Laukai, kurių reikia kiekvienai sąskaitai
Prieš žingsnius pateikiame trumpą sąrašą duomenų, kurie dokumentą paverčia galiojančia sąskaita faktūra. Daugumoje šalių reikalaujamas tas pats pagrindinis rinkinys; jei esate registruotas PVM mokėtojas, taikomi keli papildomi laukai (aprašyta 5 žingsnyje). Tinkamai juos užpildžius, sąskaita tampa priimtina jūsų kliento apskaitos skyriui ir mokesčių institucijai.
- Žodis „Sąskaita faktūra“
- Aiškus pavadinimas, kad dokumentas nebūtų supainiotas su pasiūlymu, užsakymu ar kvitu.
- Jūsų verslo duomenys
- Jūsų vardas ar prekės ženklas, adresas, kontaktai ir mokesčių ar įmonės registracijos numeris.
- Kliento duomenys
- Asmens ar įmonės, kuriai išrašote sąskaitą, vardas ir adresas.
- Unikalus sąskaitos numeris
- Nuoseklus identifikatorius, kuris niekada nesikartoja.
- Išrašymo data ir apmokėjimo terminas
- Data, kada išrašėte sąskaitą, ir data, iki kurios reikia sumokėti.
- Parduotų prekių ar paslaugų aprašymas
- Atskira eilutė kiekvienai prekei ar paslaugai su kiekiu ir kaina.
- Mokėtina suma
- Tarpinė suma, mokesčiai ir galutinė mokėtina suma.
- Kaip apmokėti
- Jūsų banko duomenys arba mokėjimo nuoroda ir priimami būdai.
1 žingsnis: nurodykite savo duomenis
Pradėkite nuo to, kas siunčia sąskaitą. Viršuje nurodykite savo verslo pavadinimą (arba savo vardą, jei dirbate kaip individualios veiklos vykdytojas), po jo – adresą, el. paštą ir telefoną. Jei turite logotipą, jis dedamas čia — tai sąskaitai suteikia profesionalumo ir ją lengviau atpažinti. Įtraukite jums taikomus registracijos numerius: įmonės kodą, mokesčių mokėtojo kodą arba PVM mokėtojo kodą, jei esate registruotas. Klientams šių duomenų dažnai reikia sąskaitai apdoroti ir mokesčiams susigrąžinti, todėl jų nenurodžius mokėjimas gali vėluoti.
2 žingsnis: pridėkite klientą
Toliau adresuokite sąskaitą tinkamai šaliai. Naudokite kliento juridinį ar prekybinį pavadinimą ir jo sąskaitų adresą, o ne tik kontaktinio asmens vardą — ne tam subjektui adresuotos sąskaitos grąžinamos. Jei sąskaitą išrašote įmonei, paprašykite tinkamo apskaitos skyriaus el. pašto ir užsakymo (PO) numerio, kurį jie nori matyti; daugelis įmonių neapmokės sąskaitos be PO nuorodos. Tarptautiniam verslui tarp įmonių sąskaitoje gali prireikti ir kliento PVM mokėtojo kodo.
3 žingsnis: suteikite unikalų numerį ir datas
Kiekvienai sąskaitai reikia unikalaus, nuoseklaus numerio, kad jūs ir klientas galėtumėte į ją nedviprasmiškai nurodyti ir kad jūsų apskaitoje neliktų spragų. Tinka paprasta schema, pvz., 2026-001, 2026-002; svarbiausia, kad numeriai be priežasties nesikartotų ir nepraleistų, nes spragos yra dažnas auditų ženklas. Pridėkite dvi datas: išrašymo datą (kada išrašote sąskaitą) ir apmokėjimo terminą (iki kada laukiama mokėjimo). Nurodžius apmokėjimo terminą kaip konkrečią kalendorinę datą, o ne tik „per 30 dienų“, nelieka abejonių, kada reikia sumokėti.
4 žingsnis: išvardykite darbus
Tai – sąskaitos esmė. Kiekvieną prekę ar paslaugą surašykite atskiroje eilutėje su trumpu, konkrečiu aprašymu, kiekiu ar valandomis, vieneto kaina ir eilutės suma. Aiškūs aprašymai („Pagrindinio puslapio perdarymas – 12 valandų“ vietoje „dizaino darbai“) sumažina klausimų ir pagreitina patvirtinimą. Sudėję eilučių sumas gausite tarpinę sumą — sumą prieš mokesčius ar nuolaidas. Jei taikėte nuolaidą, parodykite ją atskira eilute, kad skaičiavimas būtų skaidrus.
5 žingsnis: pridėkite mokesčius
Jei esate registruotas PVM mokėtojas, paprastai privalote jį apskaičiuoti ir parodyti atskirai. Pritaikykite tinkamą tarifą apmokestinamai tarpinei sumai, atskiromis eilutėmis nurodykite PVM tarifą ir PVM sumą bei savo PVM mokėtojo kodą. Tarpvalstybiniams tiekimams tarp įmonių mokestis gali pereiti pirkėjui pagal atvirkštinį apmokestinimą — tokiu atveju rodote nulinio PVM eilutę, nurodote abu PVM kodus ir pridedate pastabą, pvz., „Atvirkštinis apmokestinimas“. Jei nesate registruotas jokio pardavimo mokesčio mokėtojas, šį žingsnį tiesiog praleidžiate; verta nurodyti, kad mokestis netaikomas.
6 žingsnis: nurodykite bendrą sumą ir mokėjimo sąlygas
Mokėtiną bendrą sumą nurodykite vienu aiškiu skaičiumi ir aiškiai įvardykite valiutą, kad tarptautinėje sąskaitoje nekiltų neaiškumų. Tada nurodykite mokėjimo sąlygas: kada reikia sumokėti (pavyzdžiui, per 14 ar 30 dienų), priimamus mokėjimo būdus ir banko duomenis arba mokėjimo nuorodą. Jei už pavėluotą mokėjimą skaičiuojate palūkanas ar mokestį, nurodykite tai čia. Aiškios, matomos sąlygos – svarbiausias svertas, kad jums sumokėtų laiku, todėl rašykite jas trumpai ir pastebimai.
7 žingsnis: išsiųskite ir sekite
Sąskaitą išsiųskite nedelsdami, paprastai kaip PDF, prisegtą prie trumpo, mandagaus el. laiško, tinkamam apskaitos kontaktui. Pasižymėkite išsiuntimo datą ir apmokėjimo terminą bei pasilikite kopiją sau — dauguma mokesčių institucijų reikalauja sąskaitas saugoti kelerius metus. Jei iki termino mokėjimas neatkeliauja, išsiųskite draugišką priminimą; trumpas priminimas po kelių dienų išsprendžia daugumą vėlavimų be įtampos. Sekant, kurios sąskaitos išsiųstos, apmokėtos ir vėluoja, pajamos neprasprūsta pro pirštus.
Dažnai užduodami klausimai
Kas privalo būti sąskaitoje faktūroje?
Mažų mažiausiai: žodis „Sąskaita faktūra“, jūsų verslo pavadinimas ir kontaktai, kliento vardas ir adresas, unikalus sąskaitos numeris, išrašymo data ir apmokėjimo terminas, parduotų prekių ar paslaugų aprašymas su kiekiais ir kainomis, mokėtina suma ir kaip apmokėti. Jei esate registruotas PVM mokėtojas, taip pat nurodote PVM kodą, tarifą ir sumą.
Kaip numeruoti sąskaitas?
Naudokite unikalų, nuoseklų numerį, kuris niekada nesikartoja, pavyzdžiui, 2026-001, 2026-002 ir taip toliau. Galite pridėti metų ar kliento prefiksą, tačiau venkite spragų ir pasikartojimų, nes tai dažnas auditų ženklas. Generatorius, automatiškai priskiriantis kitą numerį, yra saugesnis nei numeravimas ranka.
Ar sąskaitoje turiu skaičiuoti mokesčius?
Tik jei esate registruotas PVM ar kito pardavimo mokesčio mokėtojas. Jei taip, paprastai taikote tinkamą tarifą ir rodote jį atskira eilute kartu su mokesčių kodu. Jei nesate registruotas, mokesčio nepridedate, tačiau tarpvalstybiniams pardavimams tarp įmonių gali prireikti „atvirkštinio apmokestinimo“ pastabos, kai mokestį apskaito pirkėjas.
Kokias mokėjimo sąlygas nustatyti?
Įprastos sąlygos – apmokėti per 14 ar 30 dienų nuo sąskaitos datos. Apmokėjimo terminą nurodykite kaip konkrečią kalendorinę datą, išvardykite priimamus būdus ir banko duomenis ar mokėjimo nuorodą bei paminėkite delspinigius. Trumpesni terminai ir aiškiai matomi duomenys padeda gauti mokėjimą greičiau.
Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir kvito?
Sąskaita faktūra yra prašymas sumokėti, išrašomas prieš klientui sumokant; joje nurodoma, kiek ir iki kada skolinga. Kvitas yra apmokėjimo įrodymas, išrašomas gavus pinigus. Ta pati operacija gali sukurti abu: pirmiausia sąskaitą, o po apmokėjimo – kvitą.
Kaip išsiųsti sąskaitą faktūrą?
Eksportuokite ją kaip PDF ir el. paštu išsiųskite kliento apskaitos kontaktui su trumpa, mandagia žinute arba pasidalykite mokėjimo nuoroda. Siųskite nedelsdami, pasilikite kopiją sau ir, jei iki termino neapmokama, priminkite.