発注書と請求書の違い

発注書と請求書とは？

発注書は、買い手が商品やサービスを注文するために供給者へ送る書類です。範囲、数量、合意価格、納品指示、条件などを記載できます。発行、承諾、履行、その他の時点のどこで拘束力のある契約になるかは、準拠法と当事者間の合意によります。買い手と供給者の条件が食い違う場合も影響します。

請求書は通常、売り手が請求内容と支払期日を示すために発行します。基礎となる注文または契約に基づく請求を記録するもので、請求書そのものが必ずしも支払義務を生じさせるわけではありません。発行時期、番号、税務内容は、取引と現地規則によって異なります。財務担当者は支払い承認前に、請求書をPOや納品・検収記録と照合することがよくあります。

誰が、いつ発行する？

通常、POは買い手から売り手へ、請求書は売り手から買い手へ送られます。ただし、発行段階は一律ではありません。供給者は作業前の手付金、プロジェクト中の節目、または納品後に請求することがあります。セルフビリングやマーケットプレイスの仕組みによって、請求書を作成する主体が変わる場合もあります。

書式だけでなく、書類の目的と条件から判断してください。

POと請求書に記載する情報

同じ注文に関する書類であれば、当事者、明細、数量、合意価格、税務上の取扱いなど多くの項目が重なります。違いは識別用の参照番号と目的です。発注書ではPO番号と納品指示が中心となり、請求書では請求書番号、発行日、支払期日、支払い情報が中心となります。照合できるよう、両書類の項目は意図的に対応しています。FreeBillGenで一般的な請求書案を作成できますが、専用のPO番号欄はありません。買い手が認める場合は、利用できる明細説明または注記に参照番号を明確に記載してください。

書類名

役割が明確になるよう、POは「発注書」、請求書は「請求書」と表示します。

参照番号

POには買い手の参照番号を記載します。請求書には必要な固有識別子を付け、多くの場合PO参照番号も記載します。

買い手と売り手の情報

どちらも通常は当事者を特定しますが、必要な名称、住所、税務識別番号は状況により異なります。

明細と価格

合意済みの品目と承認済み変更を照合できるよう、範囲、数量、価格を明確に記載します。

日付

POには注文日と希望納品日、請求書には発行日、供給日、支払期日を記載できます。

税

POでは税額を見積もる場合があります。請求書では実際の税務上の取扱いを使い、該当する現地の税務請求書規則を満たす必要があります。

条件と指示

POには納品・検収条件、請求書には通常、支払条件と確認済みの支払方法を記載します。

POと請求書の照合方法

POと請求書の照合は、買掛金管理の一つです。担当者は支払い前に、供給者の請求書を承認済みの購買記録と比較します。不一致があっても、どちらかの書類が誤りだと即断せず、確認手続へ回すことができます。

三者照合では、発注書、物品受領記録またはサービス検収記録、請求書を比較します。二者照合ではPOと請求書を比較します。価格、数量、運賃、税、分納について合意済みの許容差を設定できるため、文字単位の完全一致が常に必要とは限りません。

照合は、重複請求、未承認数量、価格差の発見に役立ちます。買い手の指示で必要な場合はPO参照番号を記載し、照合を無理に通すため請求書を変更するのではなく、承認済みの変更を記録してください。

二者照合

発注書と請求書の価格・数量を比較します。物品受領記録のないサービスでよく使われます。

三者照合

発注書、受領または検収記録、請求書を比較します。管理対象の購入でよく使われます。

許容差を適用する

すべての不一致が支払いを妨げると考えず、買い手が承認した許容差と例外規則に照らして確認します。

PO番号を記載する

買掛金担当が承認済み注文を見つけられるよう、必要な場合は買い手のPO番号を参照します。

発注書が必要になる場面

すべての販売で発注書を使うわけではありません。多くの小規模事業者、フリーランサー、小売取引では、承諾済みの見積書や契約を使います。大規模な組織は、予算承認を記録し監査証跡を残すためにPOを求めることがよくあります。

買い手がPOシステムを使う場合、可能であれば作業開始前に承認済みPOと請求指示を受け取ってください。承諾済みの見積書にも同様の商取引情報を記録できますが、買い手の内部統制や準拠契約上、POと自動的に同等になるわけではありません。

発注書と請求書に関する質問

発注書と請求書の主な違いは何ですか？

発注書は通常、買い手が作成する注文記録です。請求書は通常、売り手が請求内容と支払期日を示す書類です。両者は照合できますが、発行時期と法的効果は契約、税務規則、調達手続によって異なります。

発注書は請求書の前ですか、後ですか？

通常は前です。買い手が供給前にPOを発行し、その後、売り手が合意上または法律上の時点で請求します。手付金、節目ごとの請求、継続供給、セルフビリングでは順序が異なる場合があります。

発注書を請求書として使えますか？

一般には使えません。POは購入を承認または説明するもので、通常は売り手の請求書でも有効なVAT証拠でもありません。ただし、従来型の請求書がなくても契約上支払期日が到来する場合があり、税務請求書は適用要件を満たす場合にのみ有効です。

三者照合とは何ですか？

支払い承認前に、発注書、物品受領またはサービス検収記録、請求書を比較する方法です。買い手は文書化した許容差を適用し、不一致を確認手続へ回せます。すべての文字が一致しなければならないという規則ではありません。

請求書にPO番号を記載する必要がありますか？

契約または買い手の請求指示で求められる場合は記載してください。参照番号の欠落や誤りにより、その手続で承認が遅れたり拒否されたりすることがあります。承認済み番号を確認し、推測で作らないでください。

小規模事業者やフリーランサーに発注書は必要ですか？

必ずしも必要ではありません。承諾済みの見積書や契約を使うケースも多くあります。特に支出承認、継続注文、正式な監査証跡が重要な場合は、買い手の手続または合意で求められるPOを使ってください。