Quand envoyer une facture
Facturez au moment prévu par le contrat, les règles fiscales et la procédure d'achat du client. Pour une mission ponctuelle, ce peut être à la livraison ou à la réception des travaux ; pour un projet échelonné, à chaque étape approuvée ; pour une prestation continue, à une date mensuelle fixe. Un envoi rapide facilite le paiement, mais le délai légal ou contractuel ne commence pas toujours à la date d'envoi. Il peut courir à compter de la réception, de la livraison ou de l'acceptation.
Pour un projet important, envisagez un acompte ou des paiements par étapes, convenus avant le début des travaux. Fixez par écrit le montant, le périmètre, le fait déclencheur et l'échéance. Si un paiement anticipé modifie la date d'exigibilité fiscale ou exige une facture fiscale dans votre juridiction, suivez cette règle plutôt que de traiter l'acompte de manière informelle.
Comment numéroter les factures de façon séquentielle
Attribuez une référence unique à chaque facture. Certains systèmes, notamment les règles de TVA de l'UE, exigent un numéro séquentiel fondé sur une ou plusieurs séries ; d'autres juridictions définissent autrement les identifiants de facture. Un compteur continu est facile à contrôler. Un préfixe lié à l'année ou au client peut aussi convenir si chaque série reste unique et si les règles locales l'autorisent.
Consignez les annulations et les corrections au lieu de supprimer discrètement un numéro émis ou de le réutiliser. Une rupture de séquence ne prouve pas qu'un revenu a été dissimulé, mais une rupture inexpliquée rend les registres plus difficiles à suivre. En mode invité, vous fournissez votre propre numéro dans FreeBillGen. Une fois connecté, l'espace de travail peut suggérer le numéro suivant à partir des factures enregistrées et refuser un numéro complet déjà utilisé. Vous devez toutefois rapprocher les documents invalidés et les factures créées ailleurs.
Que faut-il indiquer sur une facture de freelance ?
Une facture utile identifie celui qui facture et le client, puis décrit la prestation, les montants et les conditions de paiement. Les mentions légales dépendent du fournisseur, du client, de l'opération et de la juridiction. Considérez donc la liste ci-dessous comme une base pratique, et non comme un formulaire universel. Un générateur de factures gratuit présente les champs courants ; il vous appartient d'ajouter toute mention locale obligatoire.
- Le mot « Facture »
- Intitulez clairement le document pour ne pas le confondre avec un devis, une estimation ou une facture proforma.
- Identifiant et date de la facture
- Un numéro ou une référence unique, selon toute séquence ou série exigée localement, ainsi que la date d'émission.
- Vos coordonnées
- Votre nom commercial ou votre dénomination juridique, votre adresse et tout numéro d'immatriculation commercial ou fiscal applicable.
- Coordonnées du client
- Le nom du client ou de son entreprise, son adresse et son numéro de TVA lorsque l'autoliquidation s'applique.
- Description de la prestation
- Une ligne pour chaque service ou livrable, avec quantité ou heures, le tarif unitaire et le total de la ligne.
- Montants
- Le sous-total, les taxes et remises éventuelles, ainsi que le montant total dû dans la devise convenue.
- Modalités de paiement et date d'échéance
- La date à laquelle le paiement est dû, par exemple Net 14 ou Net 30, et le mode de paiement, avec les coordonnées bancaires ou de virement.
- Une référence, si le client en a besoin
- Un bon de commande ou une référence de projet qui permet au client d'acheminer la facture pour approbation.
Les freelances doivent-ils facturer la TVA ?
Le traitement fiscal ne dépend pas uniquement de l'immatriculation. Si vous restez valablement hors du régime normal de TVA ou de GST, ne présentez aucune partie du prix comme cette taxe. Si vous êtes immatriculé, appliquez le traitement propre à l'opération : taux positif, taux zéro, exonération ou autoliquidation. Les systèmes de taxe sur les ventes peuvent appliquer d'autres règles d'immatriculation, de territorialité et de facturation.
Pour de nombreux services fournis par une entreprise de l'UE à une entreprise située dans un autre État membre, le client déclare la TVA selon le mécanisme d'autoliquidation. Des règles particulières de lieu de prestation s'appliquent à certains services. Confirmez donc le statut du client et la nature du travail avant d'omettre la TVA. Utilisez les mentions et identifiants exigés par les règles applicables. L'impôt sur le bénéfice professionnel reste distinct de la taxe sur l'opération.
Fixation des modalités de paiement
Les conditions de paiement précisent quand le montant doit être réglé. Convenez-en dans le contrat ou le devis accepté, puis rappelez l'échéance exacte sur la facture. Si vous utilisez une formule abrégée comme Net 14 ou Net 30, indiquez l'événement qui fait courir le délai. La mention Paiement à réception signifie qu'aucun délai de crédit n'est accordé, mais une date précise reste plus claire.
| Condition | Signification | Utilisation possible |
|---|---|---|
| Paiement à réception | Aucun délai de crédit convenu | Petites missions ou facturation immédiate convenue à l'avance |
| Net 14 | Montant total dû 14 jours après la date de départ indiquée | Crédit court convenu |
| Net 30 | Montant total dû 30 jours après la date de départ indiquée | Clients dont la procédure dure 30 jours |
Indiquez aussi la devise, le mode de paiement et la référence. Les droits contractuels ou légaux en cas de retard varient selon la juridiction et le type d'opération. Une clause écrite aide à établir ce qui a été convenu, mais ne rend pas applicables des frais contraires à la loi.
Relancer les impayés et conserver les documents
Lorsqu'une facture arrive à échéance sans paiement, vérifiez d'abord qu'elle est parvenue au service de facturation compétent et comporte toute référence de bon de commande obligatoire. Envoyez une relance factuelle indiquant le numéro de facture, le montant et l'échéance. Passez ensuite aux étapes de recours autorisées par le contrat et le droit local, en consignant chaque contact et chaque calcul.
Conservez les factures émises et reçues, l'accord sous-jacent, les justificatifs de livraison, les corrections et les relevés de paiement pendant la durée imposée par chaque règle fiscale et chaque disposition du droit des sociétés applicable. Les durées de conservation et leur point de départ diffèrent. Consultez donc le calendrier en vigueur de l'administration concernée plutôt qu'une règle générale.
Questions fréquentes
Dois-je être immatriculé comme entreprise pour envoyer une facture ?
La création d'une société n'est pas toujours obligatoire, mais les règles d'immatriculation, d'autorisation, de fiscalité et de facturation varient. Un entrepreneur individuel peut facturer sous son nom personnel ou un nom commercial enregistré tout en devant utiliser certains identifiants, effectuer des déclarations et tenir des registres de revenus. Vérifiez les règles du lieu où l'activité est exercée.
Comment numéroter mes factures ?
Utilisez une référence unique et respectez toute règle locale relative aux séries séquentielles. Un numéro continu comme 2026-001 est facile à contrôler. Conservez les documents annulés ou corrigés au lieu de réutiliser discrètement un numéro émis, puis utilisez le document de correction exigé dans votre juridiction.
Dois-je facturer la TVA en tant que freelance ?
L'immatriculation n'est qu'un des éléments de la réponse. Appliquez la règle correspondant au lieu et au type d'opération, y compris toute exonération, tout taux zéro ou toute autoliquidation. De nombreux services B2B transfrontaliers au sein de l'UE relèvent de l'autoliquidation, mais il existe des exceptions importantes. L'impôt sur les bénéfices reste distinct de la TVA.
Quelles conditions de paiement dois-je fixer ?
Choisissez des conditions acceptées par le client et compatibles avec votre trésorerie. Si vous utilisez Net 14 ou Net 30, indiquez l'événement qui fait courir le délai et affichez une date d'échéance précise. Avant le début des travaux, précisez la devise, le mode de paiement et toute clause licite relative aux retards.
Que puis-je faire si un client paie en retard ?
Vérifiez que la facture a été reçue et qu'aucune contestation légitime n'est en cours, puis envoyez une relance factuelle et suivez la procédure de recours prévue par le contrat et les règles locales. Des intérêts ou frais de recouvrement peuvent découler d'une clause convenue ou de la loi pour certaines créances. Avant d'ajouter un montant, vérifiez le type de débiteur, le taux, les notifications et les règles d'exécution.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Appliquez les règles de conservation en vigueur pour chaque taxe, forme juridique et juridiction concernée. Conservez les factures émises et reçues, les corrections, l'accord, les justificatifs de livraison et les relevés de paiement sous une forme qui reste lisible pendant toute la durée obligatoire.