Por qué importan los campos
Una factura con IVA ayuda al cliente a respaldar la deducción del impuesto soportado y le da a la autoridad fiscal pruebas de la operación. Si falta un dato obligatorio, el cliente puede necesitar una factura corregida antes de deducir el IVA. La Directiva del IVA establece una base común para los Estados miembros de la UE, pero las normas nacionales de formato, idioma, presentación de información y facturación electrónica pueden agregar requisitos importantes.
Los campos obligatorios de una factura completa con IVA
El artículo 226 de la Directiva del IVA establece los datos que debe contener una factura completa. Para un trabajador independiente o empresario individual típico, estos son los que corresponden:
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emite la factura.
- Número correlativo
- Un número único, basado en una o más series, que identifica la factura.
- Tu número de identificación a efectos del IVA
- El número de IVA bajo el cual entregaste los bienes o servicios.
- Número de IVA del cliente
- Requerido para las entregas con inversión del sujeto pasivo y las operaciones intracomunitarias donde el cliente es responsable del impuesto.
- Nombre completo y domicilio
- El nombre completo y domicilio tanto tuyos (el proveedor) como de tu cliente.
- Descripción de la entrega
- La cantidad y naturaleza de los bienes, o la magnitud y naturaleza de los servicios.
- Fecha de la entrega
- La fecha en que se realizó o completó la entrega, si es distinta de la fecha de emisión.
- Importe gravado por tasa
- El importe gravado por tasa de IVA, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento no incluido en el precio unitario.
- Tasa de IVA aplicada
- La tasa o tasas de IVA aplicadas a la entrega.
- Importe de IVA a pagar
- El importe de IVA a pagar, mostrado en la moneda nacional donde se adeuda el impuesto.
- Referencia de exención o inversión del sujeto pasivo
- Cuando la entrega está exenta o el cliente es responsable, una referencia a la disposición pertinente o la nota "Inversión del sujeto pasivo".
B2B transfronterizo: la inversión del sujeto pasivo
Cuando prestás servicios a una empresa registrada a efectos de IVA en otro Estado miembro de la UE, el cliente suele declarar el IVA mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Si la operación cumple las condiciones, la factura muestra el importe sin IVA, incluye los números de IVA correspondientes y lleva la nota “Inversión del sujeto pasivo”. El artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo es una referencia útil para los servicios B2B transfronterizos incluidos en su ámbito. Verificá en VIES la situación del cliente a efectos de IVA y guardá el resultado con tus registros. Si el resultado de VIES no es válido o no está disponible, tenés que investigarlo, pero eso no determina por sí solo el tratamiento correcto del IVA.
Cuándo se admite una factura simplificada
Para importes chicos (los Estados miembros pueden permitir facturas simplificadas de hasta EUR 100, y en algunos casos más), o para las notas de crédito, podés emitir un documento más corto. Una factura simplificada igual necesita la fecha, tu identidad y número de IVA, una descripción de lo entregado, y el importe de IVA o la información necesaria para calcularlo, pero puede omitir parte de los datos del cliente que se exigen en una factura completa. Verificá el umbral en el país donde la entrega está gravada, porque varía.
Moneda, idioma y conservación
Podés emitir la factura en cualquier moneda, pero el importe de IVA también debe mostrarse en la moneda nacional del Estado miembro donde se adeuda el impuesto. Podés facturar en cualquier idioma, aunque un organismo fiscal puede pedir una traducción durante una inspección. Guardá una copia de cada factura que emitís y recibís: el plazo de conservación lo fija cada nación y suele estar entre 6 y 10 años.
Preguntas sobre la factura con IVA de la UE
¿Tengo que cobrar IVA a un cliente de otro país de la UE?
Para la mayoría de los servicios prestados a una empresa inscripta en el IVA de otro Estado miembro de la UE, no: aplica la inversión del sujeto pasivo y el cliente liquida el IVA. Emitís una factura neta sin IVA, mostrás los dos números de IVA y agregás una nota de "Inversión del sujeto pasivo". Si el cliente no está inscripto en el IVA (un consumidor), normalmente cobrás IVA, y reglas especiales aplican a los servicios digitales.
¿Qué significa "inversión del sujeto pasivo" en una factura?
Significa que el comprador, y no el vendedor, es responsable de liquidar el IVA en su propio país. El vendedor emite la factura sin IVA y señala que aplica la inversión del sujeto pasivo, citando el Artículo 196 de la Directiva del IVA para los servicios B2B transfronterizos.
¿Un número de factura correlativo es realmente obligatorio?
Sí. Cada factura con IVA debe llevar un número único basado en una o más secuencias. Mantené la secuencia ordenada, evitá duplicados y documentá los números anulados o los saltos según exijan las reglas del lugar donde estés establecido.
¿Puedo emitir la factura en dólares estadounidenses u otra moneda?
Sí, podés facturar en cualquier moneda. Sin embargo, el importe de IVA también debe expresarse en la moneda nacional del Estado miembro donde se adeuda el IVA, usando un tipo de cambio aceptado.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar mis facturas?
El plazo de conservación lo fija cada Estado miembro y suele ser de 6 a 10 años. Guardá tanto las facturas que emitís como las que recibís durante ese período.