De felter, enhver faktura har brug for
Før trinnene kommer her den korte liste over oplysninger, der gør et dokument til en gyldig faktura. De fleste lande kræver det samme centrale sæt; hvis du er registreret for salgsafgift eller moms, gælder nogle få felter mere (dækket i trin 5). At få disse rigtige er det, der gør fakturaen acceptabel for din kundes regnskabsafdeling og for en skattemyndighed.
- Ordet "Faktura"
- En tydelig mærkning, så dokumentet ikke forveksles med et tilbud, en ordre eller en kvittering.
- Dine virksomhedsoplysninger
- Dit navn eller handelsnavn, adresse og kontaktoplysninger samt ethvert skatte- eller virksomhedsregistreringsnummer.
- Kundeoplysningerne
- Navn og adresse på den person eller virksomhed, du fakturerer.
- Et unikt fakturanummer
- En fortløbende reference, der identificerer denne faktura og aldrig gentages.
- Udstedelsesdato og forfaldsdato
- Den dato, du udstedte fakturaen, og den dato, betaling forfalder.
- En beskrivelse af, hvad du solgte
- En linje for hver vare eller tjeneste, med mængde og pris.
- Det skyldige beløb
- Subtotalen, eventuel afgift og den endelige total, der skal betales.
- Hvordan der betales
- Dine bankoplysninger eller betalingslink og accepterede metoder.
Trin 1: Tilføj dine oplysninger
Start med, hvem der sender fakturaen. Sæt dit virksomhedsnavn (eller dit eget navn, hvis du driver enkeltmandsvirksomhed) øverst, efterfulgt af din adresse, e-mail og telefonnummer. Hvis du har et logo, er det her, det skal stå - det får fakturaen til at se professionel ud og er let at genkende. Medtag ethvert relevant registreringsnummer: et virksomhedsnummer, et skatteidentifikationsnummer eller et moms-/GST-nummer, hvis du er registreret. Kunder har ofte brug for disse for at behandle din faktura og få afgift tilbage, så at udelade dem kan forsinke betalingen.
Trin 2: Tilføj kunden
Adressér derefter fakturaen til den rette part. Brug kundens juridiske navn eller handelsnavn og deres faktureringsadresse, ikke blot en kontaktpersons personlige navn - fakturaer, der går til den forkerte enhed, bliver afvist. Hvis du fakturerer en virksomhed, så bed om den korrekte e-mail til kreditorbogholderiet og ethvert indkøbsordrenummer (PO-nummer), de vil have angivet; mange virksomheder vil ikke betale en faktura, der mangler PO-referencen. For grænseoverskridende business-to-business-arbejde kan du også have brug for kundens moms- eller skattenummer på fakturaen.
Trin 3: Giv den et unikt nummer og datoer
Hver faktura har brug for et unikt, fortløbende nummer, så du og din kunde kan henvise til den utvetydigt, og så dit regnskab ikke har huller. En simpel ordning som 2026-001, 2026-002 virker; det vigtige er, at numre aldrig gentages eller springes over uden grund, fordi huller er et almindeligt revisionssignal. Tilføj to datoer: udstedelsesdatoen (når du udsteder fakturaen) og forfaldsdatoen (når betaling forventes). At skrive forfaldsdatoen som en faktisk kalenderdato, frem for blot „Netto 30“, fjerner enhver tvivl om, hvornår pengene skyldes.
Trin 4: Specificér arbejdet
Dette er fakturaens hjerte. Oplist hvert produkt eller hver tjeneste på sin egen linje med en kort, præcis beskrivelse, mængden eller timerne, enhedsprisen og linjetotalen. Klare beskrivelser („Redesign af forside – 12 timer“ frem for „designarbejde“) reducerer spørgsmål og fremskynder godkendelse. Læg linjetotalerne sammen for at få subtotalen - beløbet før eventuel afgift eller rabat. Hvis du gav en rabat, så vis den som sin egen linje, så regnestykket er gennemskueligt.
Trin 5: Tilføj afgift
Hvis du er registreret for moms, GST eller salgsafgift, skal du generelt opkræve den og vise den separat. Anvend den korrekte sats på den afgiftspligtige subtotal, vis afgiftssatsen og afgiftsbeløbet som deres egne linjer, og medtag dit momsregistreringsnummer. For grænseoverskridende business-to-business-leverancer kan afgiften flyttes til køberen under omvendt betalingspligt - i så fald viser du en linje med nul moms, angiver begge skattenumre og tilføjer en note såsom „Omvendt betalingspligt“. Hvis du ikke er registreret for nogen salgsafgift, springer du blot dette trin over, og det er god praksis at notere, at der ikke opkræves afgift.
Trin 6: Vis totalen og betalingsbetingelserne
Angiv den samlede total, der skyldes, som et enkelt, fremtrædende tal, og navngiv valutaen tydeligt, så der ikke er tvetydighed på en international faktura. Beskriv derefter betalingsbetingelserne: hvornår betaling forfalder (for eksempel inden for 14 eller 30 dage), de accepterede betalingsmetoder og dine bankoplysninger eller et betalingslink. Hvis du opkræver renter eller et gebyr ved sen betaling, så angiv det her. Klare, synlige betingelser er den enkeltstående største løftestang for at blive betalt til tiden, så hold dem korte og umulige at overse.
Trin 7: Send og spor
Send fakturaen hurtigt, normalt som en PDF vedhæftet en kort, høflig e-mail, til den rette faktureringskontakt. Notér den dato, du sendte den, og forfaldsdatoen, og gem en kopi til dit eget regnskab - de fleste skattemyndigheder kræver, at du opbevarer fakturaer i flere år. Hvis betalingen ikke er ankommet ved forfaldsdatoen, så send en venlig påmindelse; en kort opfølgning et par dage efter forfaldsdatoen løser de fleste sene betalinger uden friktion. At spore, hvilke fakturaer der er sendt, betalt og forfaldne, er det, der forhindrer indkomst i at slippe gennem sprækkerne.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal stå på en faktura?
Som minimum: ordet "Faktura", dit virksomhedsnavn og dine kontaktoplysninger, kundens navn og adresse, et unikt fakturanummer, udstedelses- og forfaldsdatoer, en beskrivelse af, hvad du solgte, med mængder og priser, den skyldige total, og hvordan der betales. Hvis du er registreret for moms, GST eller salgsafgift, viser du også dit momsnummer, afgiftssatsen og afgiftsbeløbet.
Hvordan nummererer jeg fakturaer?
Brug et unikt, fortløbende nummer, der aldrig gentages, såsom 2026-001, 2026-002 og så videre. Du kan sætte året eller en kundekode foran, men undgå huller og dubletter, fordi de er et almindeligt revisionssignal. En generator, der tildeler det næste nummer automatisk, er sikrere end manuel nummerering.
Skal jeg opkræve afgift på min faktura?
Kun hvis du er registreret for moms, GST eller salgsafgift. Hvis du er det, opkræver du generelt den korrekte sats og viser den som en separat linje med dit momsnummer. Hvis du ikke er registreret, tilføjer du ikke afgift, selvom grænseoverskridende erhvervssalg kan kræve en note om "omvendt betalingspligt", hvor køberen i stedet redegør for afgiften.
Hvilke betalingsbetingelser bør jeg fastsætte?
Almindelige betingelser er betaling inden for 14 eller 30 dage fra fakturadatoen. Angiv forfaldsdatoen som en faktisk kalenderdato, oplist de metoder, du accepterer, og dine bankoplysninger eller betalingslink, og nævn eventuelle gebyrer for sen betaling. Kortere betingelser og tydeligt synlige detaljer har en tendens til at få dig betalt hurtigere.
Hvad er forskellen mellem en faktura og en kvittering?
En faktura er en anmodning om betaling udstedt, inden kunden betaler; den angiver, hvad der skyldes, og hvornår. En kvittering er bevis for betaling udstedt, efter at pengene er modtaget. Den samme transaktion kan frembringe begge: fakturaen først, kvitteringen, når den er afregnet.
Hvordan sender jeg en faktura?
Eksportér den som en PDF, og send den til kundens faktureringskontakt med en kort, høflig note, eller del et betalingslink. Send den hurtigt, gem en kopi til dit regnskab, og følg op med en påmindelse, hvis den ikke er betalt ved forfaldsdatoen.