Hvilke felter bør en faktura indeholde?
Der findes ikke én fakturatjekliste, som gælder overalt. Leverandørens land, afgiftsregistrering, kunde, leverancetype og tidspunkt kan ændre de krævede felter og formater. Start med de almindelige virksomhedsoplysninger nedenfor, og kontrollér derefter reglerne for transaktionen. Tilbud, fakturaer og kvitteringer har også forskellige formål:
| Dokument | Typisk tidspunkt | Formål |
|---|---|---|
| Tilbud eller overslag | Før en ordre eller opgave | Foreslår omfang og pris. Den juridiske virkning afhænger af vilkår og accept |
| Faktura | På det krævede faktureringstidspunkt | Registrerer leverancen og anmoder om eller dokumenterer betaling |
| Kvittering | Efter betaling | Bekræfter, at betalingen er modtaget |
- Dokumentets betegnelse
- Betegn dokumentet tydeligt som en faktura, så det ikke forveksles med et tilbud, en ordre eller en kvittering.
- Leverandøroplysninger
- Det juridiske navn eller handelsnavn, den krævede adresse og kontaktoplysninger samt de registreringsnumre, der gælder.
- Kundeoplysninger
- Det navn og den adresse, der kræves for den person eller enhed, som faktureres.
- Fakturaens reference
- En unik reference. Nogle afgiftssystemer kræver et fortløbende nummer fra en eller flere serier.
- Relevante datoer
- Normalt udstedelsesdato, leveringsdato eller afgiftstidspunkt og en aftalt eller angivet forfaldsdato.
- Oplysninger om leverancen
- En tydelig beskrivelse, antal eller omfang, enhedspris og linjebeløb, hvor det er relevant.
- Totaler og afgift
- Valuta, nettobeløb, rabatter, afgiftsbehandling og endeligt beløb, som reglerne kræver.
- Betalingsvilkår
- Forfaldsdato og accepteret metode samt bankoplysninger eller en betalingsadresse, når det er passende.
Trin 1: Tilføj dine oplysninger
Identificer den juridiske leverandør. Brug det registrerede virksomhedsnavn eller de person- og handelsnavne, som virksomhedsformen kræver, sammen med den relevante adresse og kontaktoplysninger. Et logo er valgfrit og erstatter ikke den juridiske identitet.
Vis kun et virksomhedsnummer, momsnummer, GST-nummer eller andet registreringsnummer, når loven eller transaktionen kræver det. Offentliggør ikke et personligt skatte-ID, blot fordi skabelonen har et felt. Kontrollér, hvilket nummer kunden har brug for, og om det bør stå på et dokument, som kunden gemmer eller videresender.
Trin 2: Tilføj kunden
Brug navn og faktureringsadresse på den person eller juridiske enhed, der købte varerne eller ydelserne. Bekræft faktureringskontakten og ethvert ordrenummer, køberreference eller kontraktnummer, som kunden kræver. Ved visse indenlandske eller grænseoverskridende afgiftsbehandlinger er kundens afgiftsnummer obligatorisk. I andre tilfælde er det unødvendigt. Kontrollér nummeret, hvor de gældende regler kræver validering.
Trin 3: Giv fakturaen et unikt nummer og datoer
Giv fakturaen en unik reference. Afgiftsregler i mange jurisdiktioner kræver et fortløbende nummer baseret på en eller flere serier, men et generelt krav om ingen huller gælder ikke overalt. En serie som 2026-001, 2026-002 er let at afstemme. Genbrug aldrig et nummer, og bevar det krævede revisionsspor for annullerede, ugyldige eller rettede dokumenter.
Tilføj udstedelsesdatoen og leveringsdatoen eller afgiftstidspunktet, når det kræves. Angiv den forfaldsdato, der følger kontrakten og de lokale betalingsregler. En kalenderdato er tydeligere end kun “Netto 30”.
Trin 4: Specificer arbejdet
Angiv hvert produkt eller hver ydelse med en beskrivelse, der er præcis nok til at identificere leverancen. Tilføj antal eller omfang, enhedspris og linjebeløb, hvor det er relevant. “Redesign af forside - 12 timer” er lettere at godkende end “designarbejde”. Vis rabatter og tillæg tydeligt, og afstem derefter linjerne med delsummen.
En gratis fakturagenerator kan beregne linjetotaler og den afgiftssats, du indtaster. Den kan ikke afgøre, om leverancen er afgiftspligtig, fritaget, nulbeskattet eller omfattet af omvendt betalingspligt. Kontrollér derfor behandlingen separat.
Trin 5: Tilføj afgift
Fastlæg afgiftsbehandlingen, før du beregner totalen. Registrering betyder ikke i sig selv, at alle leverancer bruger standardsatsen. Resultatet kan være standardsats, reduceret sats, nulsats, fritagelse, uden for anvendelsesområdet, omvendt betalingspligt eller en særordning. Pligt til at opkræve salgsafgift kan også afhænge af sted, tilknytning, produkt og kunde.
Vis de registreringsnumre, afgiftsgrundlag, satser, afgiftsbeløb og lovpligtige tekster, som den gældende behandling kræver. En transaktion med omvendt betalingspligt bruger ikke ét universelt sæt felter eller en generisk nulsatsbetegnelse. Hvis du ikke er registreret, må du ikke opkræve afgift eller fremstille dig som registreret. Kontrollér dog, om en anden indberetningsregel eller køberafregning stadig påvirker fakturaen.
Trin 6: Vis totalen og betalingsvilkårene
Vis det endelige beløb tydeligt, og angiv valutaen. Kontrollér delsum, rabatter, afgift og afrunding mod linjebeløbene. Angiv den kontraktlige forfaldsdato og den accepterede betalingsmetode. Medtag kun bankoplysninger eller en betalingsadresse, når du har kontrolleret, at de tilhører leverandøren og er sikre at dele.
Nævn kun morarenter eller inddrivelsesgebyrer, når kontrakten og den gældende lov tillader dem. En faktura kan ikke skabe en ny bod, efter at aftalen blev indgået. Hold betalingsordlyden kort og i overensstemmelse med den underliggende kontrakt.
Trin 7: Send og følg op
Send fakturaen gennem den kanal og i det format, som kunden og jurisdiktionen accepterer. En PDF er almindelig, men erstatter ikke en påkrævet struktureret e-faktura eller indsendelse til skattemyndigheden. Bekræft modtageren, især før du deler bankoplysninger eller personoplysninger.
Registrer, hvornår fakturaen blev sendt, leveret, forfalden, betalt, annulleret eller rettet. Bevar fakturaen og de tilhørende bilag i den krævede oprindelige form i den gældende periode. Hvis betalingen er forsinket, skal du følge kontrakten og de lokale regler om rykkere, renter og gældsinddrivelse.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal stå på en faktura?
Der findes ikke ét universelt minimum. Almindelige felter identificerer leverandør, kunde og faktura samt relevante datoer, varer eller ydelser, beløb, valuta og betalingsvilkår. Afgiftsfakturaer kan også kræve registreringsnumre, et fortløbende nummer, leveringsdato, afgiftsgrundlag, satser, afgiftsbeløb og bestemte tekster. Kontrollér reglerne for transaktionen.
Hvordan nummererer jeg fakturaer?
Brug en unik reference, der aldrig gentages. Mange afgiftssystemer kræver et fortløbende nummer fra en eller flere serier, for eksempel 2026-001 og 2026-002. Gå ikke ud fra, at alle jurisdiktioner har samme regel om huller. Bevar det krævede revisionsspor for ugyldige, annullerede og rettede fakturaer.
Skal jeg opkræve afgift på min faktura?
Registrering er kun én del af afgørelsen. Leverandør, kunde, sted, produkt eller ydelse og enhver særordning afgør, om leverancen er afgiftspligtig, og hvilken sats eller tekst der gælder. Opkræv ikke afgift, og vis ikke et registreringsnummer, du ikke må bruge. Bekræft grænseoverskridende behandling og omvendt betalingspligt, før fakturaen udstedes.
Hvilke betalingsvilkår bør jeg bruge?
Brug de vilkår, som er aftalt med kunden og tilladt efter lokal lov. Angiv en kalenderdato for forfald, den accepterede metode og kontrollerede betalingsoplysninger. Medtag kun morarenter eller inddrivelsesgebyrer, når aftalen og loven understøtter dem.
Hvad er forskellen på en faktura og en kvittering?
En faktura dokumenterer det fakturerede beløb og beder ofte om betaling. Afhængigt af transaktionen og de gældende regler kan den udstedes før, ved eller efter betaling. En kvittering dokumenterer den modtagne betaling. Samme transaktion kan give begge dokumenter, men rækkefølgen og de obligatoriske oplysninger afhænger af omstændighederne.
Hvordan sender jeg en faktura?
Brug den modtager, kanal og det format, som kunden har aftalt, og som jurisdiktionen accepterer. En PDF kan være passende, men nogle transaktioner kræver en struktureret e-faktura eller en skattemyndigheds kanal. Bevar det oprindelige bilag, og følg den gældende rykkerproces, hvis betalingen er forsinket.