Ce qu'il faut inclure sur une facture de soutien scolaire
Identifiez le prestataire, le payeur, l'élève le cas échéant, la période de service et les mentions de facture requises pour la transaction. Détaillez chaque cours par date, matière ou programme, et durée lorsque la convention facture des séances individuelles. Limitez les informations relatives à l'élève et à sa scolarité à ce dont le payeur et le processus de facturation ont besoin.
Indiquez le montant convenu à l'heure, à la séance, par forfait ou par récurrence. Listez séparément les fournitures, les frais d'évaluation, de plateforme ou de déplacement approuvés lorsqu'ils ne sont pas inclus dans le prix de base. Si plusieurs élèves sont facturés sur une même facture, organisez les lignes clairement sans exposer d'informations personnelles superflues.
- Coordonnées du professeur particulier et de l'élève
- Votre nom ou raison sociale et vos coordonnées, ainsi que le nom de l'élève et le nom et l'adresse du parent ou du payeur, afin que la facture soit adressée à la personne qui règle.
- Matière, niveau et dates
- La matière et le niveau (par exemple mathématiques au niveau GCSE ou chimie au niveau A-level) et la date de chaque séance, afin que le parent puisse associer les montants facturés aux cours effectivement dispensés.
- Durée de la séance et tarif
- La durée de chaque cours et votre tarif horaire, ou un forfait par séance, présentés clairement pour que le calcul figurant sur la facture soit facile à suivre.
- Fournitures et ressources
- Cahiers d'exercices imprimés, annales, frais facturés par les organismes d’examen ou coûts de plateformes en ligne, listés séparément du tarif des cours au prix convenu.
- Frais de déplacement ou liés au lieu des cours
- Les éventuels frais de déplacement pour des cours au domicile de l’élève, ou la différence de tarif entre les séances en ligne et en présentiel, sur une ligne distincte.
- Montant total dû et conditions de paiement
- Le montant total, la date d'échéance, les moyens de paiement acceptés, ainsi que tout acompte déjà versé ou forfait d'heures prépayé, afin que le solde restant soit sans ambiguïté.
Comment les tuteurs facturent : à l'heure, à la séance ou par blocs prépayés
La facturation à l'heure indique le temps d'enseignement et le tarif convenu. La facturation à la séance indique un montant fixe pour un cours d'une durée définie. Un bloc prépayé ou un arrangement récurrent suit le nombre de séances, la période d'utilisation, l'événement de facturation, les conditions de remboursement, d'expiration et d'annulation prévus par écrit. N'affichez un solde restant que si vos registres permettent de le vérifier.
Des frais d'annulation ou d'absence ne doivent figurer que si une politique acceptée avant la réservation et conforme aux règles de protection des consommateurs applicables le prévoit. Identifiez la séance annulée et les frais correspondants sans les présenter comme un cours dispensé. Facturez les supports pédagogiques, les déplacements, les évaluations, les coûts de plateforme ou les remises au prix et selon le traitement convenus avec le payeur.
Fiscalité et conservation des justificatifs pour les tuteurs
La fiscalité applicable au tutorat dépend de votre juridiction, de votre immatriculation, de votre statut de prestataire, de la matière, de l'élève et du mode de prestation. Une exonération au titre de l'enseignement peut ne s'appliquer qu'à certains prestataires ou types de cours ; ne partez donc pas du principe que tout cours particulier est exonéré. Vérifiez si vous devez vous immatriculer, facturer la taxe ou mentionner une exonération sur la facture. La déclaration des revenus et l'immatriculation à la taxe indirecte sont des obligations distinctes.
Tenez un registre des cours et de leurs dates, ainsi que des justificatifs pour les supports pédagogiques. Si vous travaillez par l'intermédiaire d'une agence ou d'une plateforme, vérifiez si vous facturez la plateforme, l'élève ou aucun des deux, et si la plateforme émet des documents en votre nom.
Conditions de paiement et encaissement
Respectez l'événement de facturation et l'échéancier de paiement acceptés par le payeur. Indiquez une date d'échéance calendaire et un moyen de paiement accepté. La facturation anticipée, l'expiration, le renouvellement automatique, les conditions de remboursement et d'annulation doivent être conformes à l'accord conclu et aux règles locales de protection des consommateurs.
Mentionnez les dates des cours ou la période du programme nécessaires pour justifier le montant facturé. Conservez les registres de présence, d'approbation, de supports pédagogiques, de paiement et de rectification pendant la durée applicable. N'affichez le solde d'un bloc que s'il peut être rapproché de ces registres.
Questions sur la facture de tutorat
Que doit contenir une facture de tutorat ?
Les champs utiles comprennent le numéro et la date de la facture, les coordonnées du prestataire et du payeur, l'élève le cas échéant, la matière ou le programme, les dates et la durée des séances, la base de facturation, les frais supplémentaires approuvés, la taxe confirmée, le total dû, la date d'échéance et le moyen de paiement. Ajoutez tout champ relatif à l'établissement scolaire, à la plateforme, à la fiscalité ou au routage requis pour la transaction.
Dois-je facturer à l'heure ou à la séance ?
Utilisez la base prévue dans l'accord. La facturation à l'heure indique le temps d'enseignement et le tarif. La facturation à la séance indique le montant fixe pour un cours d'une durée définie. Un bloc prépayé ou un arrangement récurrent précise le nombre de séances, la période et l'événement de facturation. Indiquez clairement le montant de la prestation en cours et tout solde restant vérifié.
Puis-je facturer un cours annulé ou manqué ?
Uniquement si le payeur a accepté une politique claire et si les règles de protection des consommateurs applicables autorisent cette facturation. Indiquez le délai de préavis et le montant des frais avant la réservation. Lorsque des frais s'appliquent, présentez-les sur une ligne distincte et clairement identifiée, séparée des cours effectivement dispensés.
Dois-je facturer la TVA ou une taxe sur les ventes pour le tutorat ?
Cela dépend de votre juridiction, de votre immatriculation, de votre statut de prestataire, de la matière, de l'élève et du mode de prestation. Les exonérations au titre de l'enseignement sont souvent définies de manière restrictive. Vérifiez si vous devez vous immatriculer, facturer la taxe ou mentionner une exonération, plutôt que de supposer que les cours particuliers sont exonérés.
Comment facturer les supports pédagogiques tels que les cahiers d'exercices ou les annales ?
Inscrivez les supports pédagogiques sur une ligne distincte au prix convenu, séparément des frais de cours, et conservez le justificatif d'achat. Cela s'applique aux cahiers d'exercices imprimés, aux annales d'examens, aux manuels ou au coût d'une plateforme en ligne que vous avancez pour le compte de l'élève. Dissocier les supports pédagogiques des frais de cours facilite la vérification et le règlement de la facture par un parent.