Por qué importan los campos
Una factura con IVA ayuda al cliente a justificar la deducción del IVA soportado y proporciona a la autoridad fiscal evidencia de la operación. Si falta un dato obligatorio, el cliente puede necesitar una factura corregida antes de deducir el IVA. La Directiva del IVA establece una base común para los Estados miembros de la UE, pero las reglas nacionales sobre formato, idioma, reportes y facturación electrónica pueden agregar requisitos importantes.
Los campos obligatorios de una factura completa con IVA
El artículo 226 de la Directiva del IVA establece los datos que debe contener una factura completa. Para un freelancer o trabajador por cuenta propia típico, estos son los que aplican:
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emite la factura.
- Número secuencial
- Un número único, basado en una o más series, que identifica la factura.
- Su número de identificación de IVA
- El número de IVA con el que suministró los bienes o servicios.
- Número de IVA del cliente
- Requerido para los suministros con inversión del sujeto pasivo y las operaciones intracomunitarias en las que el cliente es responsable del impuesto.
- Nombre y domicilio completos
- El nombre y domicilio completos tanto suyos (el proveedor) como de su cliente.
- Descripción del suministro
- La cantidad y naturaleza de los bienes, o el alcance y naturaleza de los servicios.
- Fecha del suministro
- La fecha en que se realizó o completó el suministro, si es distinta de la fecha de emisión.
- Base gravable por tasa
- La base gravable por cada tasa de IVA, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento no incluido en el precio unitario.
- Tasa de IVA aplicada
- La tasa o tasas de IVA aplicadas al suministro.
- Importe del IVA a pagar
- El importe del IVA a pagar, mostrado en la moneda nacional donde se adeuda el impuesto.
- Referencia de exención o de inversión del sujeto pasivo
- Cuando el suministro está exento o el cliente es responsable, una referencia a la disposición pertinente o la nota «Inversión del sujeto pasivo».
B2B transfronterizo: la inversión del sujeto pasivo
Cuando presta servicios a una empresa registrada a efectos del IVA en otro Estado miembro de la UE, el cliente suele declarar el IVA mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Si la operación cumple las condiciones, la factura muestra el monto sin IVA, incluye los números de IVA correspondientes y lleva la nota “Inversión del sujeto pasivo”. El artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo es una referencia útil para los servicios B2B transfronterizos incluidos en su ámbito. Compruebe en VIES la situación del cliente a efectos del IVA y conserve el resultado con sus registros. Si el resultado de VIES no es válido o no está disponible, debe investigarlo, pero eso no determina por sí solo el tratamiento correcto del IVA.
Cuándo se permite una factura simplificada
Para importes pequeños (los estados miembros pueden permitir facturas simplificadas de hasta 100 EUR, y en algunos casos más), o para notas de crédito, puede emitir un documento más corto. Una factura simplificada aun así necesita la fecha, su identidad y número de IVA, una descripción de lo suministrado y el importe del IVA o la información necesaria para calcularlo, pero puede omitir parte del detalle del cliente que se exige en una factura completa. Consulte el umbral en el país donde se grava el suministro, porque varía.
Moneda, idioma y conservación
Puede emitir la factura en cualquier moneda, pero el importe del IVA también debe mostrarse en la moneda nacional del estado miembro donde se adeuda el impuesto. Puede facturar en cualquier idioma, aunque una autoridad fiscal puede solicitar una traducción durante una auditoría. Conserve una copia de cada factura que emita y reciba: el periodo de conservación se fija a nivel nacional y suele ser de entre 6 y 10 años.
Preguntas sobre la factura de IVA en la UE
¿Necesito cobrar IVA a un cliente en otro país de la UE?
Para la mayoría de los servicios suministrados a una empresa registrada para el IVA en otro estado miembro de la UE, no: aplica la inversión del sujeto pasivo y el cliente declara el IVA. Emita una factura neta sin IVA, muestre ambos números de IVA y agregue una nota de «Inversión del sujeto pasivo». Si el cliente no está registrado para el IVA (un consumidor), normalmente cobra IVA, y se aplican reglas especiales a los servicios digitales.
¿Qué significa «inversión del sujeto pasivo» en una factura?
Significa que el comprador, no el vendedor, es responsable de declarar el IVA en su propio país. El vendedor emite la factura sin IVA y anota que aplica la inversión del sujeto pasivo, citando el artículo 196 de la Directiva del IVA para los servicios B2B transfronterizos.
¿Un número secuencial es realmente obligatorio?
Sí. Toda factura con IVA debe llevar un número único basado en una o varias series. Mantenga la serie ordenada, evite duplicados y documente los números cancelados o los saltos según lo exijan las reglas del lugar donde está establecido.
¿Puedo emitir la factura en dólares estadounidenses u otra moneda?
Sí, puede facturar en cualquier moneda. El importe del IVA, sin embargo, también debe expresarse en la moneda nacional del estado miembro donde se adeuda el IVA, usando un tipo de cambio aceptado.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar mis facturas?
El periodo de conservación lo fija cada estado miembro y suele ser de 6 a 10 años. Conserve durante ese periodo tanto las facturas que emite como las que recibe.