Warum ist jedes Feld wichtig?
Eine Rechnung hilft dem Kunden, die Zahlung freizugeben, und beiden Parteien, den Geschäftsvorgang zu verbuchen. Sie kann außerdem als steuerlicher Nachweis erforderlich sein, allerdings nur, wenn Aussteller, Leistung und Dokument den geltenden Vorschriften entsprechen. Eine klare Rechnung beantwortet, wer wem welche Waren oder Leistungen berechnet hat, wie die Beträge berechnet wurden und wann sowie auf welche Weise die Zahlung fällig ist. Fehlende oder widersprüchliche Angaben können zu Rückfragen, einer Zurückweisung oder einer Berichtigung führen.
Welche wesentlichen Angaben gehören auf eine Rechnung?
Die folgende Liste ist ein praktischer Ausgangspunkt und kein universell gültiges Rechtsformular. Welche Angaben erforderlich sind, hängt von der Rechtsform des Verkäufers, der Art des Kunden, dem Ort und der Art der Leistung, der steuerlichen Behandlung, der Währung und einer etwaigen Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung ab. Nutzen Sie einen kostenlosen Rechnungsgenerator für den üblichen Aufbau und prüfen Sie anschließend die Vorschriften für den konkreten Geschäftsvorgang.
- Das Wort „Rechnung“
- Eine eindeutige Überschrift grenzt das Dokument klar von einem Angebot, einer Bestellung, einer Pro-forma-Rechnung oder einer Quittung ab.
- Rechnungskennung
- Verwenden Sie eine eindeutige Nummer oder Kennung und beachten Sie dabei die nach örtlichen Vorschriften erforderliche Nummernfolge oder Serie.
- Ausstellungs- und Leistungsdatum
- Geben Sie das Ausstellungsdatum sowie, sofern vorgeschrieben, das Leistungsdatum oder den Zeitpunkt der Steuerentstehung an. Diese Daten können in unterschiedliche Zeiträume fallen.
- Ihr Name oder Unternehmensname
- Geben Sie den rechtlichen Namen an, unter dem Sie geschäftlich tätig sind, damit der Kunde genau weiß, an wen er zahlt, und die Angaben mit seiner Buchhaltung übereinstimmen.
- Ihre Anschrift und Kontaktdaten
- Geben Sie Ihre eingetragene Anschrift oder Geschäftsanschrift sowie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Rückfragen zur Rechnung an.
- Ihre Steueridentifikationsnummer
- Geben Sie die Umsatzsteuer-, GST- oder eine andere Kennung nur an, wenn die geltenden Vorschriften zur Rechnungsstellung dies verlangen.
- Name und Anschrift des Kunden
- Geben Sie den vollständigen rechtlichen Namen und die Anschrift des Kunden an, dem die Rechnung gestellt wird, damit sie an den richtigen Rechtsträger adressiert ist.
- Beschreibung der Waren oder Leistungen
- Beschreiben Sie jede gelieferte Ware oder erbrachte Leistung einzeln und so eindeutig, dass der Kunde die Leistung zuordnen und die Steuerbehörde erkennen kann, was verkauft wurde.
- Mengen und Einzelpreise
- Geben Sie die Anzahl der jeweiligen Artikel oder die Stunden der jeweiligen Leistung sowie den Preis je Einheit an, damit jede Positionssumme überprüft werden kann.
- Zwischensumme und Anpassungen
- Weisen Sie die Positionssummen sowie alle Rabatte, Nachlässe, Zuschläge oder Rundungen aus, die zur Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlagen und des Endbetrags erforderlich sind.
- Steuerliche Behandlung
- Geben Sie für die tatsächlich geltende Umsatzsteuer-, GST- oder Verkaufssteuerregelung die Steuersätze, steuerpflichtigen Beträge, Steuerbeträge, Kennungen und vorgeschriebenen Formulierungen an.
- Zu zahlender Gesamtbetrag
- Heben Sie den endgültig zu zahlenden Betrag einschließlich Steuern in der Rechnungswährung deutlich hervor, damit keine Unklarheiten entstehen.
- Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
- Nennen Sie das vereinbarte Ereignis, das die Zahlungsfrist auslöst, die Frist und das kalendarische Fälligkeitsdatum sowie ausschließlich rechtlich zulässige Bedingungen für verspätete Zahlungen.
- Verifizierte Zahlungsanweisungen
- Geben Sie nur die Angaben an, die für eine akzeptierte Zahlungsmethode erforderlich sind. Schützen Sie sensible Daten und prüfen Sie geänderte Bankverbindungen über einen bekannten Kommunikationsweg.
Rechnungsnummer und Datumsangaben richtig erfassen
Die Kennung sollte eindeutig sein. Viele Mehrwertsteuersysteme verlangen eine oder mehrere fortlaufende Nummernserien, während in anderen Systemen abweichende Vorschriften gelten. Präfixe wie 2026-001 können die Organisation einer Serie erleichtern. Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass kundenspezifische Nummernfolgen, erneut verwendete Nummern oder gelöschte Rechnungen zulässig sind.
Das Ausstellungsdatum, das Leistungsdatum und der Zeitpunkt der Steuerentstehung können voneinander abweichen. Auch die Zahlungsfrist beginnt nicht immer mit der Ausstellung. Sie kann mit dem Eingang, der Abnahme oder einem anderen vereinbarten Ereignis beginnen. Geben Sie ein genaues Fälligkeitsdatum an und bewahren Sie den Prüfpfad für Berichtigungen auf. Der Gast-Rechnungsgenerator von FreeBillGen beginnt mit einer bearbeitbaren Beispielnummer. Er vergibt oder überwacht Ihre offizielle Nummernserie nicht.
Welche Steuerpositionen sind für Umsatzsteuer, GST und Verkaufssteuer erforderlich?
Umsatzsteuer, GST und Einzelhandelsverkaufssteuern nach US-amerikanischem Muster sind nicht austauschbar. Eine Umsatzsteuer- oder GST-Rechnung kann Kennungen des Lieferanten und des Kunden, Nettobeträge je Steuersatz, den Steuerbetrag, die Währung, besondere Formulierungen und Nachweise für den Vorsteuerabzug des Käufers erfordern. Die Vorschriften zur Ausweisung von Verkaufssteuer und zu Steuerbefreiungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Ort. Eine Registrierung allein macht nicht jeden Verkauf steuerpflichtig.
Bestimmen Sie zunächst den Ort und die Art der Leistung, den Status des Kunden sowie eine etwaige Steuerbefreiung, einen Nullsteuersatz, eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder eine andere Sonderregelung. Geben Sie anschließend genau die Kennungen, Steuerbemessungsgrundlagen, Steuersätze, Beträge und Formulierungen an, die nach dieser Regelung erforderlich sind. Eine Steuerposition allein begründet kein Recht auf Steuererstattung.
| Feld | Wenn Steuer berechnet wird | Wenn keine Steuer berechnet wird |
|---|---|---|
| Steueridentifikationsnummer | Angeben, wenn sie für diese Steuerrechnung vorgeschrieben ist | Keine Kennung erfinden oder missbräuchlich verwenden |
| Steuerpflichtiger Betrag | Die vorgeschriebene Bemessungsgrundlage je Steuersatz oder Kategorie angeben | Die kaufmännische Zwischensumme klar ausweisen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | In der vom jeweiligen System vorgeschriebenen Aufschlüsselung angeben | Sofern zutreffend, die vorgeschriebene Formulierung für Steuerbefreiung, Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder Nullsteuersatz verwenden |
| Zu zahlender Gesamtbetrag | Alle Steuern und Anpassungen abstimmen | Alle nicht steuerlichen Anpassungen abstimmen |
Zahlungsbedingungen und erfolgreicher Zahlungseingang
Formulieren Sie die Bedingungen klar und verständlich. Beispielsweise ist „Zahlung fällig am 10. September 2026“ eindeutiger als ein nicht erläutertes „netto 14“. Wenn die Frist mit dem Eingang, der Lieferung oder der Abnahme beginnt, geben Sie dies sowie das berechnete Datum an.
Nennen Sie eine oder mehrere akzeptierte Zahlungsmethoden und einen Verwendungszweck, der die Zuordnung erleichtert. Geben Sie keine Zugangsdaten oder unnötigen Finanzdaten an. Betrug durch Umleitung von Rechnungszahlungen beruht häufig auf geänderten Bankverbindungen. Erläutern Sie Ihren Kunden daher, wie sie eine Änderung über eine vertrauenswürdige Kontaktperson verifizieren können. Vertragliche Zinsen, Inkassokosten und Verzugsgebühren müssen im Voraus vereinbart und nach dem maßgeblichen Recht zulässig sein. Gesetzliche Ansprüche können unabhängig davon bestehen. Allein durch das Abdrucken einer Klausel wird diese nicht durchsetzbar.
Häufig gestellte Fragen
Welche Angaben müssen auf jeder Rechnung stehen?
Zu den üblichen Angaben gehören die Dokumentbezeichnung und eine eindeutige Kennung, das Ausstellungs- und Leistungsdatum, der Verkäufer und der Kunde, klar bezeichnete Positionen, die Währung, Anpassungen, der Gesamtbetrag, die Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen. Ergänzen Sie die gesellschaftsrechtlichen, steuerlichen, grenzüberschreitenden und elektronischen Rechnungsangaben, die für den konkreten Geschäftsvorgang vorgeschrieben sind.
Benötigt eine Rechnung eine Steuernummer?
Geben Sie die maßgebliche Steueridentifikationsnummer an, wenn die geltenden Vorschriften für Steuerrechnungen dies verlangen. Die Registrierung, die Art des Kunden und die Art der Leistung können die Antwort jeweils beeinflussen. Eine Nummer und eine Steuerposition allein garantieren nicht, dass der Kunde die Steuer zurückfordern kann.
Muss ich fortlaufende Rechnungsnummern verwenden?
Verwenden Sie eine eindeutige Kennung. Einige Systeme, darunter die Rechnungsstellung nach den EU-Mehrwertsteuervorschriften, verlangen eine fortlaufende Nummer, die auf einer oder mehreren Serien beruht. Die Vorschriften für Lücken, Stornierungen und getrennte Serien unterscheiden sich. Das Gastformular von FreeBillGen verwendet eine bearbeitbare Beispielnummer und verwaltet Ihre offizielle Nummernfolge nicht.
Worin unterscheiden sich Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum?
Das Ausstellungsdatum gibt an, wann die Rechnung ausgestellt wurde. Das Fälligkeitsdatum ist die Zahlungsfrist gemäß den vereinbarten Bedingungen. Der für die Buchhaltung maßgebliche Zeitpunkt der Steuerentstehung und der Beginn der Zahlungsfrist können an die Leistung, den Eingang, die Abnahme oder ein anderes Ereignis geknüpft sein. Daher entspricht das Fälligkeitsdatum nicht immer dem Ausstellungsdatum zuzüglich einer festen Anzahl von Tagen.
Sollte ich meine Bankverbindung auf der Rechnung angeben?
Wenn Sie Banküberweisungen akzeptieren, geben Sie nur die erforderlichen verifizierten Zahlungsanweisungen an. Schützen Sie sensible Daten, verwenden Sie einen eindeutigen Verwendungszweck und bieten Sie Ihren Kunden einen vertrauenswürdigen Weg zur Bestätigung geänderter Bankverbindungen. Geben Sie niemals Anmeldedaten oder vollständige Kartendaten auf einer Rechnung an.
Müssen Freiberufler auf einer Rechnung Steuern ausweisen?
Nicht automatisch. Die Antwort hängt von der Registrierung, dem Ort und der Art der Leistung, dem Status des Kunden sowie von Steuerbefreiungen oder Sonderregelungen ab. Einige Unternehmen müssen sich registrieren, ohne einen allgemeinen Umsatzschwellenwert zu überschreiten. Bestimmen Sie die steuerliche Behandlung, bevor Sie Steuern hinzufügen oder weglassen.