Qué incluir en una factura de tutorías
Identifica al proveedor, al pagador y, cuando corresponda, al estudiante, además del período del servicio y los datos de la factura exigidos para la operación. Si el acuerdo factura cada sesión por separado, indica la fecha, la materia o el programa y la duración de cada clase. Limita la información personal y educativa del estudiante a lo que necesiten el pagador y el proceso de facturación.
Muestra el monto acordado por hora, por sesión, por bloque o de forma periódica. Desglosa los materiales, las evaluaciones, los costos de plataforma o los traslados aprobados cuando no estén incluidos en el precio base. Si facturas a varios estudiantes en una sola factura, organiza los conceptos con claridad sin exponer información personal innecesaria.
- Datos del tutor y del estudiante
- Tu nombre o el nombre de tu negocio y tus datos de contacto, más el nombre del estudiante y el nombre y la dirección del padre o del pagador para que la factura vaya dirigida a quien paga.
- Asignatura, nivel y fechas
- La materia y el nivel, por ejemplo Matemáticas de secundaria o Química de preparatoria, y la fecha de cada sesión, para que el pagador pueda relacionar los cargos con las clases impartidas.
- Duración de la sesión y tarifa
- La duración de cada clase y tu tarifa por hora, o una tarifa fija por sesión, mostrada con claridad para que el cálculo de la factura sea fácil de seguir.
- Materiales y recursos
- Cuadernos de trabajo impresos, exámenes de años anteriores, cuotas de evaluación o costos de una plataforma en línea, mostrados por separado del precio de la clase y al monto acordado.
- Cargos de traslado o de ubicación
- Cualquier cargo de traslado por dar clases en el domicilio del estudiante, o una diferencia de tarifa entre sesiones en línea y presenciales, mostrada en su propio concepto.
- Total a pagar y condiciones de pago
- El monto total, la fecha de vencimiento, tus métodos de pago aceptados y cualquier anticipo ya pagado o bloque de horas prepagado, para que el saldo sea inequívoco.
Cómo facturan los tutores: por hora, sesión o bloques prepagados
La facturación por hora muestra el tiempo impartido y la tarifa acordada. La facturación por sesión muestra un monto fijo por una clase de la duración definida. Un bloque prepago o un acuerdo periódico debe respetar las condiciones escritas sobre el número de sesiones, el período de uso, el momento de facturación, los reembolsos, la vigencia y la cancelación. Muestra el saldo restante solo cuando puedas verificarlo con tus registros.
Los cargos por cancelación o inasistencia solo deben aparecer si se basan en una política aceptada antes de la reserva y permitida por las normas de consumo aplicables. Identifica la sesión cancelada y el cargo sin presentarlos como una clase impartida. Factura los materiales, los traslados, las evaluaciones, los costos de plataforma o los descuentos con el precio y el tratamiento acordados con el pagador.
Notas fiscales y de conservación de registros para tutores
La tributación de las tutorías depende de la jurisdicción, tu registro fiscal, la condición del proveedor, la materia, el estudiante y la forma de prestar el servicio. Una exención educativa puede aplicarse solo a determinados proveedores o enseñanzas, por lo que no debes suponer que todas las clases privadas estén exentas. Verifica si debes registrarte, cobrar impuestos o incluir una mención de exención en la factura. Declarar los ingresos y registrarse para fines de impuestos indirectos son obligaciones distintas.
Conserva un registro de las clases y sus fechas, además de los comprobantes de los materiales. Si trabajas mediante una agencia o plataforma, confirma si debes facturar a la plataforma, al estudiante o a ninguno de ellos, y si la plataforma emite documentos en tu nombre.
Condiciones de pago y cobro
Sigue el evento que activa la facturación y el calendario de pagos aceptados por el pagador. Indica una fecha de vencimiento concreta y un método de pago aceptado. La facturación anticipada, la vigencia, la renovación automática, los reembolsos y la cancelación deben cumplir el acuerdo y las normas locales de consumo.
Indica las fechas de las clases o el período del programa necesarios para justificar el cargo. Conserva durante el plazo aplicable los registros de asistencia, aprobación, materiales, pagos y correcciones. Muestra el saldo de un bloque solo cuando puedas conciliarlo con esos registros.
Preguntas sobre facturas de tutorías
¿Qué debe incluir una factura de tutorías?
Los campos útiles incluyen el identificador y la fecha de la factura, los datos del proveedor y del pagador, el estudiante cuando corresponda, la asignatura o el programa, las fechas y la duración de las sesiones, la forma de calcular el cargo, los extras aprobados, el impuesto confirmado, el total pendiente, la fecha de vencimiento y el método de pago. Agrega cualquier dato del centro, de la plataforma, fiscal o de envío que se exija para la operación.
¿Facturo por hora o por sesión?
Usa la forma de cálculo establecida en el acuerdo. La facturación por hora muestra el tiempo impartido y la tarifa. La facturación por sesión muestra el monto fijo de una clase con la duración definida. Un bloque prepago o un acuerdo periódico indica el número de sesiones, el período y el evento que activa la facturación. Deja claros el cargo actual y cualquier saldo restante que puedas verificar.
¿Puedo cobrar por una clase cancelada o perdida?
Solo cuando el pagador haya aceptado una política clara y las normas de consumo aplicables permitan el cargo. Indica el plazo de aviso previo y el monto antes de reservar. Cuando corresponda cobrarlo, muéstralo como un concepto claramente identificado y separado de las clases que sí tuvieron lugar.
¿Cobro IVA o impuesto sobre ventas en las tutorías?
Depende de la jurisdicción, tu registro fiscal, la condición del proveedor, la materia, el estudiante y el modo de prestación. Las exenciones educativas suelen tener un alcance limitado. Verifica si debes registrarte, cobrar impuestos o incluir una mención de exención, en vez de suponer que las tutorías están exentas.
¿Cómo debo facturar materiales como cuadernos de trabajo o exámenes de años anteriores?
Incluye los materiales en un concepto propio al precio acordado, separados del costo de la clase, y conserva el recibo. Esto se aplica a cuadernos impresos, exámenes de años anteriores, libros de texto o costos de una plataforma en línea que cubras en nombre del estudiante. Separar los materiales de las clases facilita que el padre, la madre o el pagador verifiquen y paguen la factura.