Kas ir pirkuma pasūtījums un kas ir rēķins?
Pirkuma pasūtījums ir dokuments, ko pircējs nosūta piegādātājam, lai pasūtītu preces vai pakalpojumus. Tajā var būt norādīts apjoms, daudzums, nolīgtā cena, piegādes norādījumi un nosacījumi. Tas, vai tas kļūst par saistošu līgumu brīdī, kad tiek izsniegts, pieņemts, izpildīts vai notiek cits notikums, ir atkarīgs no piemērojamajiem tiesību aktiem un pušu vienošanās. Nozīme var būt arī pretrunīgiem piegādātāja un pircēja nosacījumiem.
Rēķinu parasti izraksta pārdevējs, lai norādītu, par ko tiek izrakstīts rēķins un kad ir maksājuma termiņš. Tajā tiek reģistrēta prasība saskaņā ar attiecīgo pasūtījumu vai līgumu; rēķins pats par sevi ne vienmēr rada šo saistību. Tā izrakstīšanas laiks, numerācija un nodokļu saturs ir atkarīgi no darījuma un vietējiem noteikumiem. Finanšu nodaļas bieži salīdzina to ar pasūtījumu un piegādes vai pieņemšanas dokumentu, pirms apstiprina maksājumu.
Kas un kad izsniedz katru dokumentu?
Parasti pasūtījuma gadījumā virziens ir no pircēja uz pārdevēju, bet rēķina gadījumā - no pārdevēja uz pircēju. Izrakstīšanas brīdis nav tik stingri noteikts. Piegādātājs var izrakstīt rēķinu par avansa maksājumu pirms darba uzsākšanas, par projekta posmu pabeigšanu vai pēc piegādes. Pašizrakstīti rēķini un tirgus platformu vienošanās var mainīt to, kurš sagatavo rēķinu.
Lai identificētu dokumentu, izmantojiet tā mērķi un nosacījumus, nevis tikai izkārtojumu.
| Aspekts | Pirkuma pasūtījums (PO) | Rēķins |
|---|---|---|
| Parastais izdevējs | Pircējs | Pārdevējs, izņemot atļautus pašfakturēšanas gadījumus |
| Parastais laiks | Pirms piegādes, lai veiktu pasūtījumu | Saskaņā ar vienošanos vai likumā noteiktajā rēķina izrakstīšanas brīdī |
| Mērķis | Apstiprināt un aprakstīt pirkumu | Norādīt, kas tiek rēķināts un kad ir maksājuma termiņš |
| Galvenā atsauce | Pircēja piešķirtais pasūtījuma numurs | Rēķina identifikators, kas nepieciešams saskaņā ar piemērojamajiem noteikumiem |
| Darbības ietekme | Atbalsta apstiprināšanu un izpildi | Atbalsta maksājuma apstiprināšanu un grāmatvedības uzskaiti |
| Nodokļu statuss | Parasti nav nodokļu rēķins | Derīgs nodokļu apliecinājums tikai tad, ja tas atbilst piemērojamajām prasībām |
Kāda informācija tiek iekļauta pasūtījumā un kāda - rēķinā?
Ja dokumenti attiecas uz vienu un to pašu pasūtīto piegādi, to lauki bieži pārklājas: puses, pozīcijas, daudzumi, nolīgtās cenas un nodokļu režīms. Atšķirības ir identifikācijas atsaucēs un nolūkā. Pirkuma pasūtījumā vispirms norādīts pasūtījuma numurs un piegādes norādījumi; rēķinā vispirms norādīts rēķina numurs, izsniegšanas datums un maksājuma termiņš, kā arī maksājuma informācija. Abi dokumenti ir apzināti veidoti tā, lai tos varētu saskaņot. FreeBillGen var sagatavot rēķina projektu, taču tajā nav atsevišķa lauka pasūtījuma numuram; ja pircējs to pieņem, skaidri iekļaujiet atsauci pieejamajā rindas aprakstā vai piezīmē.
- Dokumenta nosaukums
- Nosauciet pasūtījumu par „Pasūtījumu” un rēķinu par „Rēķinu”, lai to lomas būtu skaidras.
- Atsauces numuri
- Pirkuma pasūtījumā ir norādīts pircēja atsauces numurs. Rēķinā ir norādīts savs obligātais identifikators, un tajā bieži tiek minēts pirkuma pasūtījuma atsauces numurs.
- Pircēja un pārdevēja dati
- Abos gadījumos parasti tiek norādītas puses, taču nepieciešamie vārdi, adreses un nodokļu identifikatori atšķiras.
- Pozīcijas un cenas
- Aprakstiet apjomu, daudzumu un cenu pietiekami skaidri, lai tie atbilstu saskaņotajām pozīcijām un apstiprinātajām izmaiņām.
- Datumi
- Pasūtījumā var būt norādīti pasūtījuma un pieprasītie piegādes datumi. Rēķinā var būt norādīti izrakstīšanas, piegādes un maksājuma termiņi.
- Nodokļi
- Pasūtījuma veidlapā var norādīt aptuveno nodokļa summu. Rēķinā ir jāizmanto faktiskais nodokļu režīms un, ja nepieciešams, jāievēro vietējie noteikumi par nodokļu rēķiniem.
- Noteikumi un norādījumi
- Pasūtījumā bieži vien ir norādīti piegādes un pieņemšanas nosacījumi. Rēķinā parasti ir norādīti maksājuma nosacījumi un apstiprināta maksājuma metode.
Kā darbojas pasūtījuma un rēķina saskaņošana?
Pasūtījuma un rēķina saskaņošana ir kreditoru parādu kontrole. Komanda pirms maksājuma veikšanas salīdzina piegādātāja rēķinu ar apstiprinātajiem iepirkuma dokumentiem. Nesakritību var nosūtīt pārskatīšanai, nevis uzskatīt par pierādījumu, ka kāds no dokumentiem ir nepareizs.
Trīspusējā saskaņošana salīdzina pasūtījumu, preču saņemšanas vai pakalpojumu pieņemšanas reģistru un rēķinu. Divpusējā saskaņošana salīdzina pasūtījumu un rēķinu. Sistēmas var atļaut saskaņotas pielaides attiecībā uz cenu, daudzumu, pārvadāšanas izmaksām, nodokļiem vai daļējām piegādēm, tādēļ ne vienmēr ir nepieciešama precīza saskaņošana, salīdzinot katru rakstzīmi.
Salīdzināšana ļauj atklāt dublētus rēķinus, neapstiprinātus daudzumus un cenu atšķirības. Norādiet pircēja pasūtījuma numuru, ja tas ir prasīts viņa norādījumos, un dokumentējiet atļautās izmaiņas, nevis groziet rēķinu tikai tādēļ, lai panāktu saskaņotību.
- Divpusējā saskaņošana
- Salīdzina pasūtījumu ar rēķinu (cena un daudzums). Bieži sastopams pakalpojumu gadījumā, kad nav fizisku preču, kas jāsaņem.
- Trīspusēja saskaņošana
- Salīdzina pasūtījumu, saņemšanas vai pieņemšanas protokolu un rēķinu. Bieži sastopams kontrolētos iepirkumos.
- Piemērot pielaides
- Pārbaudiet atšķirības, ņemot vērā pircēja apstiprinātos pielaižu un izņēmumu noteikumus, nevis pieņemot, ka katra neatbilstība bloķē maksājumu.
- Norādiet pasūtījuma numuru
- Vajadzības gadījumā atsaucieties uz pircēja pasūtījumu, lai kreditoru grāmatvedība varētu atrast apstiprināto pasūtījumu.
Kad patiesībā ir nepieciešams pasūtījums?
Ne katrā pārdošanas darījumā tiek izmantots pasūtījums. Daudzi mazie uzņēmumi, pašnodarbinātie un mazumtirdzniecības darījumi balstās uz apstiprinātu piedāvājumu vai līgumu. Lielākas organizācijas bieži prasa pasūtījumu, jo tas fiksē budžeta apstiprinājumu un nodrošina revīzijas izsekojamību.
Ja pircējs izmanto pasūtījuma sistēmu, pirms darba uzsākšanas, ja iespējams, iegūstiet apstiprināto pasūtījumu un rēķinu izrakstīšanas norādījumus. Apstiprināts piedāvājums var ietvert līdzīgas komerciālās detaļas, taču tas automātiski nav līdzvērtīgs pasūtījumam pircēja kontroles sistēmā vai saskaņā ar attiecīgo līgumu.
Jautājumi par pasūtījumu un rēķinu
Kāda ir galvenā atšķirība starp pasūtījumu un rēķinu?
Pirkuma pasūtījums parasti ir pircēja dokumentēts pasūtījums. Rēķins parasti ir pārdevēja pārskats par to, kas ir norēķināms un maksājams. Tos var saskaņot, bet to laiks un juridiskā ietekme ir atkarīga no līguma, nodokļu noteikumiem un iepirkuma procesa.
Vai pasūtījums tiek izsniegts pirms vai pēc rēķina?
Parasti pirms piegādes. Pircējs parasti izsniedz pasūtījumu pirms piegādes, pēc tam pārdevējs izraksta rēķinu saskaņā ar vienošanos vai likumā noteiktajā brīdī. Avansa maksājumi, rēķinu izrakstīšana par starpposma sasniegumiem, atkārtotas piegādes un pašrēķini var radīt atšķirīgu secību.
Vai pasūtījumu var izmantot kā rēķinu?
Parasti nē. Pasūtījums (PO) apstiprina vai apraksta pirkumu; parasti tas nav pārdevēja rēķins vai derīgs PVN apliecinājums. Līgums joprojām var noteikt, ka maksājums ir jāveic bez parastā rēķina, savukārt nodokļu rēķins ir derīgs tikai tad, ja tas atbilst piemērojamajām prasībām.
Kas ir trīspusējā saskaņošana?
Trīspusējā saskaņošana pirms apstiprināšanas salīdzina pirkuma pasūtījumu, preču saņemšanas vai pakalpojuma pieņemšanas reģistru un rēķinu. Pircējs var piemērot dokumentētas pielaides un novirzīt atšķirības pārskatīšanai. Tas ir kontroles mehānisms, nevis noteikums, ka katram simbolam ir jāsakrīt.
Vai man rēķinā ir jānorāda pasūtījuma numurs?
Iekļaujiet to, ja to prasa līgums vai pircēja rēķinu izrakstīšanas norādījumi. Trūkstošas vai nepareizas atsauces var aizkavēt apstiprināšanu vai izraisīt noraidījumu saskaņā ar šo procesu. Lūdziet apstiprinātu atsauci un neizdomājiet to paši.
Vai mazajiem uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem ir nepieciešami pirkuma pasūtījumi?
Ne vienmēr. Daudzi tā vietā izmanto apstiprinātu piedāvājumu vai līgumu. Izmantojiet pasūtījumu (PO), ja to prasa pircēja procedūra vai līgums, īpaši gadījumos, kad ir svarīga izdevumu apstiprināšana, atkārtoti pasūtījumi vai oficiāla revīzijas izsekojamība.