الشراء وسند الاستلام أو إشعار التسليم قبل اعتماد الصرف والسداد.
من يصدر كل مستند، ومتى؟
عادةً ما يكون الاتجاه من المشتري إلى البائع في أمر الشراء، ومن البائع إلى المشتري في الفاتورة. لكن هذا الأمر ليس صارمًا تمامًا. فقد يقوم المورد بإصدار فاتورة مقابل دفعة مقدمة قبل بدء العمل، أو على مراحل خلال المشروع، أو بعد التسليم. وقد تؤدي الفواتير الذاتية وترتيبات السوق إلى تغيير الجهة التي تقوم بإعداد الفاتورة.
استخدم الغرض من المستند وشروطه، وليس تخطيطه وحده، لتحديد هويته.
| الجانب | أمر الشراء (PO) | الفاتورة |
|---|---|---|
| المُصدر المعتاد | المشتري | البائع، رهناً بترتيبات الفوترة الذاتية المسموح بها |
| التوقيت المعتاد | قبل التسليم، لتقديم طلب الشراء | في وقت إصدار الفاتورة المتفق عليه أو المطلوب قانونًا |
| الغرض | التصريح بالشراء ووصفه | تحديد ما يتم إصدار الفاتورة بشأنه وموعد استحقاقه |
| المرجع الرئيسي | رقم أمر الشراء المخصص من قبل المشتري | معرّف الفاتورة المطلوب بموجب القواعد المعمول بها |
| التأثير التشغيلي | يدعم الموافقة والتنفيذ | يدعم الموافقة على الدفع والمحاسبة |
| الحالة الضريبية | لا تُعتبر عادةً فاتورة ضريبية | تعتبر دليلاً ضريبياً صالحاً فقط عندما تستوفي المتطلبات المعمول بها |
ما هي المعلومات التي ترد في أمر الشراء مقارنةً بالفاتورة؟
عندما تتعلق المستندات بالتوريد نفسه، غالبًا ما تتداخل حقولها: الأطراف، والبنود، والكميات، والأسعار المتفق عليها، والمعاملة الضريبية. وتكمن الاختلافات في المراجع التعريفية والغرض. يبدأ أمر الشراء بـ رقم أمر الشراء وتعليمات التسليم؛ بينما تبدأ الفاتورة بـ رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق وتفاصيل الدفع. وقد صُمم كلاهما عمدًا ليتطابقا. يمكن لـ FreeBillGen إعداد مسودة الفاتورة، لكنها لا تحتوي على حقل مخصص لرقم أمر الشراء؛ وإذا وافق المشتري على ذلك، فقم بتضمين المرجع بوضوح في وصف البند المتاح أو في ملاحظة.
- عنوان الوثيقة
- قم بتسمية أمر الشراء بـ «أمر الشراء» والفاتورة بـ «فاتورة» حتى تكون وظائفهما واضحة.
- الأرقام المرجعية
- يحتوي أمر الشراء على مرجع المشتري. وتحتوي الفاتورة على معرّفها المطلوب الخاص بها، وغالبًا ما تذكر مرجع أمر الشراء.
- تفاصيل المشتري والبائع
- يحدد كلاهما الأطراف بشكل عام، لكن الأسماء والعناوين والمعرّفات الضريبية المطلوبة تختلف.
- البنود والأسعار
- صف النطاق والكمية والسعر بوضوح كافٍ لمطابقة البنود المتفق عليها والتغييرات المعتمدة.
- التواريخ
- يمكن أن يوضح أمر الشراء (PO) تاريخَي الطلب والتسليم المطلوبين. ويمكن أن توضح الفاتورة تواريخ الإصدار والتوريد والاستحقاق.
- الضرائب
- يمكن لأمر الشراء تقدير الضريبة. يجب أن تستخدم الفاتورة المعاملة الضريبية الفعلية وأن تستوفي قواعد الفواتير الضريبية المحلية حيثما كان ذلك مناسبًا.
- الشروط والتعليمات
- غالبًا ما ينص أمر الشراء على شروط التسليم والقبول. وعادةً ما تنص الفاتورة على شروط الدفع وطريقة دفع مؤكدة.
كيف تتم مطابقة أمر الشراء مع الفاتورة؟
تعد مطابقة أمر الشراء مع الفاتورة إحدى ضوابط حسابات الدفع. يقوم الفريق بمقارنة فاتورة المورد بسجلات الشراء المعتمدة قبل السداد. يمكن إحالة أي عدم تطابق للمراجعة بدلاً من اعتباره دليلاً على خطأ أي من المستندين.
تقارن المطابقة الثلاثية بين أمر الشراء وسجل استلام البضائع أو قبول الخدمة والفاتورة. أما المطابقة الثنائية فتقارن بين أمر الشراء والفاتورة. قد تسمح الأنظمة بتفاوتات متفق عليها في السعر أو الكمية أو الشحن أو الضريبة أو عمليات التسليم الجزئية، لذا لا تكون المطابقة الدقيقة حرفًا بحرف مطلوبة دائمًا.
يمكن للمطابقة الكشف عن الفواتير المكررة والكميات غير المعتمدة وفروق الأسعار. اذكر مرجع أمر الشراء الخاص بالمشتري عندما تتطلب تعليماته ذلك، وقم بتوثيق التغييرات المصرح بها بدلاً من تعديل الفاتورة لمجرد فرض المطابقة.
- المطابقة الثنائية
- يقارن أمر الشراء بالفاتورة (السعر والكمية). شائع في حالة الخدمات التي لا تتضمن استلام سلع مادية.
- المطابقة الثلاثية
- يقارن بين أمر الشراء، وإيصال أو سجل القبول، والفاتورة. شائع في عمليات الشراء الخاضعة للرقابة.
- تطبيق التفاوتات المسموح بها
- قم بمراجعة الاختلافات في ضوء قواعد التسامح والاستثناءات المعتمدة من قبل المشتري بدلاً من افتراض أن كل عدم تطابق يعيق الدفع.
- اذكر رقم أمر الشراء
- أشر إلى أمر الشراء الخاص بالمشتري عند الحاجة حتى تتمكن إدارة الحسابات الدائنة من العثور على الطلب المعتمد.
متى تحتاج فعليًّا إلى أمر شراء؟
لا تستخدم كل عملية بيع أمر شراء. تعمل العديد من الشركات الصغيرة والمستقلين ومعاملات البيع بالتجزئة بناءً على عرض أسعار أو عقد مقبول. غالبًا ما تتطلب المؤسسات الأكبر حجمًا أمر شراء لأنه يسجل الموافقة على الميزانية ويدعم سجل التدقيق.
إذا كان المشتري يستخدم نظام أوامر الشراء، فاحصل على أمر الشراء المعتمد وتعليمات إصدار الفواتير قبل البدء، حيثما كان ذلك ممكنًا. يمكن أن يسجل عرض الأسعار المقبول تفاصيل تجارية مماثلة، لكنه لا يعادل تلقائيًا أمر الشراء في ضوابط المشتري أو بموجب العقد الساري.
أسئلة حول أوامر الشراء والفواتير
ما الفرق الرئيسي بين أمر الشراء والفاتورة؟
عادةً ما يكون أمر الشراء هو الطلب الموثق من جانب المشتري. وعادةً ما تكون الفاتورة هي بيان البائع بما تم تحريره واستحقاقه. يمكن مطابقتهما، لكن توقيتهما وأثرهما القانوني يعتمدان على العقد والقواعد الضريبية وعملية الشراء.
هل يأتي أمر الشراء قبل الفاتورة أم بعدها؟
عادةً ما يكون ذلك قبل التسليم. عادةً ما يصدر المشتري أمر شراء قبل التسليم، ثم يقوم البائع بإصدار الفاتورة في الوقت المتفق عليه أو المطلوب قانونًا. قد تؤدي الدفعات المسبقة، والفوترة على مراحل، والتوريدات المتكررة، والفوترة الذاتية إلى تسلسل مختلف.
هل يمكن استخدام أمر الشراء كفاتورة؟
بشكل عام، لا. أمر الشراء (PO) يصرح بالشراء أو يصفه؛ وهو عادةً ليس فاتورة البائع أو دليلاً صالحاً على ضريبة القيمة المضافة. قد يظل الاتفاق يفرض سداد المبلغ المستحق دون وجود فاتورة تقليدية، في حين أن الفاتورة الضريبية لا تكون صالحة إلا إذا استوفت المتطلبات المعمول بها.
ما المقصود بالمطابقة الثلاثية؟
تقارن المطابقة الثلاثية أمر الشراء، وسجل استلام البضائع أو قبول الخدمة، والفاتورة قبل الموافقة. يمكن للمشتري تطبيق التفاوتات المسموح بها الموثقة وتوجيه الاختلافات للمراجعة. إنها آلية رقابة، وليست قاعدة تنص على ضرورة تطابق كل حرف.
هل يجب عليّ إدراج رقم أمر الشراء في فاتورتي؟
أدرجه عندما يتطلبه العقد أو تعليمات الفوترة الخاصة بالمشتري. قد تؤدي المراجع المفقودة أو غير الصحيحة إلى تأخير الموافقة أو إلى الرفض في إطار تلك العملية. اطلب المرجع المعتمد ولا تختلق واحدًا.
هل تحتاج الشركات الصغيرة والعاملون المستقلون إلى أوامر شراء؟
ليس بالضرورة. يستخدم الكثيرون عرض أسعار أو عقدًا معتمدًا بدلاً من ذلك. استخدم أمر الشراء (PO) عندما تتطلب إجراءات المشتري أو الاتفاقية ذلك، خاصةً عندما تكون الموافقة على الإنفاق أو الطلبات المتكررة أو سجل التدقيق الرسمي أمورًا مهمة.