Che cos'è un ordine di acquisto e che cos'è una fattura?
Un ordine di acquisto è un documento che l'acquirente invia al fornitore per ordinare beni o servizi. Può indicare l'ambito, la quantità, il prezzo concordato, le istruzioni di consegna e le condizioni. Se diventi un contratto vincolante al momento dell'emissione, dell'accettazione, dell'esecuzione o di un altro evento dipende dalla legge applicabile e dall'accordo tra le parti. Anche condizioni contrastanti tra fornitore e acquirente possono rilevare.
Una fattura è normalmente emessa dal venditore per indicare cosa viene addebitato e quando è dovuto il pagamento. Registra una pretesa ai sensi dell'ordine o del contratto sottostante; la fattura in sé non crea necessariamente tale obbligazione. La sua tempistica, numerazione e contenuto fiscale dipendono dalla transazione e dalle norme locali. I team amministrativi spesso la confrontano con l'ordine di acquisto e con il verbale di consegna o accettazione prima di approvare il pagamento.
Chi emette ciascun documento e quando?
La direzione abituale è dall'acquirente al venditore per l'ordine di acquisto e dal venditore all'acquirente per la fattura. La tempistica è meno rigida. Un fornitore può fatturare un acconto prima dell'inizio dei lavori, per stati di avanzamento durante un progetto oppure dopo la consegna. L'autofatturazione e le modalità di marketplace possono cambiare chi predispone la fattura.
Per identificare un documento, basati sulla sua finalità e sulle sue condizioni, non solo sulla sua impostazione grafica.
| Aspetto | Ordine di acquisto (PO) | Fattura |
|---|---|---|
| Emittente abituale | Acquirente | Venditore, fatte salve le modalità di autofatturazione consentite |
| Tempistica abituale | Prima della fornitura, per effettuare un ordine | Al momento di fatturazione concordato o previsto per legge |
| Finalità | Autorizzare e descrivere un acquisto | Indicare cosa viene addebitato e quando è dovuto |
| Riferimento principale | Numero di ordine di acquisto assegnato dall'acquirente | Identificativo della fattura richiesto dalle norme applicabili |
| Effetto operativo | Supporta l'approvazione e l'evasione | Supporta l'approvazione del pagamento e la contabilizzazione |
| Valenza fiscale | Non è normalmente una fattura fiscale | Prova fiscale valida solo se soddisfa i requisiti applicabili |
Quali informazioni contiene un ordine di acquisto rispetto a una fattura?
Quando i documenti riguardano la stessa fornitura ordinata, i loro campi spesso coincidono: le parti, le voci, le quantità, i prezzi concordati e il trattamento fiscale. Le differenze riguardano i riferimenti identificativi e la finalità. Un ordine di acquisto riporta in primo piano il numero di ordine di acquisto e le istruzioni di consegna; una fattura riporta in primo piano il numero di fattura, una data di emissione e una data di scadenza, oltre agli estremi di pagamento. I due documenti sono strutturati appositamente per combaciare e poter essere riconciliati. FreeBillGen può preparare la bozza della fattura, ma non dispone di un campo dedicato al numero di ordine di acquisto; se l'acquirente lo accetta, inserisci il riferimento in modo chiaro nella descrizione di una voce disponibile o in una nota.
- Titolo del documento
- Etichetta un ordine di acquisto come "Ordine di acquisto" e una fattura come "Fattura" in modo che il loro ruolo sia chiaro.
- Numeri di riferimento
- Un ordine di acquisto riporta il riferimento dell'acquirente. Una fattura riporta il proprio identificativo obbligatorio e spesso cita il riferimento dell'ordine di acquisto.
- Dati dell'acquirente e del venditore
- Entrambi identificano generalmente le parti, ma i nomi, gli indirizzi e gli identificativi fiscali richiesti variano.
- Voci e prezzi
- Descrivere l'ambito, la quantità e il prezzo in modo sufficientemente chiaro da consentire la corrispondenza con gli articoli concordati e le modifiche approvate.
- Date
- Un ordine di acquisto può indicare le date di ordine e di consegna richiesta. Una fattura può indicare le date di emissione, di fornitura e di scadenza.
- Imposte
- Un ordine di acquisto può stimare le imposte. Una fattura deve applicare il trattamento fiscale effettivo e rispettare le normative locali sulle fatture fiscali, ove applicabile.
- Termini e istruzioni
- Un ordine di acquisto indica spesso i termini di consegna e accettazione. Una fattura indica normalmente i termini di pagamento e un metodo di pagamento verificato.
Come funziona la riconciliazione tra ordine di acquisto e fattura?
La riconciliazione tra ordine di acquisto e fattura è un controllo dei conti fornitori. Il team confronta la fattura del fornitore con i record di acquisto approvati prima del pagamento. Una mancata corrispondenza può essere indirizzata a una revisione piuttosto che essere trattata come prova dell'erroneità di uno dei due documenti.
La riconciliazione a tre vie confronta l'ordine di acquisto, un record di ricezione della merce o di accettazione del servizio e la fattura. La riconciliazione a due vie confronta l'ordine di acquisto e la fattura. I sistemi possono prevedere tolleranze concordate per prezzo, quantità, trasporto, imposte o consegne parziali, pertanto non è sempre richiesta una corrispondenza esatta carattere per carattere.
La riconciliazione può intercettare fatture duplicate, quantità non approvate e differenze di prezzo. Indicare il riferimento dell'ordine di acquisto dell'acquirente quando le sue istruzioni lo richiedono e documentare le modifiche autorizzate anziché alterare una fattura solo per forzare una corrispondenza.
- Riconciliazione a due vie
- Confronta l'ordine di acquisto con la fattura (prezzo e quantità). Comune per i servizi in cui non vi sono beni fisici da ricevere.
- Riconciliazione a tre vie
- Confronta l'ordine di acquisto, un record di ricezione o accettazione e la fattura. Comune per gli acquisti controllati.
- Applicare le tolleranze
- Verificare le differenze rispetto alle regole di tolleranza e di eccezione approvate dall'acquirente, anziché presupporre che ogni mancata corrispondenza blocchi il pagamento.
- Indicare il numero dell'ordine di acquisto
- Fare riferimento all'ordine di acquisto dell'acquirente quando richiesto, in modo che i conti fornitori possano trovare l'ordine approvato.
Quando serve effettivamente un ordine di acquisto?
Non tutte le vendite utilizzano un ordine di acquisto. Molte piccole imprese, liberi professionisti e transazioni al dettaglio operano sulla base di un preventivo accettato o di un contratto. Le organizzazioni più grandi spesso richiedono un ordine di acquisto perché registra l'approvazione del budget e supporta la tracciabilità.
Se l'acquirente utilizza un sistema di ordini di acquisto, ottenere l'ordine approvato e le istruzioni di fatturazione prima di iniziare, ove possibile. Un preventivo accettato può registrare dettagli commerciali simili, ma non è automaticamente equivalente a un ordine di acquisto nei controlli dell'acquirente o ai sensi del contratto vigente.
Domande su ordini di acquisto e fatture
Qual è la differenza principale tra un ordine di acquisto e una fattura?
Un ordine di acquisto è generalmente l'ordine documentato dell'acquirente. Una fattura è generalmente il documento del venditore che indica quanto fatturato e quanto dovuto. Possono essere associati, ma la loro tempistica e il loro effetto giuridico dipendono dal contratto, dalla normativa fiscale e dal processo di approvvigionamento.
L'ordine di acquisto viene prima o dopo la fattura?
Generalmente prima. L'acquirente emette di norma un ordine di acquisto prima della fornitura, dopodiché il venditore emette fattura al momento concordato o previsto per legge. Acconti, fatturazione a stato di avanzamento, forniture ricorrenti e autofatturazione possono produrre una sequenza diversa.
Un ordine di acquisto può essere usato come fattura?
In genere no. Un ordine di acquisto autorizza o descrive l'acquisto; non è normalmente il documento di addebito del venditore né una prova valida ai fini IVA. Il contratto può comunque rendere dovuto il pagamento anche in assenza di una fattura convenzionale, mentre una fattura fiscale è valida solo se soddisfa i requisiti applicabili.
Che cos'è la verifica a tre vie?
La verifica a tre vie confronta l'ordine di acquisto, il documento di ricezione merci o di accettazione del servizio e la fattura prima dell'approvazione. L'acquirente può applicare tolleranze documentate e segnalare le discrepanze per una revisione. Si tratta di un controllo, non di una regola che impone la corrispondenza esatta di ogni singolo dato.
Devo inserire il numero dell'ordine di acquisto sulla mia fattura?
Inseriscilo quando il contratto o le istruzioni di fatturazione dell'acquirente lo richiedono. Riferimenti mancanti o errati possono ritardare l'approvazione o comportare il rifiuto nell'ambito di tale processo. Chiedi il riferimento approvato e non inventarne uno.
Le piccole imprese e i liberi professionisti hanno bisogno di ordini di acquisto?
Non necessariamente. Molti utilizzano un preventivo accettato o un contratto. Usa un ordine di acquisto quando il processo dell'acquirente o l'accordo lo richiede, in particolare quando sono importanti l'approvazione della spesa, gli ordini ricorrenti o una traccia di audit formale.