Satınalma sifarişi nədir və faktura nədir?
Satınalma sifarişi alıcının mal və ya xidmət sifariş etmək üçün təchizatçıya göndərdiyi sənəddir. O, həcmi, miqdarı, razılaşdırılmış qiyməti, çatdırılma təlimatlarını və şərtləri əks etdirə bilər. Onun verilməsi, qəbulu, icrası və ya başqa hadisə zamanı hüquqi cəhətdən məcburi müqaviləyə çevrilib-çevrilməməsi tətbiq olunan qanunvericilikdən və tərəflərin razılaşmasından asılıdır. Təchizatçı və alıcının ziddiyyətli şərtləri də əhəmiyyətli ola bilər.
Faktura adətən satıcı tərəfindən nəyin hesablandığını və ödənişin nə vaxt tələb olunduğunu bildirmək üçün tərtib edilir. O, əsas sifariş və ya müqavilə üzrə tələbi qeydə alır; fakturanın özü mütləq həmin öhdəliyi yaratmır. Onun vaxtı, nömrələnməsi və vergi məzmunu əməliyyatdan və yerli qaydalardan asılıdır. Maliyyə komandaları çox vaxt ödənişi təsdiqləməzdən əvvəl fakturanı PO və çatdırılma və ya qəbul qeydi ilə müqayisə edirlər.
Hər sənədi kim tərtib edir və nə vaxt?
Adi istiqamət PO üçün alıcıdan satıcıya, faktura üçün isə satıcıdan alıcıyadır. Mərhələ daha az ciddidir. Təchizatçı işə başlamazdan əvvəl ilkin ödəniş üçün, layihə zamanı mərhələlərlə və ya çatdırılmadan sonra faktura tərtib edə bilər. Özünə fakturalaşdırma və bazar platforması sxemləri fakturanı kimin hazırladığını dəyişə bilər.
Sənədi müəyyən etmək üçün onun təyinatına və şərtlərinə baxın, yalnız görünüşünə deyil.
| Aspekt | Satınalma sifarişi (PO) | Faktura |
|---|---|---|
| Adi tərtib edən | Alıcı | Satıcı, icazə verilmiş özünə fakturalaşdırma sxemlərinə tabe olmaqla |
| Adi vaxt | Təchizatdan əvvəl, sifariş vermək üçün | Razılaşdırılmış və ya qanunla tələb olunan fakturalaşdırma məqamında |
| Məqsəd | Alışı səlahiyyətləndirmək və təsvir etmək | Nəyin hesablandığını və nə vaxt ödəniləcəyini bildirmək |
| Əsas istinad | Alıcı tərəfindən təyin edilmiş PO nömrəsi | Tətbiq olunan qaydaların tələb etdiyi faktura identifikatoru |
| Əməliyyat təsiri | Təsdiqləmə və icranı dəstəkləyir | Ödəniş təsdiqini və mühasibatlığı dəstəkləyir |
| Vergi statusu | Adətən vergi fakturası deyil | Yalnız tətbiq olunan tələblərə cavab verdikdə etibarlı vergi sübutudur |
PO-da və fakturada hansı məlumatlar olur?
Sənədlər eyni sifariş olunmuş təchizata aid olduqda, onların sahələri çox vaxt üst-üstə düşür: tərəflər, sətir elementləri, miqdarlar, razılaşdırılmış qiymətlər və vergi tutulması. Fərqlər identifikasiya istinadlarında və məqsəddədir. Satınalma sifarişi PO nömrəsi və çatdırılma təlimatları ilə başlayır; faktura isə faktura nömrəsi, tərtib tarixi, ödəniş tarixi və ödəniş rekvizitləri ilə başlayır. Hər iki sənəd uyğunlaşdırıla bilməsi üçün qəsdən bir-birinə uyğun qurulur. FreeBillGen faktura layihəsini hazırlaya bilər, lakin onun xüsusi PO nömrəsi sahəsi yoxdur; alıcınız qəbul edirsə, istinadı mövcud sətir təsvirində və ya qeyddə aydın şəkildə daxil edin.
- Sənədin adı
- PO-nu "Satınalma sifarişi", fakturanı isə "Faktura" kimi adlandırın ki, rolları aydın olsun.
- İstinad nömrələri
- PO-da alıcının istinad nömrəsi olur. Fakturada isə öz tələb olunan identifikatoru olur və çox vaxt PO istinad nömrəsi də göstərilir.
- Alıcı və satıcı məlumatları
- Hər ikisində adətən tərəflər göstərilir, lakin tələb olunan adlar, ünvanlar və vergi identifikatorları fərqli ola bilər.
- Sətir elementləri və qiymətlər
- Razılaşdırılmış maddələrə və təsdiqlənmiş dəyişikliklərə uyğun olması üçün həcmi, miqdarı və qiyməti kifayət qədər aydın təsvir edin.
- Tarixlər
- Satınalma sifarişində sifariş tarixi və tələb olunan çatdırılma tarixi göstərilə bilər. Fakturada isə buraxılış, təchizat və ödəniş tarixləri göstərilə bilər.
- Vergi
- Satınalma sifarişində vergi təxmini hesablana bilər. Fakturada isə faktiki vergi tətbiqi istifadə edilməli və müvafiq hallarda yerli vergi-faktura qaydalarına cavab verilməlidir.
- Şərtlər və təlimatlar
- Satınalma sifarişində adətən çatdırılma və qəbul şərtləri göstərilir. Fakturada isə adətən ödəniş şərtləri və təsdiqlənmiş ödəniş üsulu qeyd olunur.
Satınalma sifarişinin faktura ilə uyğunlaşdırılması necə işləyir?
Satınalma sifarişinin faktura ilə uyğunlaşdırılması kreditor borclarına nəzarət mexanizmidir. Komanda ödənişdən əvvəl təchizatçının fakturasını təsdiqlənmiş satınalma qeydləri ilə müqayisə edir. Uyğunsuzluq sənədlərdən hər hansı birinin səhv olduğunun sübutu kimi deyil, yoxlama üçün yönləndirilə bilər.
Üçtərəfli uyğunlaşdırma satınalma sifarişini, malın qəbulu və ya xidmətin qəbulu qeydini və fakturanı müqayisə edir. İkitərəfli uyğunlaşdırma satınalma sifarişini və fakturanı müqayisə edir. Sistemlər qiymət, miqdar, daşıma, vergi və ya qismən çatdırılmalar üçün razılaşdırılmış dözümlülük hədlərinə icazə verə bilər, ona görə də simvol-simvol tam uyğunluq həmişə tələb olunmur.
Uyğunlaşdırma təkrarlanan fakturaları, təsdiqlənməmiş miqdarları və qiymət fərqlərini aşkar edə bilər. Alıcının təlimatları tələb etdikdə onun satınalma sifarişi nömrəsini qeyd edin və uyğunluğu məcbur etmək üçün fakturanı dəyişdirmək əvəzinə səlahiyyətli dəyişiklikləri sənədləşdirin.
- İkitərəfli uyğunlaşdırma
- Satınalma sifarişini faktura ilə müqayisə edir (qiymət və miqdar). Fiziki mal qəbulu olmayan xidmətlər üçün geniş yayılmışdır.
- Üçtərəfli uyğunlaşdırma
- Satınalma sifarişini, qəbul və ya təhvil qeydini və fakturanı müqayisə edir. Nəzarət olunan satınalmalar üçün geniş yayılmışdır.
- Dözümlülük hədlərinin tətbiqi
- Hər uyğunsuzluğun ödənişi blokladığını güman etmək əvəzinə, fərqləri alıcının təsdiqlədiyi dözümlülük və istisna qaydaları ilə yoxlayın.
- Satınalma sifarişi nömrəsini qeyd edin
- Tələb olunduqda alıcının satınalma sifarişinə istinad edin ki, kreditor borcları şöbəsi təsdiqlənmiş sifarişi tapa bilsin.
Satınalma sifarişi əslində nə vaxt lazımdır?
Hər satışda satınalma sifarişi istifadə edilmir. Bir çox kiçik müəssisələr, frilanserlər və pərakəndə əməliyyatlar qəbul edilmiş qiymət təklifi və ya müqavilə əsasında işləyir. İri təşkilatlar büdcə təsdiqini qeydə aldığı və audit izini dəstəklədiyi üçün tez-tez satınalma sifarişi tələb edir.
Alıcı satınalma sifarişi sistemindən istifadə edirsə, mümkün olduqda işə başlamazdan əvvəl təsdiqlənmiş satınalma sifarişini və fakturalaşdırma təlimatlarını əldə edin. Qəbul edilmiş qiymət təklifi oxşar kommersiya detallarını qeydə ala bilər, lakin o, alıcının nəzarət mexanizmlərində və ya idarəedici müqavilə çərçivəsində avtomatik olaraq satınalma sifarişinə bərabər deyil.
Satınalma sifarişi və faktura ilə bağlı suallar
Satınalma sifarişi ilə faktura arasında əsas fərq nədir?
Satınalma sifarişi adətən alıcının sənədləşdirilmiş sifarişidir. Faktura isə adətən satıcının nəyin fakturalaşdırıldığını və ödənişə düşdüyünü göstərən bəyanatıdır. Onlar uyğunlaşdırıla bilər, lakin vaxtları və hüquqi qüvvəsi müqavilədən, vergi qaydalarından və satınalma prosesindən asılıdır.
Satınalma sifarişi fakturadan əvvəl, yoxsa sonra verilir?
Adətən əvvəl. Alıcı bir qayda olaraq təchizatdan əvvəl satınalma sifarişi verir, sonra satıcı razılaşdırılmış və ya qanunla müəyyən edilmiş vaxtda faktura təqdim edir. İlkin ödənişlər, mərhələli fakturalaşdırma, dövri təchizat və özünə fakturalaşdırma fərqli ardıcıllıq yarada bilər.
Satınalma sifarişindən faktura kimi istifadə etmək olarmı?
Ümumiyyətlə, xeyr. Satınalma sifarişi satınalmanı səlahiyyətləndirir və ya təsvir edir; o, adətən satıcının hesabı və ya etibarlı ƏDV sübutu deyil. Razılaşma ənənəvi faktura olmadan da ödəniş öhdəliyi müəyyən edə bilər, vergi fakturası isə yalnız tətbiq olunan tələblərə cavab verdikdə etibarlı sayılır.
Üçtərəfli uyğunlaşdırma nədir?
Üçtərəfli uyğunlaşdırma təsdiqdən əvvəl satınalma sifarişini, malın qəbulu və ya xidmətin qəbulu qeydini və fakturanı müqayisə edir. Alıcı sənədləşdirilmiş dözümlülük hədlərini tətbiq edə və fərqləri nəzərdən keçirmək üçün yönləndirə bilər. Bu, bir nəzarət mexanizmidir, hər bir elementin uyğun gəlməli olduğu qayda deyil.
Fakturama satınalma sifarişinin nömrəsini qeyd etməliyəm?
Müqavilə və ya alıcının fakturalaşdırma təlimatları tələb etdikdə onu daxil edin. Çatışmayan və ya yanlış istinadlar təsdiqi gecikdirə və ya həmin proses çərçivəsində rədd edilməyə səbəb ola bilər. Təsdiqlənmiş istinadı soruşun və özünüz uydurmayın.
Kiçik müəssisələrə və frilanserlərə satınalma sifarişləri lazımdır?
Mütləq deyil. Bir çoxları əvəzində qəbul edilmiş qiymət təklifi və ya müqavilədən istifadə edir. Alıcının prosesi və ya razılaşma tələb etdikdə satınalma sifarişindən istifadə edin, xüsusilə xərclərin təsdiqi, təkrarlanan sifarişlər və ya rəsmi audit izi vacib olduqda.