O que incluir em uma fatura de escrituração contábil
Uma fatura de escrituração contábil deve deixar evidente qual período o trabalho cobre e pelo que o cliente está pagando. Informe o período do serviço, como o mês que está sendo fechado, e mantenha a mensalidade recorrente em um item separado dos serviços cobrados à parte. Assim, o cliente pode aprovar a fatura sem precisar ligar. Acrescente um número de fatura exclusivo e a data de emissão para que os dois lados associem o pagamento ao período correto.
Descreva a entrega em termos claros, em vez de escrever apenas "escrituração contábil". Um cliente que vê conciliação mensal, transações categorizadas e relatórios gerenciais emitidos entende a cobrança com mais facilidade do que um único item vago. Se você cobra por hora ou por transação, mostre a tarifa e a quantidade para deixar o cálculo visível. Quando adiantar um valor em nome do cliente, como uma assinatura de software ou taxa de protocolo, liste-o em um item reembolsável separado e guarde qualquer comprovante exigido pelo acordo.
- Seus dados e seu registro fiscal
- Nome e endereço da sua empresa e qualquer número de registro fiscal ou de IVA, para que o cliente registre a fatura corretamente na própria contabilidade.
- Cliente e período do serviço
- Nome do cliente e período exato coberto pelo trabalho, como o mês que está sendo fechado, para associar a cobrança à contratação.
- Item da mensalidade recorrente
- O valor mensal acordado para a escrituração contábil em um item próprio, com a descrição do que ele inclui, para ser aprovado da mesma forma todos os meses.
- Trabalho por hora ou por transação
- Qualquer trabalho cobrado por tempo ou volume, com a tarifa e o total de horas ou transações para que o cálculo seja fácil de entender.
- Adicionais e projetos
- Atualização atrasada, regularização, preparação de fechamento anual ou configuração de software cobradas separadamente da mensalidade, cada uma em seu próprio item com uma breve descrição.
- Totais, condições e dados de pagamento
- Subtotal, qualquer imposto, total devido, data de vencimento e forma de pagamento, como transferência bancária ou cartão, além da referência usada para conciliar o recebimento.
Como cobrar pela escrituração contábil: mensalidade, hora, transação ou projeto
Uma mensalidade fixa pode cobrir um conjunto definido de tarefas recorrentes ou um volume específico de transações em cada período de cobrança. Registre por escrito o que está incluído, como o trabalho adicional será aprovado e quando o valor recorrente será cobrado.
A cobrança por hora pode servir para trabalhos irregulares ou tarefas cujo esforço não é conhecido de antemão. O preço por transação usa um valor acordado para cada item definido que for processado. Uma tarifa por projeto pode cobrir uma regularização, migração, configuração ou entrega de relatórios com escopo limitado. Uma contratação pode combinar esses modelos. Na fatura, separe cada base de cobrança e identifique o período, a quantidade, a tarifa ou a entrega que justifica o valor.
Itens comuns em uma fatura de escrituração contábil
Use itens que correspondam à contratação, em vez de uma lista genérica. O item da mensalidade deve indicar o período e o escopo. Qualquer trabalho cobrado fora desse escopo deve aparecer separadamente, com sua quantidade, tarifa ou entrega. Em serviços por hora, por volume ou por projeto, forneça detalhes suficientes para o cliente comparar a cobrança com o acordo e os registros de apoio.
- Mensalidade de escrituração contábil
- O valor fixo recorrente pelo registro, pela categorização e pela conciliação de rotina no período.
- Conciliação bancária e de contas
- Conciliação de contas bancárias, de cartão e de plataformas de pagamento, incluída na mensalidade ou cobrada por hora para contas adicionais.
- Processamento da folha de pagamento
- Processamento ou suporte à folha de pagamento no período informado, cobrado conforme a base acordada com o cliente.
- Atualização atrasada ou regularização
- Atualização de livros incompletos ou inconsistentes, cobrada pela base por hora ou por projeto acordada e separada da mensalidade recorrente.
- Fechamento anual e preparação para o contador
- Fechamento dos livros e preparação do arquivo ou dos relatórios necessários ao contador ou à declaração fiscal do cliente, cobrados como um item de projeto.
- Software, reembolsos e orientação
- Configuração de software contábil ou repasse de seu custo, taxas de protocolo adiantadas para o cliente e qualquer tempo de orientação ou elaboração de relatórios, cada um mostrado separadamente e com comprovantes quando pertinente.
Condições de pagamento e registros de cobrança
Use o cronograma de cobrança e a condição de pagamento combinados com o cliente. Informe uma data exata de vencimento e uma forma de pagamento aceita. Se um provedor de pagamentos fizer a cobrança por débito automático ou cartão salvo, obtenha a autorização exigida pelo provedor e pelas regras locais. Antes da cobrança, informe o valor ou cálculo, o momento da cobrança e o processo de cancelamento.
Identifique o período do serviço e detalhe os trabalhos aprovados fora da mensalidade. Use o identificador da fatura e a referência de pagamento exigidos pelos seus registros e pelo cliente. Guarde a fatura, os registros de tempo ou volume que a justificam, os comprovantes de despesas reembolsáveis e as correções posteriores pelo período de retenção aplicável. Inclua juros por atraso ou o direito de suspender o trabalho somente quando o acordo e a legislação aplicável permitirem.
Perguntas sobre faturas de escrituração contábil
O que uma fatura de escrituração contábil deve incluir?
Campos úteis incluem o identificador e a data da fatura, seus dados empresariais e fiscais, os dados do cliente, o período exato do serviço, uma descrição clara do trabalho realizado, cobranças separadas de mensalidade, por hora ou por transação, custos reembolsáveis com registros de apoio, o total devido, a data de vencimento e a forma de pagamento. O período do serviço e uma descrição direta da entrega facilitam a conferência. Acrescente qualquer informação específica exigida para a transação.
Devo cobrar uma mensalidade ou por hora?
Uma mensalidade pode cobrir um escopo recorrente ou volume de transações definido. A cobrança por hora pode servir para trabalhos variáveis, e uma tarifa por projeto pode cobrir uma tarefa com limites claros. Escolha o modelo na contratação, informe o que ele inclui e mostre qualquer trabalho aprovado separadamente em seu próprio item.
Como cobrar por regularização ou atualização atrasada?
Cobre o serviço separadamente de qualquer mensalidade contínua, pois o esforço pode ser imprevisível. A cobrança por hora pode servir quando o trabalho não puder ser estimado de antemão. Uma tarifa fixa por projeto pode funcionar depois que você avaliar os registros. Descreva o período e as contas que serão atualizados para que o cliente diferencie o serviço pontual do trabalho mensal.
Devo cobrar IVA ou imposto sobre vendas em serviços de escrituração contábil?
Isso depende do local da prestação, do seu registro, do cliente e do serviço. As regras de IVA, GST, imposto sobre vendas, isenção e inversão do sujeito passivo variam conforme a jurisdição. Confirme qual tratamento e observação da fatura valem para essa contratação. O FreeBillGen permite configurar uma linha de imposto, mas não decide o tratamento correto para você.
Como emitir faturas de serviços recorrentes de escrituração contábil?
Siga o cronograma de cobrança acordado, indique o período do serviço, informe uma data exata de vencimento, detalhe o trabalho fora do escopo recorrente e inclua a referência de pagamento exigida. Obtenha a autorização necessária antes de usar débito automático ou um cartão salvo e siga o acordo e a lei antes de cobrar juros ou suspender o trabalho.