Was sind eine Bestellung und eine Rechnung?
Eine Bestellung ist ein Dokument, das der Käufer an einen Lieferanten sendet, um Waren oder Dienstleistungen zu bestellen. Darin können Leistungsumfang, Menge, vereinbarter Preis, Lieferanweisungen und Bedingungen festgehalten werden. Ob daraus mit der Ausstellung, Annahme, Leistungserbringung oder einem anderen Ereignis ein verbindlicher Vertrag entsteht, hängt vom maßgeblichen Recht und von der Vereinbarung der Parteien ab. Auch einander widersprechende Bedingungen des Lieferanten und des Käufers können relevant sein.
Eine Rechnung wird normalerweise vom Verkäufer ausgestellt und gibt an, was abgerechnet wird und wann die Zahlung fällig ist. Sie dokumentiert einen Anspruch aus der zugrunde liegenden Bestellung oder dem zugrunde liegenden Vertrag; die Rechnung selbst begründet diese Verpflichtung nicht zwingend. Der Zeitpunkt ihrer Ausstellung, ihre Nummerierung und ihre steuerlichen Angaben hängen von der Transaktion und den örtlichen Vorschriften ab. Finanzabteilungen gleichen sie häufig mit der PO sowie dem Liefer- oder Abnahmenachweis ab, bevor sie die Zahlung freigeben.
Wer stellt welches Dokument wann aus?
Üblicherweise geht eine PO vom Käufer an den Verkäufer und eine Rechnung vom Verkäufer an den Käufer. Der jeweilige Zeitpunkt ist weniger starr. Ein Lieferant kann vor Beginn der Arbeiten eine Abschlagsrechnung, während eines Projekts Rechnungen nach Meilensteinen oder nach der Lieferung eine Schlussrechnung stellen. Gutschriftverfahren und Vereinbarungen auf Marktplätzen können beeinflussen, wer die Rechnung erstellt.
Bestimmen Sie die Art des Dokuments anhand seines Zwecks und seiner Bedingungen, nicht allein anhand seines Layouts.
| Aspekt | Bestellung (PO) | Rechnung |
|---|---|---|
| Üblicher Aussteller | Käufer | Verkäufer, vorbehaltlich zulässiger Gutschriftverfahren |
| Üblicher Zeitpunkt | Vor der Lieferung oder Leistung, um einen Auftrag zu erteilen | Zum vereinbarten oder gesetzlich vorgeschriebenen Zeitpunkt der Rechnungsstellung |
| Zweck | Einen Einkauf genehmigen und beschreiben | Angeben, was abgerechnet wird und wann der Betrag fällig ist |
| Wichtigste Referenz | Vom Käufer vergebene PO-Nummer | Nach den geltenden Vorschriften erforderliche Rechnungskennung |
| Betriebliche Wirkung | Unterstützt Genehmigung und Erfüllung | Unterstützt Zahlungsfreigabe und Buchhaltung |
| Steuerlicher Status | Normalerweise keine Steuerrechnung | Nur dann ein gültiger steuerlicher Nachweis, wenn die geltenden Anforderungen erfüllt sind |
Welche Angaben gehören auf eine PO und welche auf eine Rechnung?
Wenn sich die Dokumente auf dieselbe bestellte Lieferung oder Leistung beziehen, überschneiden sich ihre Angaben häufig: Parteien, Positionen, Mengen, vereinbarte Preise und steuerliche Behandlung. Die Unterschiede liegen in den jeweiligen Kennungen und im Zweck. Bei einer Bestellung stehen die PO-Nummer und die Lieferanweisungen im Vordergrund, bei einer Rechnung die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsangaben. Beide Dokumente sind bewusst so aufgebaut, dass sie miteinander abgeglichen werden können. Mit FreeBillGen können Sie einen Rechnungsentwurf erstellen, es gibt jedoch kein eigenes Feld für die PO-Nummer. Wenn Ihr Käufer dies akzeptiert, geben Sie die Referenz deutlich in einer verfügbaren Positionsbeschreibung oder Notiz an.
- Dokumenttitel
- Bezeichnen Sie eine PO als "Bestellung" und eine Rechnung als "Rechnung", damit ihre jeweilige Funktion eindeutig ist.
- Referenznummern
- Eine PO enthält die Referenz des Käufers. Eine Rechnung enthält ihre eigene vorgeschriebene Kennung und führt häufig zusätzlich die PO-Referenz an.
- Angaben zu Käufer und Verkäufer
- Beide Dokumente benennen üblicherweise die Parteien, die erforderlichen Namen, Anschriften und Steuerkennungen unterscheiden sich jedoch je nach Vorschrift.
- Positionen und Preise
- Beschreiben Sie Leistungsumfang, Menge und Preis so eindeutig, dass sie mit den vereinbarten Positionen und genehmigten Änderungen abgeglichen werden können.
- Datumsangaben
- Eine PO kann das Bestelldatum und den gewünschten Liefertermin enthalten. Eine Rechnung kann das Ausstellungs-, Liefer- oder Leistungs- und Fälligkeitsdatum enthalten.
- Steuern
- Eine PO kann die Steuer schätzen. Eine Rechnung muss die tatsächliche steuerliche Behandlung ausweisen und gegebenenfalls die örtlichen Vorschriften für Steuerrechnungen erfüllen.
- Bedingungen und Anweisungen
- Eine PO enthält häufig Liefer- und Abnahmebedingungen. Eine Rechnung enthält normalerweise Zahlungsbedingungen und eine verifizierte Zahlungsmethode.
Wie funktioniert der Abgleich von PO und Rechnung?
Der Abgleich von PO und Rechnung ist eine Kontrollmaßnahme in der Kreditorenbuchhaltung. Das Team vergleicht die Lieferantenrechnung vor der Zahlung mit den genehmigten Beschaffungsunterlagen. Eine Abweichung kann zur Prüfung weitergeleitet werden, anstatt als Beleg dafür zu gelten, dass eines der Dokumente fehlerhaft ist.
Beim Drei-Wege-Abgleich werden die Bestellung, ein Warenempfangs- oder Leistungsabnahmenachweis und die Rechnung verglichen. Beim Zwei-Wege-Abgleich werden PO und Rechnung verglichen. Systeme können vereinbarte Toleranzen für Preis, Menge, Frachtkosten, Steuern oder Teillieferungen zulassen, sodass nicht immer eine zeichengetreue Übereinstimmung erforderlich ist.
Durch den Abgleich lassen sich doppelte Rechnungen, nicht genehmigte Mengen und Preisabweichungen erkennen. Geben Sie die PO-Referenz des Käufers an, wenn dessen Vorgaben dies verlangen, und dokumentieren Sie genehmigte Änderungen, anstatt eine Rechnung nur deshalb zu ändern, um eine Übereinstimmung zu erzwingen.
- Zwei-Wege-Abgleich
- Vergleicht die Bestellung mit der Rechnung hinsichtlich Preis und Menge. Üblich bei Dienstleistungen, bei denen keine physischen Waren entgegengenommen werden.
- Drei-Wege-Abgleich
- Vergleicht die Bestellung, einen Empfangs- oder Abnahmenachweis und die Rechnung. Üblich bei kontrollierten Beschaffungsvorgängen.
- Toleranzen anwenden
- Prüfen Sie Abweichungen anhand der genehmigten Toleranz- und Ausnahmeregeln des Käufers, statt davon auszugehen, dass jede Abweichung die Zahlung verhindert.
- PO-Nummer angeben
- Geben Sie bei entsprechender Vorgabe die PO des Käufers als Referenz an, damit die Kreditorenbuchhaltung die genehmigte Bestellung finden kann.
Wann benötigen Sie tatsächlich eine Bestellung?
Nicht bei jedem Verkauf wird eine Bestellung verwendet. Viele kleine Unternehmen, Freiberufler und Einzelhandelsgeschäfte arbeiten auf Grundlage eines angenommenen Angebots oder Vertrags. Größere Organisationen verlangen häufig eine PO, weil sie die Budgetfreigabe dokumentiert und einen Prüfpfad unterstützt.
Wenn der Käufer ein PO-System verwendet, sollten Sie sich nach Möglichkeit vor Beginn die genehmigte PO und die Anweisungen zur Rechnungsstellung geben lassen. Ein angenommenes Angebot kann ähnliche kaufmännische Angaben festhalten, ist aber im Kontrollsystem des Käufers oder nach dem maßgeblichen Vertrag nicht automatisch einer PO gleichgestellt.
Fragen zu Bestellung und Rechnung
Was ist der wichtigste Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?
Eine Bestellung ist üblicherweise der dokumentierte Auftrag des Käufers. Eine Rechnung ist üblicherweise die Aufstellung des Verkäufers darüber, was abgerechnet wird und fällig ist. Beide können miteinander abgeglichen werden, ihr Zeitpunkt und ihre rechtliche Wirkung hängen jedoch vom Vertrag, von den Steuervorschriften und vom Beschaffungsprozess ab.
Kommt eine Bestellung vor oder nach einer Rechnung?
Üblicherweise davor. Der Käufer stellt die PO in der Regel vor der Lieferung oder Leistung aus, anschließend stellt der Verkäufer zum vereinbarten oder gesetzlich vorgeschriebenen Zeitpunkt die Rechnung. Anzahlungen, Meilensteinabrechnungen, wiederkehrende Lieferungen oder Leistungen und Gutschriftverfahren können zu einer anderen Reihenfolge führen.
Kann eine Bestellung als Rechnung verwendet werden?
Im Allgemeinen nicht. Eine PO genehmigt oder beschreibt den Einkauf; sie ist normalerweise weder die Abrechnung des Verkäufers noch ein gültiger Umsatzsteuernachweis. Nach der Vereinbarung kann die Zahlung dennoch ohne herkömmliche Rechnung fällig sein, während eine Steuerrechnung nur dann gültig ist, wenn sie die geltenden Anforderungen erfüllt.
Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?
Beim Drei-Wege-Abgleich werden vor der Freigabe die Bestellung, ein Warenempfangs- oder Leistungsabnahmenachweis und die Rechnung verglichen. Der Käufer kann dokumentierte Toleranzen anwenden und Abweichungen zur Prüfung weiterleiten. Es handelt sich um eine Kontrollmaßnahme, nicht um eine Vorschrift, nach der jedes Zeichen übereinstimmen muss.
Muss ich die PO-Nummer auf meiner Rechnung angeben?
Geben Sie sie an, wenn der Vertrag oder die Anweisungen des Käufers zur Rechnungsstellung dies verlangen. Fehlende oder falsche Referenzen können die Freigabe verzögern oder im Rahmen dieses Prozesses zur Ablehnung führen. Fragen Sie nach der genehmigten Referenz und erfinden Sie keine.
Benötigen kleine Unternehmen und Freiberufler Bestellungen?
Nicht unbedingt. Viele verwenden stattdessen ein angenommenes Angebot oder einen Vertrag. Nutzen Sie eine PO, wenn der Prozess des Käufers oder die Vereinbarung dies verlangt, insbesondere wenn Ausgabenfreigaben, wiederkehrende Bestellungen oder ein formeller Prüfpfad relevant sind.