Qué es una factura de diseño gráfico
Una factura de diseño gráfico es una solicitud de pago de un diseñador o estudio. Identifica el proyecto o encargo, el trabajo entregado o el hito facturable, la cantidad y la tarifa o el precio fijo, los gastos aprobados, los pagos anteriores, los impuestos confirmados y el saldo actual.
Una tarifa por proyecto cobra un monto acordado por un alcance o hito definido. Una factura por horas o con tarifa diaria muestra el tiempo registrado y la tarifa acordada. Una cuota periódica identifica el periodo y el alcance cubiertos. Usa el modelo del acuerdo y registra por separado el trabajo aprobado que quede fuera de ese alcance.
Los derechos de uso, la titularidad, la entrega de archivos fuente, los límites de revisión y las licencias de recursos de terceros deben definirse en el contrato o la licencia. La factura puede remitir a esas condiciones y cobrar una tarifa acordada, pero no debe intentar crearlas ni modificarlas después de entregar el trabajo.
Qué incluir en una factura de diseño
Usa el identificador de factura y los datos de las partes, fechas, impuestos y pago que exija la operación. En un trabajo de diseño, los siguientes datos pueden ayudar al cliente a relacionar el cargo con el encargo y las condiciones escritas sobre derechos o entrega:
- Referencia del proyecto o del encargo
- El nombre del proyecto, el encargo o un número de orden de compra, para que el cliente pueda relacionar la factura con el trabajo que aprobó.
- Descripción del trabajo
- Una línea por cada entregable, como el diseño del logo, el manual de marca o los recursos web, con las horas y la tarifa o la tarifa fija acordada.
- Anticipo y saldo
- Cualquier anticipo ya pagado, mostrado como un abono, y el saldo restante que se debe ahora, para que las cifras no dejen lugar a dudas.
- Revisiones
- El número de rondas de revisión incluidas y una línea aparte para cualquier ronda adicional que se cobre por encima de esa cifra.
- Costos de stock y de licencias
- Las tipografías, fotos de stock, iconos u otros recursos con licencia adquiridos para el proyecto, enumerados por separado de tu tarifa de diseño.
- Derechos de uso y totales
- Una breve nota sobre qué derechos se transfieren con el pago y qué cubre la entrega de los archivos fuente, además del subtotal, los impuestos que correspondan y el total a pagar.
Anticipos y rondas de revisión
Un acuerdo de diseño puede exigir un anticipo, pagos por etapas o el pago después de un momento de cobro determinado. No existe un porcentaje ni una regla de reembolso universal. Indica por escrito el monto, el momento, las condiciones de reembolso o cancelación y cualquier límite de la normativa de consumo antes de cobrarlo. En una factura posterior, muestra el pago anterior como abono o concílialo claramente con el saldo actual.
Define en el presupuesto o contrato las rondas de revisión u horas incluidas. Cuando el cliente apruebe trabajo adicional, cóbralo en una línea aparte con la cantidad y tarifa acordadas o con el monto fijo pactado. La factura debe reflejar el cambio aprobado, no ingresar por primera vez un límite o una tarifa de revisión.
Derechos de uso, licencias y archivos fuente
Una factura de diseño puede hacer referencia a quién puede usar el trabajo y de qué manera, pero los derechos deben definirse en el contrato o la licencia. Decide de antemano si se transfiere la propiedad o se concede una licencia, cuándo surte efecto el cambio y qué medios, territorio y duración se aplican. Las reglas predeterminadas sobre derechos de autor y cesión varían según la jurisdicción, por lo que el pago no produce el mismo resultado en todas partes.
Indica por separado las licencias de recursos de stock, como fuentes, fotografías o iconos, cuando se trasladen al cliente. Verifica si la licencia puede transferirse o si el cliente debe adquirir su propia licencia. Indica también si se incluyen los archivos fuente y en qué formatos se entregarán. La factura debe coincidir con las condiciones firmadas sobre derechos y entrega, no intentar sustituirlas.
Impuestos, condiciones de pago y presentación
El tratamiento del IVA, GST o impuesto sobre las ventas depende de tu registro fiscal, el lugar de suministro, el cliente y los derechos o servicios prestados. El diseño B2B transfronterizo puede aplicar la inversión del sujeto pasivo, pero no sucede de forma automática. Verifica la tasa, los números fiscales y las menciones que exige la factura para ese encargo.
Usa las condiciones de pago acordadas con el cliente e indica una fecha de vencimiento concreta. Incluye en la factura los datos de pago que realmente aceptas y envíala en cuanto llegue el momento de cobro acordado. Un PDF conserva el diseño previsto, pero no sustituye el contrato, la concesión de derechos ni el registro de entrega.
Preguntas sobre las facturas de diseño gráfico
¿Qué debe incluir una factura de diseño gráfico?
Los campos útiles incluyen el identificador de la factura, los datos del proveedor y del cliente, las fechas de emisión y vencimiento, la referencia del proyecto, el trabajo entregado o el hito, la base de cobro, las revisiones y costos de recursos aprobados, los pagos anteriores, los impuestos confirmados, el total pendiente y las instrucciones de pago. Remite al acuerdo independiente sobre derechos o entrega cuando corresponda y agrega cualquier dato exigido localmente.
¿Debo cobrar por proyecto o por horas?
Usa el modelo acordado para el encargo. Una tarifa por proyecto cobra un alcance o hito definido. La facturación por hora o jornada muestra el tiempo registrado y la tarifa. Una cuota periódica identifica el periodo y el alcance cubiertos. Registra por separado los trabajos aprobados que queden fuera del alcance original.
¿Cuánto anticipo debería pedir un diseñador?
Un acuerdo de diseño puede usar un anticipo porcentual o pagos por etapas, pero no existe un porcentaje universal. Deja por escrito el monto, la fecha de vencimiento, las condiciones de reembolso o cancelación y cualquier límite de la normativa de consumo. Muestra el anticipo pagado como abono en la factura posterior por el saldo.
¿Cómo facturo las revisiones adicionales?
Define las revisiones u horas incluidas antes de empezar el trabajo. Si el cliente aprueba trabajo adicional, muéstralo en una línea aparte con la cantidad y tarifa acordadas o con el monto fijo pactado. No introduzcas por primera vez una tarifa de revisión en la factura.
¿Quién es el propietario de los archivos fuente y de los derechos de diseño?
Define en un contrato escrito la titularidad, el alcance de la licencia, el momento de aplicación y la entrega de los archivos fuente. La factura puede remitir a esas condiciones y detallar cualquier cargo independiente por licencia o entrega. Las reglas predeterminadas sobre derechos de autor y los requisitos formales para cederlos varían, así que no des por hecho que el pago por sí solo transfiere todos los derechos.