Che cosa sono un ordine di acquisto e una fattura?
Un ordine di acquisto è un documento inviato dall'acquirente al fornitore per ordinare beni o servizi. Può indicare oggetto, quantità, prezzo concordato, istruzioni di consegna e condizioni. Il momento in cui diventa un contratto vincolante può dipendere dall'emissione, dall'accettazione, dall'esecuzione o da un altro evento, secondo la legge applicabile e l'accordo tra le parti. Possono contare anche eventuali condizioni contrastanti di acquirente e fornitore.
Una fattura viene normalmente emessa dal venditore per indicare che cosa viene addebitato e quando va pagato. Documenta una pretesa derivante dall'ordine o dal contratto sottostante; non è detto che sia la fattura stessa a creare l'obbligo. Momento, numerazione e contenuto fiscale dipendono dall'operazione e dalle regole locali. Prima di approvare il pagamento, l'amministrazione la confronta spesso con il PO e con la prova di consegna o accettazione.
Chi emette ciascun documento e quando?
Di solito il PO va dall'acquirente al venditore e la fattura dal venditore all'acquirente. Il momento è meno rigido. Un fornitore può fatturare un acconto prima del lavoro, gli stati di avanzamento durante il progetto o la fornitura dopo la consegna. Autofatturazione e marketplace possono cambiare chi prepara la fattura.
Per identificare il documento, guarda scopo e condizioni, non soltanto l'aspetto.
| Aspetto | Ordine di acquisto (PO) | Fattura |
|---|---|---|
| Emittente abituale | Acquirente | Venditore, salvo autofatturazione consentita |
| Momento abituale | Prima della fornitura, per effettuare l'ordine | Nel momento concordato o richiesto dalla legge |
| Scopo | Autorizzare e descrivere l'acquisto | Indicare che cosa viene addebitato e quando è dovuto |
| Riferimento principale | Numero PO assegnato dall'acquirente | Identificativo della fattura richiesto dalle regole applicabili |
| Effetto operativo | Supporta approvazione ed esecuzione | Supporta approvazione del pagamento e contabilità |
| Valore fiscale | Di norma non è una fattura fiscale | È una prova fiscale valida solo se rispetta i requisiti applicabili |
Quali dati compaiono su PO e fattura?
Quando riguardano la stessa fornitura ordinata, i campi spesso coincidono: parti, voci, quantità, prezzi concordati e trattamento fiscale. Cambiano riferimenti identificativi e intento. L'ordine di acquisto mette in primo piano il numero PO e le istruzioni di consegna; la fattura mette in primo piano il numero della fattura, le date di emissione e scadenza e i dati per il pagamento. I due documenti sono pensati per essere confrontati. FreeBillGen può preparare la bozza della fattura, ma non ha un campo dedicato al numero PO; se il cliente lo accetta, inserisci il riferimento in modo chiaro nella descrizione di una voce o in una nota disponibile.
- Titolo del documento
- Indica "Ordine di acquisto" sul PO e "Fattura" sulla fattura, così i ruoli sono chiari.
- Numeri di riferimento
- Il PO contiene il riferimento dell'acquirente. La fattura contiene il proprio identificativo e spesso cita il PO.
- Dati di acquirente e venditore
- Entrambi identificano di solito le parti, ma nomi, indirizzi e identificativi fiscali richiesti variano.
- Voci e prezzi
- Descrivi oggetto, quantità e prezzo in modo sufficiente per confrontare voci concordate e modifiche approvate.
- Date
- Il PO può mostrare date dell'ordine e di consegna richiesta. La fattura può mostrare date di emissione, fornitura e scadenza.
- Imposte
- Il PO può stimare le imposte. La fattura deve applicare il trattamento effettivo e, se pertinente, rispettare le regole locali sulle fatture fiscali.
- Condizioni e istruzioni
- Il PO spesso indica consegna e accettazione. La fattura indica di norma termini e metodo di pagamento verificato.
Come funziona l'abbinamento tra PO e fattura?
L'abbinamento tra PO e fattura è un controllo della contabilità fornitori. Prima di pagare, il team confronta la fattura del fornitore con i dati di acquisto approvati. Una differenza può essere inviata a revisione e non dimostra, da sola, che uno dei documenti sia errato.
Il controllo a tre vie confronta ordine di acquisto, prova di ricezione dei beni o accettazione del servizio e fattura. Il controllo a due vie confronta PO e fattura. I sistemi possono ammettere tolleranze concordate per prezzo, quantità, trasporto, imposte o consegne parziali, quindi non è sempre necessaria una corrispondenza esatta carattere per carattere.
Il controllo può individuare fatture duplicate, quantità non approvate e differenze di prezzo. Cita il riferimento PO quando lo richiedono le istruzioni dell'acquirente e documenta le modifiche autorizzate, senza alterare una fattura soltanto per forzare la corrispondenza.
- Controllo a due vie
- Confronta ordine di acquisto e fattura, in particolare prezzo e quantità. È comune per servizi senza beni fisici da ricevere.
- Controllo a tre vie
- Confronta ordine di acquisto, prova di ricezione o accettazione e fattura. È comune negli acquisti sottoposti a controllo.
- Applicazione delle tolleranze
- Valuta le differenze secondo le soglie e le regole di eccezione approvate dall'acquirente, senza presumere che ogni scostamento blocchi il pagamento.
- Indicazione del numero PO
- Quando richiesto, cita il PO dell'acquirente per permettere alla contabilità fornitori di trovare l'ordine approvato.
Quando serve davvero un ordine di acquisto?
Non tutte le vendite usano un ordine di acquisto. Molte piccole imprese, attività autonome e vendite al dettaglio si basano su un preventivo o un contratto accettato. Le organizzazioni più grandi spesso richiedono un PO perché documenta l'approvazione della spesa e crea una traccia di controllo.
Se l'acquirente usa un sistema PO, quando possibile ottieni l'ordine approvato e le istruzioni di fatturazione prima di iniziare. Un preventivo accettato può documentare dati commerciali simili, ma non equivale automaticamente a un PO nei controlli dell'acquirente o nel contratto applicabile.
Domande su ordini di acquisto e fatture
Qual è la differenza principale tra ordine di acquisto e fattura?
L'ordine di acquisto è di solito l'ordine documentato dell'acquirente. La fattura è di solito il documento del venditore che indica che cosa viene addebitato e quanto è dovuto. Possono essere confrontati, ma momento ed effetto giuridico dipendono da contratto, regole fiscali e procedura acquisti.
L'ordine di acquisto viene prima o dopo la fattura?
Di solito prima. L'acquirente emette comunemente il PO prima della fornitura, poi il venditore fattura nel momento concordato o richiesto dalla legge. Depositi, fatturazione per stati di avanzamento, forniture ricorrenti e autofatturazione possono produrre una sequenza diversa.
Un ordine di acquisto può essere usato come fattura?
In genere no. Il PO autorizza o descrive l'acquisto; normalmente non è il documento di addebito del venditore né una prova IVA valida. L'accordo può rendere dovuto il pagamento anche senza una fattura convenzionale, mentre una fattura fiscale è valida soltanto se soddisfa i requisiti applicabili.
Che cos'è il controllo a tre vie?
Confronta ordine di acquisto, prova di ricezione dei beni o accettazione del servizio e fattura prima dell'approvazione. L'acquirente può applicare tolleranze documentate e inviare le differenze a revisione. È un controllo, non una regola che impone la corrispondenza di ogni carattere.
Devo indicare il numero PO sulla fattura?
Inseriscilo quando lo richiedono il contratto o le istruzioni di fatturazione dell'acquirente. Un riferimento assente o errato può ritardare l'approvazione o causare il rifiuto secondo quella procedura. Chiedi il riferimento approvato e non inventarlo.
Piccole imprese e freelance hanno bisogno di ordini di acquisto?
Non necessariamente. Molti usano invece un preventivo o un contratto accettato. Usa un PO quando lo richiedono la procedura dell'acquirente o l'accordo, soprattutto se contano approvazione della spesa, ordini ricorrenti o una traccia formale di controllo.