Kokie laukai turėtų būti sąskaitoje faktūroje?
Universalaus sąskaitos faktūros kontrolinio sąrašo nėra. Privalomus laukus ir formatą gali pakeisti tiekėjo šalis, registracija mokesčių mokėtoju, klientas, tiekimo rūšis ir laikas. Pradėkite nuo toliau pateiktų įprastų verslo duomenų, tada patikrinkite konkretaus sandorio taisykles. Komercinis pasiūlymas, sąskaita faktūra ir kvitas taip pat atlieka skirtingas funkcijas:
| Dokumentas | Įprastas laikas | Paskirtis |
|---|---|---|
| Komercinis pasiūlymas ar sąmata | Prieš užsakymą ar darbą | Siūlo apimtį ir kainą, o teisinis poveikis priklauso nuo sąlygų ir priėmimo |
| Sąskaita faktūra | Reikiamu atsiskaitymo momentu | Fiksuoja tiekimą ir prašo sumokėti arba dokumentuoja mokėjimą |
| Kvitas | Po mokėjimo | Patvirtina gautą mokėjimą |
- Dokumento pavadinimas
- Aiškiai įvardykite jį kaip sąskaitą faktūrą, kad nebūtų supainiotas su komerciniu pasiūlymu, užsakymu ar kvitu.
- Tiekėjo duomenys
- Juridinis ar komercinis pavadinimas, privalomas adresas ir kontaktiniai duomenys bei taikomi registracijos kodai.
- Kliento duomenys
- Asmens ar subjekto, kuriam išrašoma sąskaita faktūra, privalomas vardas ar pavadinimas ir adresas.
- Sąskaitos identifikatorius
- Unikali nuoroda. Kai kuriose mokesčių sistemose reikalaujama nuoseklaus numerio iš vienos ar kelių serijų.
- Svarbios datos
- Paprastai išrašymo data, tiekimo ar mokestinio momento data ir sutartas arba nurodytas apmokėjimo terminas.
- Tiekimo duomenys
- Aiškus aprašymas, kiekis ar apimtis, vieneto kaina ir eilutės suma, kai taikoma.
- Sumos ir mokestis
- Valiuta, suma be PVM, nuolaidos, apmokestinimo būdas ir galutinė suma, kaip reikalaujama pagal taisykles.
- Apmokėjimo sąlygos
- Apmokėjimo terminas ir priimamas būdas, o banko rekvizitai ar mokėjimo URL tik tada, kai tinkama.
1 žingsnis: pridėkite savo duomenis
Nurodykite teisėtą tiekėją. Naudokite registruotą įmonės pavadinimą arba Jūsų verslo formai privalomą asmeninį ir komercinį vardą, taip pat taikomą adresą bei kontaktinius duomenis. Logotipas neprivalomas ir nepakeičia juridinės tapatybės.
Įmonės, PVM, GST ar kitą registracijos numerį rodykite tik tada, kai jo reikalauja teisė arba sandoris. Neskelbkite asmeninio mokesčių kodo vien todėl, kad šablone yra toks laukas. Patikrinkite, kurio kodo reikia klientui ir ar jį tinkama rašyti dokumente, kurį klientas saugos ar persiųs.
2 žingsnis: nurodykite klientą
Naudokite prekes ar paslaugas įsigijusio asmens arba juridinio subjekto vardą ar pavadinimą ir atsiskaitymo adresą. Patikrinkite atsiskaitymų kontaktą ir kliento reikalaujamą pirkimo užsakymo, pirkėjo nuorodos ar sutarties numerį. Kai kuriems vietiniams ar tarpvalstybiniams apmokestinimo būdams kliento mokesčių kodas privalomas, o kitais atvejais jo nereikia. Patikrinkite kodą, kai tokios patikros reikalauja taikomos taisyklės.
3 žingsnis: suteikite unikalų numerį ir datas
Suteikite sąskaitai faktūrai unikalų identifikatorių. Daugelyje jurisdikcijų mokesčių taisyklėse reikalaujama nuoseklaus numerio, grindžiamo viena ar keliomis serijomis, tačiau taisyklė, kad numeracijoje negali būti praleidimų, galioja ne visur. Tokią schemą kaip 2026-001, 2026-002 lengva suderinti. Numerio niekada nenaudokite pakartotinai. Kaip reikalaujama, saugokite atšauktų, panaikintų ar ištaisytų dokumentų istoriją.
Pridėkite išrašymo datą ir, kai privaloma, tiekimo ar mokestinio momento datą. Nurodykite sutartį ir vietos mokėjimo taisykles atitinkantį apmokėjimo terminą. Kalendorinė data aiškesnė už vien „Net 30“.
4 žingsnis: detalizuokite darbus
Kiekvieną produktą ar paslaugą aprašykite pakankamai tiksliai, kad būtų galima nustatyti tiekimą. Kai taikoma, nurodykite kiekį ar apimtį, vieneto kainą ir eilutės sumą. „Pagrindinio puslapio dizaino atnaujinimas, 12 valandų“ lengviau patvirtinti nei „dizaino darbai“. Aiškiai parodykite nuolaidas ir priedus, tada sutikrinkite eilutes su suma be PVM.
Nemokama sąskaitų faktūrų išrašymo programa gali apskaičiuoti eilučių sumas ir Jūsų įvestą mokesčio tarifą. Ji negali nuspręsti, ar tiekimas apmokestinamas, neapmokestinamas, jam taikomas nulinis tarifas ar atvirkštinis apmokestinimas, todėl šį vertinimą patikrinkite atskirai.
5 žingsnis: pridėkite mokestį
Prieš apskaičiuodami galutinę sumą nustatykite apmokestinimo būdą. Vien registracija nereiškia, kad kiekvienam tiekimui taikomas standartinis tarifas. Gali būti taikomas standartinis, lengvatinis ar nulinis tarifas, tiekimas gali būti neapmokestinamas, nepatekti į mokesčio taikymo sritį, būti apmokestinamas atvirkštine tvarka arba pagal specialią schemą. Pardavimo mokesčio pareigos taip pat gali priklausyti nuo vietos, ekonominio ryšio, produkto ir kliento.
Nurodykite taikomam režimui privalomus registracijos kodus, apmokestinamąsias sumas, tarifus, mokesčio sumas ir teisines pastabas. Atvirkštiniam apmokestinimui nėra vieno visuotinio laukų rinkinio ar bendros nulinio mokesčio žymos. Jei nesate registruoti, neskaičiuokite mokesčio ir nepristatykite savęs kaip registruoto mokesčių mokėtojo, tačiau patikrinkite, ar sąskaitai faktūrai vis tiek taikoma kita ataskaitų teikimo arba pirkėjo apskaičiuojamo mokesčio taisyklė.
6 žingsnis: nurodykite bendrą sumą ir apmokėjimo sąlygas
Aiškiai parodykite galutinę sumą ir įvardykite valiutą. Dar kartą sutikrinkite sumą be PVM, nuolaidas, mokestį ir apvalinimą su eilučių sumomis. Nurodykite sutartinį apmokėjimo terminą ir priimamą būdą. Banko rekvizitus ar mokėjimo URL pridėkite tik patikrinę, kad jie priklauso tiekėjui ir juos saugu bendrinti.
Palūkanas už vėlavimą ar išieškojimo mokesčius minėkite tik tada, kai juos leidžia sutartis ir taikoma teisė. Sąskaitoje faktūroje negalima nurodyti naujų baudų, jei jos nebuvo numatytos susitarime. Mokėjimo tekstas turi būti trumpas ir derėti su pagrindine sutartimi.
7 žingsnis: išsiųskite ir stebėkite
Sąskaitą faktūrą siųskite kliento ir jurisdikcijos priimamu kanalu bei formatu. PDF yra įprastas, tačiau nepakeičia privalomos struktūrinės e. sąskaitos ar pateikimo mokesčių administratoriui. Patikrinkite gavėją, ypač prieš atskleisdami banko rekvizitus ar asmens duomenis.
Užregistruokite, kada sąskaita faktūra išsiųsta, pristatyta, kada suėjo jos apmokėjimo terminas, ji apmokėta, atšaukta ar ištaisyta. Sąskaitą faktūrą ir ją pagrindžiančius įrašus privalomą laikotarpį saugokite reikalaujama pradine forma. Vėluojant mokėti laikykitės sutarties ir vietinių priminimų, palūkanų bei skolų išieškojimo taisyklių.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas privalo būti sąskaitoje faktūroje?
Vieno visuotinio minimumo nėra. Įprasti laukai įvardija tiekėją ir klientą, sąskaitą faktūrą, svarbias datas, prekes ar paslaugas, sumas, valiutą ir apmokėjimo sąlygas. PVM sąskaitoms faktūroms taip pat gali reikėti registracijos kodų, nuoseklaus numerio, tiekimo datos, apmokestinamųjų sumų, tarifų, mokesčio sumų ir konkrečių pastabų. Patikrinkite sandorio taisykles.
Kaip numeruoti sąskaitas faktūras?
Naudokite unikalų, niekada nepasikartojantį identifikatorių. Daugelyje mokesčių sistemų reikalaujama nuoseklaus numerio iš vienos ar kelių serijų, pavyzdžiui, 2026-001 ir 2026-002. Taisyklė, kad numeracijoje negali būti praleidimų, galioja ne visur. Kaip reikalaujama, saugokite panaikintų, atšauktų ir ištaisytų sąskaitų faktūrų istoriją.
Ar sąskaitoje faktūroje turiu skaičiuoti mokestį?
Registracija yra tik viena sprendimo dalis. Ar tiekimas apmokestinamas ir koks tarifas ar pastaba taikoma, priklauso nuo tiekėjo, kliento, vietos, produkto ar paslaugos ir specialios schemos. Neskaičiuokite mokesčio ir nepristatykite savęs kaip registruoto mokesčių mokėtojo, jei neturite tam teisės. Prieš išrašydami sąskaitą faktūrą patikrinkite tarpvalstybinį ir atvirkštinį apmokestinimą.
Kokias apmokėjimo sąlygas nustatyti?
Naudokite su klientu sutartas ir vietos teisės leidžiamas sąlygas. Nurodykite kalendorinį apmokėjimo terminą, priimamą būdą ir patikrintas mokėjimo instrukcijas. Palūkanas už vėlavimą ar išieškojimo mokesčius įtraukite tik tada, kai juos pagrindžia susitarimas ir teisė.
Kuo sąskaita faktūra skiriasi nuo kvito?
Sąskaitoje faktūroje nurodoma, už ką ir kokią sumą reikia mokėti, ir dažnai prašoma ją apmokėti. Priklausomai nuo sandorio ir taikomų taisyklių, sąskaita faktūra gali būti išrašyta prieš mokėjimą, mokėjimo metu arba po jo. Kvitas patvirtina gautą mokėjimą. Tam pačiam sandoriui gali būti išduoti abu dokumentai, tačiau jų eiliškumas ir privalomi duomenys priklauso nuo aplinkybių.
Kaip išsiųsti sąskaitą faktūrą?
Siųskite su klientu sutartam gavėjui, priimtinu kanalu ir formatu. PDF gali tikti, tačiau kai kuriems sandoriams privaloma struktūrinė e. sąskaita ar mokesčių administratoriaus kanalas. Saugokite pradinį įrašą ir vėluojant mokėti laikykitės taikomo priminimų proceso.